Türkçe
English
Azerbaycan
Google ÇeviriÇeviri tarafından desteklenmektedir
Mi̇crosoft Outlook'ta E-Postaları Arşi̇vleme - Gi̇zemli̇ Arşi̇v Düğmesi̇
Buradasınız: Anasayfa / Blog
12 Aralık 2023, Salı
Microsoft Outlook'ta E-postaları Arşivleme - Gizemli Arşiv Düğmesi
Microsoft Outlook kullanıcıları, e-postaları arşivlemek için çeşitli seçeneklere sahiptir. Bunlardan en hızlısı, Outlook'un menü çubuğunda yerleşik olduğu ve yöneticiyi aramak zorunda kalmadan erişilebildiği için arşiv düğmesidir.
Microsoft Outlook'ta E-postaları Arşivleme - Gizemli Arşiv Düğmesi

Microsoft Outlook'ta E-postaları Arşivleme: Gizemli Arşiv Düğmesi

Microsoft Outlook kullanıcıları, e-postaları arşivlemek için çeşitli seçeneklere sahiptir. Bunlardan en hızlısı, Outlook'un menü çubuğunda yerleşik olduğu ve yöneticiyi aramak zorunda kalmadan erişilebildiği için arşiv düğmesidir.

arşiv-düğmesi-görünümArşiv düğmesini hiç kullandınız mı? Bir e-postayı silmeye çalışırken hiç yanlışlıkla tıkladınız mı? Yoksa kullanmak için bilinçli bir karar mı verdiniz? Bazıları bunu yararlı buluyor, ancak sizi yoldan çıkarabileceğini düşünüyoruz. Çünkü e-posta işleme söz konusu olduğunda arşiv düğmesinin profesyonel bir arşivleme ürününden beklenen gereksinimleri karşılamaya yaklaşmadığını bilmek için e-posta arşivleme konusunda uzman olmanıza gerek yok.

Outlook Arşiv Düğmesiyle E-postaları Arşivleme – Nasıl Çalışır?

Peki, arşiv butonu ne işe yarar? Esasen, bir e-postayı gelen kutunuzdan bir arşiv klasörüne taşımanıza olanak tanır. Ancak bu klasör Outlook'ta da olduğundan, aslında yaptığınız tek şey e-postalarınızın depolama konumunu değiştirmektir. Bu nedenle, Microsoft bu seçeneği "arşivleme" olarak adlandırsa da, profesyonel bir e-posta arşivleme çözümünün karşılaması gereken kriterleri karşılamaz. Tanım olarak, bir arşiv, önceki kullanımlar zincirinin sonundaki belgelerin son depolama yeridir; Bu nedenle, bu materyali kalıcı olarak, örneğin özel güvenlik önlemleri yoluyla tutabilmelidir. Bugün, AB GDPR ve benzeri diğer yasal gereklilikler, e-posta arşivlemenin günlük kurumsal uygulamada oldukça karmaşık bir konu haline geldiği anlamına geliyor. Aynı zamanda, bir arşivin görevi, tüm kayıtlarının - bu durumda e-postaların - her zaman kullanılabilir durumda kalmasını sağlamaktır.

Outlook Arşiv Düğmesini Kullanmanın Dezavantajı

E-postalarınızı profesyonel olarak arşivlemek istiyorsanız veya yasal nedenlerle bunu yapmak zorundaysanız, arşiv düğmesini kullanmak belirli riskler içerir.

Arşiv düğmesi aşağıdakiler için uygun değildir

  • e-postaları manipülasyona veya silinmeye karşı korumadığı için veri kaybına karşı koruma;
  • arşiv klasörü Outlook posta kutusunda bulunduğundan, bir posta kutusundaki veri hacmini potansiyel olarak azaltmak;
  • Outlook başarısız olursa e-postalara artık erişilemeyeceğinden, e-posta verilerinin kalıcı olarak kullanılabilir kalmasını sağlamak.

Arşiv düğmesi yalnızca bir gelen kutusunu görsel olarak yalın tutmak için uygundur. Arşiv düğmesini kullandığınızda, eski e-postaları görüş alanınızdan bir arşiv klasörüne taşıyorsunuz. Arşiv klasörüne taşıdıklarınız da dahil olmak üzere eski e-postaları bulmak için Outlook'un arama işlevini kullanabilirsiniz.

Microsoft Başka Hangi Posta Arşivleme Seçeneklerini Sunuyor?

Herhangi bir profesyonel e-posta arşivleme çözümünün birincil amacı, e-posta verilerinin alınabilir kalmasını ve dolayısıyla zaman içinde kalıcı olarak kullanılabilir olmasını sağlamaktır. Bunu yapmak için, arşivleme çözümü tüm e-postaların kopyalarını merkezi bir arşivde saklar, böylece verilerin uzun yıllar boyunca kullanılabilirliğini ve güvenliğini garanti eder.

Bu nedenle, Microsoft, Outlook, Exchange Server ve Microsoft 365 ürünlerinde e-posta "arşivleme" ile bağlantılı olarak çeşitli uygulamalar sunsa da, bunlar profesyonel bir e-posta arşivleme çözümünün hedeflerini ya yerine getirmez ya da yalnızca kısmen yerine getirir.

  • PST Dosyalarını Arşivleme / Otomatik Arşivleme (Outlook)

Kullanıcılar e-postaları PST dosyalarına taşıyabilir ve yerel olarak kendi bilgisayarlarında veya bulutta depolayabilir.

  • Exchange Online Arşivleme Olmadan Posta Kutusunu Arşivleme

Arşiv posta kutusu, e-postaların taşınabileceği kendi depolama alanına sahip ayrı bir posta kutusudur. Bu arşiv posta kutusu bir yönetici tarafından ayarlanmalıdır.

  • Exchange Online Arşivleme ile Posta Kutusunu Arşivleme

Exchange Online Arşivleme (EOA) ile kullanıcılar e-postalarını, yöneticilerin kendi arşivleme ve saklama ilkelerini uygulayabilecekleri ayrı bir arşiv posta kutusuna taşıyabilir.

Neden Bağımsız Bir E-posta Arşivleme Çözümü Kullanmalısınız?

İlk bakışta, e-posta arşivleme işlevlerinin ve e-posta istemcisinin aynı platformda olması faydalı görünebilir. Ancak genel olarak, Microsoft'ta bulunan e-posta arşivleme seçenekleri profesyonel bir e-posta arşivinin gereksinimlerini karşılamaz.

PST dosyaları veya arşiv düğmesi, e-postaların güvenli ve emniyetli bir ortamda saklanması söz konusu olduğunda veri kaybına karşı gerçek bir koruma sağlamaz. Benzer şekilde, M365'te mümkün olan ayrı arşiv posta kutusu (Exchange Online Arşivleme kullanılmadığında) profesyonel bir e-posta arşivleme çözümünün ölçütlerini tam olarak karşılamaz. Yalnızca Exchange Online Arşivleme (EOA) ile birlikte gelen arşiv posta kutusu, saklama ilkeleri, yasal saklamalar ve eBulma seçenekleri gibi profesyonel e-posta arşivleme için gereken işlevlere ve özelliklere sahiptir. Ancak Exchange Online Arşivleme yalnızca daha pahalı olan İş Ekstra ve Kurumsal M365 planlarına dahil edildiğinden, finansal kısıtlamaları nedeniyle bu normalde küçük veya orta ölçekli şirketler için bir seçenek değildir.

Profesyonel, bağımsız bir e-posta arşivleme çözümü ise makul bir fiyata çok çeşitli işlevler sunar ve bu nedenle KOBİ'ler için daha uygundur.

Aşağıda, bağımsız bir e-posta arşivleme çözümünün temel avantajlarından bazıları verilmiştir.

Microsoft'tan bağımsızlık

Dış e-posta arşivi olmadan, Microsoft 365 hizmeti başarısız olursa kullanıcılar e-postalarına erişemez. Harici bir e-posta arşivi kullanmak, satıcıya bağımlılığın önlenmesini ve M365 başarısız olsa bile şirketin e-postalarının erişilebilir kalmasını sağlayacaktır.

Son Kullanıcı için Self Servis

Kullanıcılar yalnızca hızlı ve verimli bir arşiv arama işlevine sahip olmakla kalmaz, aynı zamanda bir sistem yöneticisinin hizmetlerini aramak zorunda kalmadan arşivlenmiş postaları hızlı ve basit bir şekilde geri yükleyebilirler.

Veri Kaybı ve Manipülasyonuna Karşı Koruma

E-postalar arşive girdikten sonra kullanıcı tarafından silinemez veya değiştirilemez. E-postaların sistemde ne kadar süreyle saklanacağını yalnızca bir yönetici tanımlayabilir. Journaling, sorunsuz arşivleme sağlar.

Gizlilik Yasalarına Uyum

Uygun şekilde kullanıldığında, sertifikalı e-posta arşivleme çözümleri, e-postaların ilgili veri gizliliği yasalarına uygun olarak işlenmesini sağlar. Özellikle AB'nin DSGVO'sunun yürürlüğe girmesinden bu yana, veri gizliliği kamuoyunun dikkatinin önemli bir odağı haline geldi.

Makul Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO)

Bağımsız bir e-posta arşivleme çözümü, makul bir fiyata çok çeşitli işlevler sunar. Özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler (KOBİ'ler) bundan yararlanabilir ve pahalı kurumsal çözümlere başvurmak zorunda kalmazlar.

Çıkarımlar – Outlook Arşiv Düğmesi E-postaları Profesyonel Olarak Arşivleyemez

Arşiv düğmesi, adından da anlaşılacağı gibi çok daha azını sunar. Bazı durumlarda, bir gelen kutusunda çok sayıda alt klasörü yönetme ihtiyacını ortadan kaldırarak zaman kazandırabilir; Ancak profesyonel bir e-posta arşivleme çözümünden beklenen kriterleri karşılayamaz. İki ücretsiz teknik incelememizde, Microsoft 365 ve Microsoft Exchange Server'da hangi e-posta arşivleme seçeneklerinin mevcut olduğu ve hangilerinin ihtiyaçlarınıza en uygun olduğu ayrıntılı olarak açıklanmaktadır.

Kaynak: Outlook Arşivi: Outlook'un Arşiv Düğmesiyle E-postaları Arşivleme (mailstore.com)

Etiketler
Journal
Journaling
pst
ost
eml
microsoft
outlook
office365
microsoft365
exchange
gmail
googleworkspace
yandex
zimbra
icewarp
kerio
pop
imap
mail
posta
arşiv
archive
yedek
backup
gdpr
kvkk
MDaemon
Kerio
smtp
Detaylı Bilgi İçin Bizi Arayın