Türkçe
English
Azerbaycan
Google ÇeviriÇeviri tarafından desteklenmektedir
Mi̇crosoft 365 İçi̇n E-Posta Arşi̇vleme
Buradasınız: Anasayfa / Blog
18 Aralık 2023, Pazartesi
Microsoft 365 için E-posta Arşivleme
Microsoft 365, Exchange Online ve Outlook'ta depoladığınız e-postaların, birçok şirket yasal olarak zorunlu olmasına rağmen otomatik olarak yedeklenmediğini ve arşivlenmediğini biliyor muydunuz? Microsoft 365'te profesyonel ve verimli e-posta arşivleme hakkında bilmeniz gereken her şeyi öğrenmek için okumaya devam edin.
Microsoft 365 için E-posta Arşivleme

Microsoft 365 için E-posta Arşivleme

Microsoft 365, Exchange Online ve Outlook'ta depoladığınız e-postaların, birçok şirket yasal olarak zorunlu olmasına rağmen otomatik olarak yedeklenmediğini ve arşivlenmediğini biliyor muydunuz?

Microsoft 365'te profesyonel ve verimli e-posta arşivleme hakkında bilmeniz gereken her şeyi öğrenmek için okumaya devam edin.

Microsoft 365: Günümüzde İşletmelerdeki En Popüler Üretkenlik Paketi

Microsoft 365, dünya çapındaki işletmeler için en popüler üretkenlik ve işbirliği çözümleri paketi olarak kendini kanıtlamıştır. Örneğin, pazar araştırma şirketi Osterman Research'e göre, Kuzey Amerika'daki şirketlerin %80'inden fazlası e-posta için Microsoft 365 kullanıyor.¹ Özellikle küçük girişimler ve büyük şirketler tarafından eşit ölçüde kullanılan Microsoft Outlook, önde gelen e-posta istemcisi olarak kendini kanıtlamıştır.

Microsoft 365 Logosu | ©Microsoft
Microsoft 365 Logosu | ©Microsoft

Microsoft Teams gibi işbirliği araçlarının ortaya çıkmasına rağmen, e-posta tercih edilen kurumsal iletişim aracı olmaya devam ediyor. Statista'ya göre, küresel e-posta trafiğinin hacmi önümüzdeki yıllarda daha da artarak 2026'da yaklaşık 392,5 milyar e-postaya ulaşacak.²

E-posta hacimleri arttıkça, şirketlerin e-posta yönetimi açısından karşılaştıkları zorluklar da artıyor. İşletmeler, taşan posta kutuları, yavaş e-posta sistemleri ve veri kaybına karşı korunma ihtiyacıyla başa çıkmanın yanı sıra, işle ilgili belgelerin saklanmasını düzenleyen tüm yasal ve düzenleyici gerekliliklere uymalıdır. E-postalar sözleşmeler ve faturalar gibi önemli bilgiler içerebileceğinden, yasal saklama yasaları genellikle bu belgelerin kurcalamaya karşı korumalı, orijinaline sadık ve kalıcı olarak kullanılabilir bir biçimde yıllarca saklanmasını gerektirir (bkz. uyumluluk). Kişisel veri içeren tüm dosyalarda olduğu gibi, e-postalar da AB'nin GDPR (Genel Veri Koruma Yönetmeliği) gibi gizlilik mevzuatına uygun olarak işlenmeli ve saklanmalıdır.

Microsoft, seçtiğiniz plana (Business Standard, Business Premium, Enterprise) bağlı olarak e-postaların güvenliğini sağlamak için çeşitli seçenekler sunar. Bunlardan bazıları, temel Microsoft 365 paketinin veya içerdiği Exchange Online e-posta hizmetinin bir parçası olarak ücretsiz olarak sağlanırken, diğerleri yalnızca daha pahalı Kurumsal planlara dahildir.

Microsoft 365'te kullanılabilen arşivleme seçenekleri:

  • PST Arşivleme veya Otomatik Arşivleme
    Kullanıcılar e-postaları PST dosyalarına taşıyabilir ve yerel olarak kendi bilgisayarlarında veya bulutta depolayabilir.
  • Microsoft Outlook'taki
    "Arşivle" düğmesi 
    "Arşivle" düğmesi, kullanıcıların e-postaları bir arşiv klasörüne taşımasına olanak tanır. E-postalar Outlook posta kutusunda kalır; Yalnızca e-postaların saklama konumu değişir.
  • Exchange Online arşivleme olmadan posta kutusunu arşivleme
    Arşiv posta kutusu, e-postaların taşınabileceği kendi depolama alanına sahip ayrı bir posta kutusudur. Bu arşiv posta kutusu bir yönetici tarafından ayarlanmalıdır.
  • Exchange Online arşivleme ile posta kutusunu arşivleme
    Exchange Online Arşivleme (EOA) ile kullanıcılar e-postalarını, yöneticilerin kendi arşivleme ve saklama ilkelerini uygulayabilecekleri ayrı bir arşiv posta kutusuna taşıyabilir.

Ancak bu arşivleme yöntemleri, modern e-posta arşivlemenin getirdiği teknik zorlukları çözmek ve uyumluluk sorunlarına yardımcı olmak için yeterli mi? Kısa cevap, çoğu durumda hayırdır.

Microsoft 365'te bulunan yerel arşivleme seçeneklerinin zayıf yönleri

Microsoft 365, e-postaları arşivlemek için bir dizi farklı seçenek sunsa da, kuruluşunuzu eldeki risklerden korumak için bir dizi doğal zayıflığın ve kendine özgü özelliğin farkında olmalısınız.

  • "Paylaşılan Sorumluluk" Modeli
    Microsoft, Microsoft 365 hizmetlerine paylaşılan sorumluluk ilkesi uygular. Özetle bu, Microsoft'un Microsoft 365 etiketi altındaki hizmetlerin kalıcı olarak kullanılabilir olmasını sağlamaktan sorumlu olmasına rağmen, müşterilerinin verilerini koruma ve saklama sorumluluğunu üstlenmediği ve bunun e-postalarda yer alan tüm veriler için de geçerli olduğu anlamına gelir. Bu nedenle, esasen, e-postalarınızı güvenli ve sağlam tutmaktan yalnızca siz ve siz sorumlusunuz.
  • Uyumluluk Riski
    Günümüzde şirketlerin, örneğin AB'nin GDPR'si gibi bir dizi yasal gerekliliği yerine getirmesi gerekiyor. Uluslararası sahnede faaliyet gösteren şirketler, veri gizliliğini, verilerin işlenmek üzere üçüncü taraf aracılara aktarılmasını ve verilerin depolandığı yeri (ikametgahı) ile ilgili özel gerekliliklere uymalıdır. Microsoft 365'teki yerel arşivleme seçenekleri, bu gibi durumlarda gereken güvenlik ve uyumluluk düzeyini her zaman sunmaz.
  • Arşivlemeye Rağmen Veri Kaybı Riski Her şeyden önce, e-postaların güvenli bir şekilde saklanması söz konusu olduğunda, PST dosyaları veya Microsoft Outlook'taki "Arşivle" düğmesi, veri kaybına karşı gerçek koruma sağlamaz. Benzer şekilde, ayrı bir arşiv posta kutusu dağıtmak (ücretli Exchange Online Arşivleme hizmeti kullanılmadığında) bir e-posta arşivleme çözümünün karşılaması gereken tüm ölçütleri karşılamaz. Örneğin, depolama kapasitesindeki sınırlamalar, yenilerine yer açmak için eski e-postaların silinmesi gerektiği anlamına gelebilir. Bu işlem sırasında önemli iş bilgileri kaybolabilir.
  • Konfora Karşı Güvenlik
    Yöneticiler için tüm verilerin aynı sistemde olması rahat olsa da, bu kavramın dezavantajları da vardır. Arşivlenen dosyalar orijinal e-posta verileriyle aynı sistemde kalırsa, bu güvenlik risklerine yol açabilir. Örneğin, erişim verileri yanlış ellere geçerse veya sistem bir bilgisayar korsanı saldırısının kurbanı olursa, yalnızca e-posta hizmetindeki orijinal veriler değil, aynı zamanda arşivlenen veriler de risk altındadır.
  • Sınırlı Arama İşlevleri
    Microsoft 365'te belirli e-postaları veya bunlarda yer alan bilgileri aramak zahmetli ve zaman alıcı bir görev olabilir. Özellikle, büyük hacimli veriler için arama yaparken düşük verimlilik, değerli çalışma zamanını boşa harcayabilir.
  • KOBİ'ler için Önemli Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO) Exchange Online Arşivleme, Microsoft 365'te yerleşik olarak bulunan arşivleme araçları arasında en güçlü seçenektir. Ancak, bu işlev yalnızca Microsoft 365'in premium planlarına dahildir ve büyük işletmelerin ihtiyaçlarına yöneliktir. Exchange Online Arşivleme, küçük ve orta ölçekli işletmelere (KOBİ'ler) uyarlanmış Microsoft 365 planlarının bir parçası değildir ve gerekirse ek ücretli bir hizmet olarak eklenmelidir. Bu gibi durumlarda, bir işletmenin üçüncü taraf bir e-posta arşivleme çözümü satın alma maliyeti çok daha düşük olabilir ve burada toplam sahip olma maliyetine daha yakından bakmaya değer.

Sonuç olarak, Microsoft 365'in yerel e-posta arşivleme işlevleri genellikle tam olarak etkili ve güvenli bir arşivleme ortamı sağlayamaz. Sınırlı seçenekler, hızlı bir şekilde veri güvenliği eksikliğine, verimsiz veri yönetimine ve yasal risklere yol açabilir.

Çözüm: Microsoft 365 için MailStore Server

MailStore Server, özellikle orta ölçekli işletmeler düşünülerek geliştirilmiş bağımsız bir e-posta arşivleme yazılımıdır. Kurulumu kolaydır, sadece birkaç dakika içinde kurulabilir, mevcut altyapılara sorunsuz bir şekilde uyar ve neredeyse tüm olağan e-posta sistemleriyle uyumludur. Dünya çapında çok çeşitli sektörlerden 80,000'den fazla şirket, yıllardır e-posta arşivleme ihtiyaçları için MailStore'a güveniyor.

MailStore Server ve Microsoft 365 ile avantajlarınız:

  • Microsoft'tan bağımsızlık Harici bir e-posta arşivi olmadan, Microsoft 365 hizmetleri başarısız olursa kullanıcılar kendi e-postalarına erişemez. MailStore Server gibi bağımsız bir e-posta arşivleme çözümü, "satıcı kilitlenmesinin" önlenmesini ve M365 hizmetleri başarısız olsa bile şirketin kendi e-postalarının erişilebilir kalmasını sağlar.
  • Mevzuata uygunluk konusunda yardım Birçok şirket, belirli e-postaların saklama süreleriyle ilgili yasal gerekliliklere tabidir. Bu düzenlemelere uymak için, e-postaların uzun yıllar boyunca eksiksiz, orijinaline sadık, kurcalamaya karşı korumalı ve aynı zamanda kalıcı olarak kullanılabilir bir biçimde saklanması önemlidir. Veri koruma gerekliliklerine de uyulmalıdır. MailStore Sunucusu bu düzenlemelere uymanıza yardımcı olabilir ve ayrıca GDPR sertifikalıdır. Dahası, arşivlenmiş verileriniz ve bu verilerin nerede bulunduğu üzerinde tam kontrole sahip olursunuz.
  • Veri kaybına karşı güçlü koruma MailStore Server ile, donanım arızası veya yanlışlıkla silme işleminden kaynaklanan veri kaybına karşı kendinizi etkili bir şekilde koruyabilirsiniz. Örneğin günlük arşivleme, arşivinizin bütünlüğünü korumaya yardımcı olur. PST dosyaları bile merkezi olarak arşivlenebilir ve korunabilir, böylece posta kutusu kotalarını gereksiz hale getirir.
  • Verimli Veri Yönetimi
    Veri tekilleştirme ve sıkıştırma sayesinde, MailStore Server arşivinde tutulan veriler, e-posta sunucusundakinden %70'e kadar daha az yer kaplar ve performansı optimize ederken Microsoft 365'teki depolama ihtiyaçlarınızı önemli ölçüde azaltmanıza olanak tanır. Ayrıca, arşivlenen e-postalar Microsoft 365'teki posta kutularından silinebilir ve bu da tükenmiş posta kutusu kotalarını etkili bir şekilde ortadan kaldırır.
  • Kullanıcı için hızlı arama ve self servis MailStore Server'ın güçlü arama işlevi sayesinde, ihtiyacınız olan e-postaları saniyeler içinde bulabilirsiniz. Bir göndereni, alıcıyı, belirli zaman noktalarını veya anahtar kelimeleri ararken, arşivdeki e-postaları tam olarak belirlemek MailStore Outlook Eklentisi ile kolaylaştırılmıştır. Kullanıcılar ayrıca e-postaları arşivden hızlı ve basit bir şekilde geri yükleyebilir. Bu, BT personelinin artık bu tür sorunlarla ilgilenmek için iletişime geçmesi gerekmediğinden yardım masası ekiplerinin yükünü hafifletebilir. Verimli arama işlevi, özellikle birçok arşivde keşif aramaları yapmak söz konusu olduğunda, sistem yöneticilerinin ve uyumluluk görevlilerinin işini de basitleştirir.
  • Mütevazı satın alma ve işletme maliyetleri
    MailStore Server, 259.00 $ artı KDV gibi düşük bir başlangıç paketi olarak mevcuttur. Lisans maliyetleri hızlı bir şekilde kendilerini amorti eder. Zamandan ve emekten tasarruf etmenizi sağlayan, diğer önemli BT görevlerine konsantre olmanızı sağlayan ve şirketinizin üretkenliğini artıran, az bakım gerektiren, kararlı bir yazılıma sahip olmanın avantajlarından yararlanırsınız.
  • Microsoft 365'te sorunsuz tümleştirme MailStore Server, Active Directory senkronizasyonu yoluyla 2.000 kullanıcıya kadar mevcut Microsoft 365 ortamınıza kolayca entegre edilebilir. Karmaşık kurulum veya karmaşık yapılandırma yoktur - hiç vakit kaybetmeden çalışmaya başlayacaksınız!

MailStore Server ile yalnızca GDPR uyumlu veri depolama ve hızlı arama işlevleri elde etmekle kalmaz, aynı zamanda arşivlenmiş e-postalarınız üzerinde tam kontrol sahibi olursunuz. Amacımız, e-posta arşivlemenizi daha güvenli, daha verimli hale getirmek ve uyumluluk konusunda sizi desteklemektir.

Kaynak: Microsoft 365 için E-posta Arşivleme - MailStore

Etiketler
Journal
Journaling
pst
ost
eml
microsoft
outlook
office365
microsoft365
exchange
gmail
googleworkspace
yandex
zimbra
icewarp
kerio
pop
imap
mail
posta
arşiv
archive
yedek
backup
gdpr
kvkk
MDaemon
Kerio
smtp
Detaylı Bilgi İçin Bizi Arayın