اختيار استراتيجية الأرشيف الصحيحة
MailStore Server يوفر خيارات متعددة لتصنيف البريد الإلكتروني المؤسسي. يمكن تأريخ جميع الرسائل الواردة والمُرسلة تلقائيًا، كما يمكن تأريخ الرسائل من صناديق البريد الخاصة بخادم البريد والبريد الإلكتروني وملفات. اختيار استراتيجية التأريخ الصحيحة يعتمد من ناحية على البنية التحتية البريدية (مثل خادم البريد والبريد الإلكتروني) ومن ناحية أخرى على أهداف الشركة.
MailStore Server: تعدد خيارات تخزين البريد الإلكتروني
MailStore Server يوفر مجموعة متنوعة من الخيارات لتخزين الرسائل الإلكترونية. يمكنك تخزين جميع الرسائل الواردة والصادرة تلقائيًا، كما يمكن تخزين الرسائل الإلكترونية القادمة من صناديق بريد خادم البريد الإلكتروني والبريد الإلكتروني العميل أو الملفات. اختيار استراتيجية التخزين الصحيحة يعتمد من ناحية على بنية تحتية البريد الإلكتروني (مثل خادم البريد الإلكتروني والبريد الإلكتروني العميل) ومن ناحية أخرى على أهداف الشركة.
MailStore Server يوفر مجموعة متنوعة من الخيارات لتخزين الرسائل الإلكترونية.
اختيار استراتيجية تخزين صحيحة
تخزين جميع الرسائل الواردة والصادرة تلقائيًا
مع هذا أسلوب التخزين يتم تخزين جميع الرسائل قبل أن تصل إلى صناديق بريد المستخدمين.
المزايا
- سلامة التخزين
- لا يمكن تعديل أو حذف الرسائل قبل تخزينها في الأرشيف
- يساعد على تلبية متطلبات الملاءمة المتزايدة
العيوب
- إذا تم السماح برسائل البريد الإلكتروني الخاصة داخل الشركة، فقد يؤدي هذا أسلوب التخزين إلى صعوبات تتعلق بقوانين الخصوصية في بعض البلدان. في هذه الحالة، يلزم منع جميع محادثات البريد الإلكتروني الخاصة داخل الشركة أو التوقيع على عقود مع العمال أو موافقة منظمة العمال.
- لا تقلل خادم البريد الإلكتروني من حجم العمل أو كمية البيانات، لأن جميع الرسائل لا تزال يتم تسليمها وتخزينها في صناديق البريد.
- يمكن تخصيص الرسائل فقط كرسائل مرسلة أو تلقائية للمستخدمين، ولا يمكن إعادة إنشاء هيكل المجلدات في صناديق البريد.
التطبيق
- من خلال تخزين صندوق بريد التوثيق مع Microsoft Exchange
- من خلال تخزين صندوق بريد التوثيق مع Microsoft 365 وبيئة هايبريد
- من خلال تخزين صناديق بريد متعددة (multipdrop) مع خوادم البريد الإلكتروني المتوافقة مع IMAP مثل MDaemon، Kerio Connect أو IceWarp Server (يُعرف أيضًا باسم صناديق بريد Catchall)
- في جميع الظروف الأخرى وفي الشركات التي لا تمتلك خادم بريد إلكتروني خاص، من خلال استخدام MailStore Gateway مجانًا
تخزين صناديق البريد الفردية
مع هذا أسلوب التخزين يتم تخزين الرسائل من صناديق البريد الفردية للمستخدمين. يمكن تحقيق ذلك عن طريق تخزين صناديق البريد مباشرة من خادم البريد الإلكتروني أو عن طريق تخزينها من خلال برامج العميل إذا لم يكن ذلك ممكنًا.
المزايا
- تُطبّق هيكلية المجلدات لصندوق بريد تم تخزينه، مما يسهل الوصول إلى الأرشيف
- يمكن حذف الرسائل المخزنة من صناديق البريد وفقًا لقواعد محددة مسبقًا، مما يقلل بشكل دائم من حجم العمل على خادم البريد
العيوب
- حتى إذا كانت فترات التخزين قصيرة جدًا، يمكن حذف أو تعديل الرسائل قبل تخزينها في الأرشيف
- قد تكون تلبية متطلبات قانونية صعبة أو غير ممكنة
تنفيذ مهام التخزين بجدول زمني
تخزين خوادم البريد الإلكتروني هو مهمة تتم بشكل مستمر في MailStore Server. عندما يتم تعيين نموذج تخزين تلقائي، يتم تنفيذه في الخلفية على جانب الخادم. بين كل تشغيل وأخرى، يُعرّف فترة توقف تلقائية ويتم من خلالها تحديد فترات لا يتم فيها تنفيذ نموذج التخزين، مما يمنح المديرين سيطرة كاملة على عملية تخزين تلقائية.
معايرة تخزين البريد الإلكتروني العميل والملفات عادة ما تعتمد على المستخدم الحالي لـ Windows، ومن ثم يتم تنفيذها عادةً يدويًا على الجانب العميل (انظر تخزين الرسائل الإلكترونية الحالية مرة واحدة). تتيح MailStore إنشاء مهام منظمة في جدولة المهام لـ Windows لتسهيل مهام تخزين الجانب العميل. يجب أخذ هذا في الاعتبار إذا لم يكن هناك خيار آخر - يتم تفضيل تخزين جانب الخادم دائمًا.
تخزين الرسائل الإلكترونية الحالية مرة واحدة
بجانب تخزين الرسائل المستقبلية، يجب أيضًا تخزين الرسائل الإلكترونية الحالية لتقديمها بشكل دائم لشركتك. هذا الإجراء الفردي يجب أن يشمل الرسائل الموجودة في التخزين غير المركزي (مثلاً ملفات PST أو البريد الإلكتروني العميل للمستخدمين). بالإضافة إلى ذلك، يمكن حذف الرسائل القديمة (مثلاً التي تزيد عن سنتين) من صناديق البريد بعد تخزينها في الأرشيف. هذا يساهم في تحرير مساحة التخزين على خادم البريد الإلكتروني وتبسيط عمليات النسخ الاحتياطي. تظل جميع الرسائل متاحة للمستخدمين عبر أرشيف MailStore.
المصدر: اختيار استراتيجية التخزين الصحيحة - مساعدة MailStore Server