تقديم أرشيف البريد الإلكتروني للاستخدام من قبل الموظفين العاملين من المنزل

توصيل وصول البريد الإلكتروني المخزّن من المنزل

بعدد صغير من التغييرات البسيطة، يمكنك تمكين موظفيك العاملين عن بُعد من الوصول إلى مخزون البريد الإلكتروني. السبب في ذلك هو أن برنامج MailStore Server تم تصميمه من الصفر كخدمة شبكة، ويمكن الوصول إليه مجانًا من محطات العمل في الشبكة المؤسسية. لكن هذا لا ينطبق بالتأكيد على محطات العمل البعيدة، لأن الإنترنت - وهو وسط النقل - يشكل عائقًا. كما يمكن التوقع، فإن أي موجه أو بوابة الإنترنت في الشركة ستكون مُعدة بعناية لمنع الطلبات الواردة من خارج الشركة (أي التي تأتي عبر الإنترنت) من الاتصال بالحواسيب والخوادم الداخلية.

الخلفية التقنية: هذا يتضمن عملية تُعرف باسم "الإخفاء". يرسل الموجه أو بوابة الإنترنت الطلبات من الحواسيب إلى العالم الخارجي ويوجه الردود المناسبة مرة أخرى إلى الحواسيب. من الخارج، يبدو أن الطلبات تُشَكِّلها بوابة الإنترنت نفسها. الطلبات المباشرة من خارج الشركة التي لا تجيب عن الجلسات الداخلية الحالية في الشركة ستُرفض بالتأكيد فورًا. ومع ذلك، فإن طلب الوصول إلى MailStore Server من المنزل هو طلب اتصال خارجي فِعْلِي، وينبغي تأكيد هذا بشكل صريح.

طريقتان لجعل الخدمة الداخلية قابلة للوصول من خارج الشركة

يمكن جعل الخدمة الداخلية قابلة للوصول من خارج الشركة بطريقتين:

1. استخدام نفق افتراضي خاص (VPN) لجعل حواسيب العملاء تشكل كيان افتراضي داخلي في شبكة الشركة.
2. جعل خادم MailStore Server مفتوحًا للوصول العام عبر الموجه والجدار الناري.

دعونا ننظر في المزايا والعيوب لكل طريقة.

توفر الاتصال عبر الشبكة الافتراضية الخاصة (VPN)

في هذه الحالة، يستخدم جهاز الكمبيوتر الخارجي عميلًا لـ VPN للاتصال بخادمVPN داخل الشركة. إذا نجح الاتصال، يتم إنشاء نفق مشفر. يعمل هذا النفق كسلك افتراضي يُمكنه توصيل جهاز الكمبيوتر المحدد في سياق مُعرف مسبقًا بداخل الشبكة المحلية للشركة. الآن، يمكن الوصول إلى ملفات البريد الإلكتروني المخزّنة عبر MailStore Client أو ملحق Outlook أو خادم IMAP المعتمد أو واجهة الويب.

من أجل استخدام الاتصال عبر VPN، يجب أن يكون لدى الشركة خادم VPN. يمكن أن يكون هذا خدمة مُستقلة تُثبت على خادم منفصل. ومع ذلك، في الوقت الحاضر، يحتوي العديد من الموجهات وأبواب الإنترنت الخاصة بـ Internet على خدمات افتراضية محلية مُدمجة. لتحديد خادم VPN، يجب أن يكون هناك عنوان IPv4 ثابت مُخصص من قبل مزود الخدمة، أو يجب أن يكون هناك خدمة DNS ديناميكية موثوقة تُوجّه اسمًا مختارًا دائمًا إلى عنوان IPv4 العام الصحيح للشركة. في هذا السياق، يجب أيضًا تكوين الموجه والجدار الناري لمنح إذن للطلبات الواردة من خارج الشركة. إذا كانت هذه الخدمات مدمجة في الموجه، فهذا يحدث عادةً عند إعداد تكوينات VPN. أما إذا كان هناك خادم VPN منفصل، فسيحتاج إلى توجيه المنافذ والقواعد الخاصة بالجدار الناري.

المزايا والعيوب:

• يوفر اتصال VPN أساسًا محددًا للغاية للأشخاص.
• يمكن استخدام نفق الـVPN الحالي من قبل العديد من خدمات تقنية المعلومات المؤسسية في نفس الوقت.
• يُخفي أيضًا الخدمات الحقيقية التي تقدمها الشركة "خلف الستارة".
• وفقًا للمنتج، يوفر VPN خيارات تشفير مميزة دون تكلفة.
• الاتصال بخادم MailStore يتم تشفيره مرتين (أول مرة عبر VPN)، مما يعني أن هذا الاتصال يتطلب أيضًا تثبيت وتشغيل منتجات VPN على أجهزة العملاء، مما يزيد من وقت الإدارة عند الطلب العفوي أو تغييرات الموظفين.

جعل خادم MailStore Server متاحًا للجميع عبر توجيه المنافذ

بشكل بديل، يمكن جعل خادم MailStore Server متاحًا للجميع دون الحاجة إلى استخدام VPN. في هذه الطريقة، يتم توجيه المنافذ المطلوبة لـ MailStore Server عبر الموجه أو بوابة الإنترنت (يُعرف هذا باسم توجيه المنافذ)، بحيث يتم توجيه الطلبات الموجهة إلى العنوان العام إلى خادم داخلي. إذا تم تكوين هذا بشكل آلي من قبل الموجه، فربما سيحتاج أيضًا إلى إعداد إذن المنافذ على الجدار الناري. في هذه الحالة، يمكن للجهاز الشخصي العميل الوصول مباشرة إلى العنوان العام دون الحاجة إلى أي برمجيات إضافية، ثم يوصول إلى خادم MailStore Server عبر توجيه المنافذ. من أجل ضمان الأمان المثالي، يُستخدم خادم MailStore Server فقط عبر اتصالات مشفرة SSL، مما يعني أنه مُحمي من التدخل سواء كان الاتصال داخليًا أو قائمًا على الإنترنت. بشكل مثالي، يُفضل استخدام عنوان IPv4 ثابت أو على الأقل اسم DNS ثابت باستخدام خدمة DNS ديناميكية من أجل توجيه العنوان الصحيح للإنترنت باستمرار.

نُوصي باستخدام شهادة رسمية وموثوقة لـ MailStore Server، بحيث يمكن للمستخدم التأكد من أنه يتفاعل فعليًا مع خادم MailStore Server المطلوب، وليس مُعاد توجيهه بطريقة مخادعة. إذا كنت تمتلك بالفعل اسمًا عامًا لـ DNS، فسيُسمح لك باستخدام شهادات Let's Encrypt™ المجانية والموثوقة رسميًا، على عكس الشهادات المدفوعة.

المزايا والعيوب:

• يمكن لجميع الأشخاص الوصول إلى أرشيفهم الشخصي بعد التثبيت.
• لا يتطلب أي تثبيت خاص على جهاز الكمبيوتر، فقط بيانات تسجيل الدخول لمستخدم خادم MailStore Server ورابط URL للخادم.
• يمكن الوصول من أجهزة متنوعة دون الحاجة إلى تثبيت عميل VPN معين (مثل الهواتف الذكية، الألواح اللمسية، أجهزة الكمبيوتر بنظام Linux وMacOS X). – يمكن للأشخاص الذين يرغبون بالاتصال بـ MailStore WebAccess من خارج الشركة رؤية أي خدمة تجيب عن طلبهم عبر واجهة المستخدم (حتى لو لم يكن هناك تسجيل دخول فعلي بدون بيانات المستخدم). – يمكن الوصول إلى الجهاز الذي يشغل MailStore Server من قبل الجميع عبر المنافذ المُحددة.

الخلاصة:

كلتا الطريقتين تصلان إلى روما! بغض النظر عن اختيارك، فإن هدف كل منهما هو السماح للموظفين بالوصول إلى أرشيفاتهم من خارج الشركة. على الرغم من أن حل الـVPN هو حل أكثر صرامة ويمنح المديرين مستوى كبيرًا من الإمكانات، إلا أن النهج العام المباشر أكثر مرونة ويحتاج إلى أقل صيانة من جانب المديرين بعد التثبيت. في كلتا الحالتين، يتم استخدام التشفير لتحسين اتصالات الموثوقية بين العملاء وMailStore Server.

من خلال تطبيق أحد الحلول أعلاه، يمكنك توفير طريقة آمنة للوصول عن بُعد إلى الأرشيفات لزملائك الذين يعانون من موجة طويلة من العمل من المنزل (WFH). إذا واجهت أي مشاكل تقنية أثناء إعداد الوصول عن بُعد، فنحن دائمًا هنا لمساعدتك سواء في مرحلة التجربة أو بعد شراء MailStore Server، فريق الدعم.

المصدر: تقديم أرشيف البريد الإلكتروني لموظفي الشركة العاملين من المنزل (mailstore.com)