مزايا حلول أرشفة البريد الإلكتروني المستقلة للمستخدمين في Microsoft 365
اليوم، تستخدم شركات من جميع أنحاء العالم خدمات Microsoft 365 في الحوسبة السحابية، وفوائدها واضحة. لم يعد للشركات ضرورة تشغيل البنية التحتية الخاصة بها لتقديم الخدمات في الميدان. يمكن للبرامج والأدوات التي تُحصل عليها عبر الإنترنت أن تتمدد بسهولة وبكلفة مناسبة وفقًا لعدد المستخدمين. وبالتحديد مقارنةً بأنظمة داخلية منفصلة، فإن الإدارة تتطلب عددًا أقل من الموارد التقنية. علاوةً على ذلك، تأتي الخدمات من مزود موثوق وموثوق. كما أنك سواء كنت تستخدم Outlook كعميل بريد إلكتروني أو Teams كغرفة اجتماعات رقمية، فإن جميع خدمات الاتصال موجودة على نفس المنصة. بشكل عام، تقدم برامج مكتب Microsoft في السحابة العامة خصائص اتصال وتعاون غنية بأسعار معقولة.
مزايا حلول أرشفة البريد الإلكتروني المستقلة لمستخدمي Microsoft 365
اليوم، تستخدم شركات في جميع أنحاء العالم خدمات Microsoft 365 السحابية، وفوائدها واضحة. لم تعد الشركات بحاجة إلى تشغيل البنية التحتية الخاصة بها لتقديم الخدمات في الميدان. يمكن توسيع البرامج والأدوات التي تُستلم عبر السحابة بسهولة وبشكل مناسب واقتصادي حسب عدد المستخدمين. خصوصاً مقارنةً بأنظمة داخلية منفصلة، فإن الإدارة تتطلب عددًا أقل من الموارد التقنية. بالإضافة إلى ذلك، تأتي الخدمة من مزود موثوق. كما أنك سواء كنت تستخدم Outlook كنظام بريد إلكتروني أو Teams كغرفة اجتماعات رقمية، فإن جميع خدمات الاتصال تتوفر في نفس المنصة. عمومًا، توفر برامج Office في السحابة من Microsoft ميزات اتصال وتعاون غنية بسعر معقول.
مع ذلك، يُنصح بتثبيت حلول إضافية لتخزين البريد الإلكتروني ونسخه احتياطيًا للحفاظ على بيانات الشركة وإبقاء هذه المعلومات قابلة للاستخدام في المستقبل. في الواقع، تدرك العديد من الشركات أنه لا يتم أرشفة بيانات البريد الإلكتروني أو نسخها احتياطيًا تلقائيًا من خلال Microsoft 365، ولا توفر خصائص الأرشفة المدمجة في Microsoft 365 نطاق الخدمات الذي يمكن توقعه من حل أرشفة البريد الإلكتروني من طرف ثالث محترف.
أسباب استخدام حلول أرشفة البريد الإلكتروني المحترفة
للكثير من الشركات، يشير التحول الرقمي أولاً إلى إنشاء أرشيف رقمي.
الهدف الرئيسي لأي حل للاستفادة من البريد الإلكتروني هو تخزين نسخة من جميع بريد الشركات، بما في ذلك الملفات المرتبطة به، بشكل دقيق وسريع ومستقر يمكن الوصول إليه في المستقبل. هذا يساعد الشركة على استخدام البريد الإلكتروني كمصدر معلومات بشكل أفضل والاستفادة من العديد من المزايا الحالية. بالإضافة إلى ذلك، يساعد أرشيف البريد الإلكتروني المحترف على منع فقدان البيانات وخفض متطلبات تخزين خادم البريد، وتقليل عبء العمل لفريق تقنية المعلومات، ومساعدتنا في الامتثال للقوانين واللوائح المتعلقة بتخزين الوثائق ذات الصلة بالعمل.
ملخص خيارات الأرشفة الموجودة في Microsoft 365
تقدم مايكروسوفت عدة خيارات مختلفة لضمان أمان البريد الإلكتروني بناءً على الخطة المختارة (Business Standard، Business Premium، Enterprise). تُقدّم بعض هذه الميزات مجانًا كجزء من حزمة Microsoft 365 الأساسية، بينما تتطلب الأخرى فقط خطط Enterprise باهظة الثمن. فيما يلي ملخص لخيارات الأرشفة المحلية في Microsoft 365:
-
أرشفة PST يمكن للمستخدمين نقل البريد الإلكتروني إلى ملفات PST وتخزينها محليًا على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم أو في السحابة.
-
زر "أرشفة" في Outlook يتيح زر "أرشفة" للمستخدمين نقل البريد الإلكتروني إلى مجلد أرشيف. يبقى البريد الإلكتروني في صندوق بريد Outlook، فقط تغيّر مكان تخزينه.
-
أرشفة صندوق بريد بدون Exchange Online Archive صندوق بريد الأرشيف هو صندوق بريد منفصل يتمتع بمساحة تخزينه الخاصة يمكن نقل البريد الإلكتروني إليه. يجب تكوين هذا صندوق بريد الأرشيف من قبل المدير.
-
أرشفة صندوق بريد مع Exchange Online Archive باستخدام أرشفة Exchange Online (EOA)، يمكن للمستخدمين نقل البريد الإلكتروني إلى صندوق بريد أرشيف منفصل يمكن للإدارة تطبيق سياسات الأرشفة والتخزين الخاصة بها.
حدود خيارات الأرشفة المحلية في Microsoft 365
ومع ذلك، يجب على متخذ القرار في تقنية المعلومات أن يكونوا على علم ببعض القيود الخاصة بخيارات الأرشفة المدمجة في Microsoft 365. أولاً، من حيث أمان التخزين، لا يوفر استخدام ملفات PST أو زر "أرشفة" حماية ضد فقدان البيانات. بشكل مماثل، لا تحقق صندوق بريد أرشيف منفصل (بدون استخدام Exchange Online Archive) في Microsoft 365 جميع المعايير المطلوبة لحل أرشفة البريد الإلكتروني المحترف. فقط صندوق بريد الأرشيف الذي يمر مع أرشفة Exchange Online (EOA) تدعم الوظائف والخصائص اللازمة للاستفادة من أرشفة البريد الإلكتروني المحترفة، مثل سياسات التخزين والاحتفاظ القانوني وخيارات eBulma. ومع ذلك، يُشترط أن تكون أرشفة Exchange Online متضمنة فقط في الخطط المُتميزة وEnterprise باهظة الثمن من Microsoft 365.
نموذج "المسؤولية المشتركة"
تطبق مايكروسوفت مبدأ المسؤولية المشتركة على خدمات Microsoft 365. لذلك، تتحمل مايكروسوفت مسؤولية ضمان أن الخدمات تحت علامة Microsoft 365 متاحة دائمًا ويمكن الوصول إليها مع نسخ احتياطية. ومع ذلك، لا تتحمل مايكروسوفت مسؤولية حماية بيانات العملاء وتخزينها، وهذا يشمل جميع البيانات الموجودة في البريد الإلكتروني.
بسبب النقص والقيود (حسب خيار الأرشفة المختار) في Microsoft 365، ومع مسؤولية شركات حماية وتخزين بريداتها الإلكترونية، يجب استخدام حل أرشفة البريد الإلكتروني من طرف ثالث محترف.
ما يجب مراعاته عند اختيار حل أرشفة البريد الإلكتروني للاستخدام مع Microsoft 365؟
يمثل حل أرشفة البريد الإلكتروني عنصرًا مهمًا لضمان حماية وتخزين البريد الإلكتروني على المدى الطويل. لكن اختيار الحل الذي يناسب احتياجات مؤسستك قد لا يكون دائمًا سهلًا. يُنصح بالنظر في المعايير التالية قبل اختيار برنامج أرشفة البريد الإلكتروني:
الاستقلالية عن مايكروسوفت
بدون أرشيف بريد خارجي، لا يمكن للمستخدمين الوصول إلى بريد الإلكترونيهم إذا فشلت خدمات Microsoft Office 365. تساعد حلول الطرف الثالث على منع الاعتماد على المورّد، مما يضمن استمرارية توفر بريد الشركات حتى في حالة فشل خدمة Microsoft 365.
الخدمة الذاتية للمستخدم النهائي
بعض حلول أرشفة البريد الإلكتروني المحترفة توفر للمستخدمين (ليس فقط الإدارة) طريقة سريعة وفعالة للبحث في أرشيف البريد الإلكتروني بالإضافة إلى إمكانية استعادة البريد الإلكتروني بسرعة وبشكل بسيط. هذا يخفف العبء على فريق تقنية المعلومات، لأنه لا يلزم التواصل معهم لمعالجة هذه المشاكل.
الحماية ضد فقدان البيانات وتعديلها
يجب حماية البريد الإلكتروني من الحذف عن طريق الخطأ أو النوايا السيئة؛ وإلا فقد تحدث مشاكل الامتثال القانوني. حتى لو كانت Microsoft 365 قادرة على استعادة البيانات المحذوفة عن طريق الخطأ، فقد تظهر مواقف تتسبب في تعطيل العمليات اليومية وحتى تهديد خطير.
الامتثال للقوانين المتعلقة بالخصوصية
عند الاستخدام المناسب، توفر حلول أرشفة البريد الإلكتروني المعتمدة على شهادات ضمان معالجة البريد الإلكتروني دائمًا وفقًا للقوانين المتعلقة بخصوصية البيانات. خاصة بعد دخول تنظيم GDPR الأوروبي حيز التنفيذ، أصبحت خصوصية البيانات محور اهتمام الجمهور. وفي الدول خارج الاتحاد الأوروبي أيضًا يُولا اهتمام متزايد لمسألة الحساسة هذه.
تكلفة ملكية كاملة معقولة (TCO)
أقوى خيار أرشفة من مايكروسوفت (Exchange Online Archive) متاح فقط في خطط Microsoft 365 المتميزة والمرتبطة بحاجات الشركات الكبيرة. لا تشمل خطط Microsoft 365 المخصصة لشركات الصغيرة والمتوسطة (KOBİ) خيار Exchange Online Archive، ويجب إضافته كخدمة مدفوعة. في هذه الحالة، قد تكون حلول الطرف الثالث أكثر تكلفة معقولة.
ملاحظات إضافية حول الموضوع
الفرق بين أرشفة البريد الإلكتروني ونسخه احتياطيًا
أرشفة البريد الإلكتروني ونسخه احتياطيًا هما نموذجان مختلفان يهدفان إلى أهداف مختلفة. الهدف من النسخ الاحتياطية هو تخزين البيانات بشكل دوري خلال فترات قصيرة إلى متوسطة، مما يضمن وجود صورة لحظية لهذه البيانات. لذلك، يُعتبر النسخ الاحتياطي أداة لإنقاذ الكوارث.
الهدف الرئيسي لأي حل أرشفة البريد الإلكتروني هو ضمان أن بيانات البريد الإلكتروني متاحة وقابلة للإنقاذ على المدى الطويل. هذه النقاط مهمة بشكل خاص لشركات في سياق متطلبات الاحتفاظ القانونية ببيانات معلوماتية حيوية. يلعب ما يُعرف بالأمن في التحكم دورًا مهمًا، أي أن البريد الإلكتروني المخزن يجب أن يكون محميًا ضد الاقتحام، ويجب أن يُسجل ويجوز تصديره.
مزايا برامج أرشفة البريد الإلكتروني المستقلة
حلول الطرف الثالث يمكن أن توفر مزايا إضافية إلى قدرات أرشفة البريد الإلكتروني المحلية من مايكروسوفت:
- تتيح حلول أرشفة مستقلة تخزين محتوى من مصادر البريد الإلكتروني خارج Microsoft 365 في نفس الأرشيف. إدارة عدة حلول أرشفة في الوقت نفسه عادةً ما تزيد من التكلفة والتعقيد في الحفظ. استخدام أرشيف مركزي يقلل من عدد الحلول التي يجب إدارة وبحثها من قبل فريق تقنية المعلومات.
- يساعد استخدام أرشيف مستقل عن منصة Microsoft 365 على اتباع قاعدة 3-2-1 التي تشير إلى أنه يجب الحفاظ على ثلاث نسخ من البيانات: اثنتان محليًا وواحدة في موقع بعيد عن النظام الأساسي الذي تم إنشاؤه وتخزينه فيه.
- تدعم العديد من حلول الطرف الثالث تقنية إعداد البريد الإلكتروني، مما يقلل بشكل كبير من متطلبات التخزين.
- إضافة أنواع أكثر للملفات إلى الدليل يسهل بحث البريد الإلكتروني والوصول إليه.
الخلاصة: حل أرشفة البريد الإلكتروني من الطرف الثالث ضروري لـ Microsoft 36زم
بالرغم من أن Microsoft 365 منصة موثوقة وقوية ومتنوعة، إلا أنها لها حدود في أرشفة البريد الإلكتروني، ويجب على قادة الشركات الصغيرة والمتوسطة النظر في هذه الثغرات بعناية. يعرض القادة والفريق التقني مخاطر غير ضرورية إذا لم يكونوا على دراية بالحقائق. يمكن لحل أرشفة البريد الإلكتروني المحترف من الطرف الثالث تقليل هذه المخاطر، بل وحتى إزالتها تمامًا، وبالتالي يجب النظر فيه.
معهد أبحاث السوق Osterman Research إعداد تقرير تقني حول كيفية حماية كفاية اتصالات البريد الإلكتروني للشركات الصغيرة والمتوسطة باستخدام Microsoft 365. في التقرير التقني، يُراجع ما هي خيارات أرشفة البريد الإلكتروني المتاحة، والمخاطر المرتبطة ببيانات البريد الإلكتروني عند استخدام Microsoft 365، ومتطلبات الخصائص التي يحتاجها مؤسستك لضمان حماية وتحكم كافٍ في البيانات الموجودة في البريد الإلكتروني.
هل ترغب في معرفة المزيد عن نتائج التقرير التقني وموجزه؟
الأسئلة الشائعة (FAQ)
ما خيارات شركات أرشفة البريد الإلكتروني في Microsoft 365؟
تقدم مايكروسوفت خيارات مختلفة لشركة أرشفة البريد الإلكتروني في Microsoft 365. تشمل هذه الخيارات زر "أرشفة" في Outlook، تخزين البريد الإلكتروني في ملفات PST، وصندوق بريد أرشيف منفصل (مع أو بدون استخدام Exchange Online Archive) الذي يجب تكوينه بشكل منفصل. كلا الخيارين يوفران خيارًا بديلًا وهو استخدام حل أرشفة البريد الإلكتروني من الطرف الثالث المحترف.
هل تُرشف البريد الإلكتروني تلقائيًا في Microsoft 365؟
لا. لا يتم أرشفة البريد الإلكتروني تلقائيًا في Microsoft 365. يجب على مستخدمي Microsoft 365 تحمل مسؤولية ضمان أمان البريد الإلكتروني واتخاذ القرار بشأن خيار أرشفة البريد الإلكتروني الذي يلبي أفضل متطلبات المؤسسة والاحتياجات القانونية المحتملة.
هل يجب على الشركات أرشفة البريد الإلكتروني في Microsoft 365؟
نعم. البريد الإلكتروني الذي يحتوي على معلومات حيوية للعمل يجب أرشفته دائمًا لضمان حمايته واستغلاله بشكل كامل. عمومًا، تفرض السلطات أيضًا متطلبات قانونية لتخزين البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل وخصوصية البيانات، مما يجعل استخدام حل أرشفة البريد الإلكتروني المحترف ضروريًا.
هل يكفي إنشاء نسخ احتياطية لبريد الإلكتروني في Microsoft 365؟
لا، الهدف من النسخ الاحتياطية هو تخزين البيانات (مثل البريد الإلكتروني) والأنظمة (مثل خادم البريد) بشكل دوري على المدى القصير إلى المتوسط، وهو أولاً أداة لإنقاذ الكوارث. أي بيانات تُنتج أو تُعدل بين دورة تخزينين لن تكون محفوظة ضد فقدانها أو تعديلها. أولاً، الهدف الرئيسي لأي حل للاستفادة من البريد الإلكتروني هو تخزين نسخة من جميع البريد الإلكتروني، بما في ذلك الملفات المرتبطة به، بشكل دقيق وسريع ومستقر يمكن الوصول إليه في المستقبل. هذا ضروري لاحترام قوانين الاحتفاظ والخصوصية، واستغلال البريد الإلكتروني كمصدر معلوماتي ذات قيمة.