Microsoft Exchange Server E-posta Arşivleme Seçeneklerinizi Göz Önünde Bulundurmanız İçin 3 Neden

Microsoft Exchange Server içinden e-postaların arşivlenmesi çok yönlü bir şeydir; birçoğu arşivi eski e-postalar için bir yedek olarak görürken (ki bu bir tür yedek gibi davranabilir, ancak amacı bu değildir), diğerleri ise zaman içinde Microsoft Exchange'deki depolama yükünü azaltmak için gereksiz e-postaları boşaltmanın bir yolu olarak görür.

Gerçek şu ki, arşiv çok daha fazlası. Arşiv, tüm e-posta yazışmalarının tarihsel bir kaydı olarak hizmet eder. Davalarda, düzenlemelere bağlılığı kanıtlamada, önceki yazışmaların bulunmasına yardımcı olmada veya yalnızca bir kullanıcının daha önce iletişim kurduğu birinin unutulmuş bir e-posta adresini bulmasına yardımcı olmada rolü vardır.

Arşiv, operasyonların birçok bölümüne dahil olma potansiyeline sahiptir, bu nedenle bugün sahip olduğunuz arşivleme metodolojisinin doğru olduğundan emin olmanız önemlidir. Ancak şu anda mevcut olan her şeyin iyi olduğunu düşünebilirsiniz, ancak e-posta arşivleme seçeneklerinizi göz önünde bulundurmanız için üç neden vardır.

Sebep 1 – İş İhtiyaçlarını Karşılamıyor Olabilirsiniz

Çoğu zaman, BT çalışanları önce teknolojiyle başlar ve iş gereksinimlerine geri dönerler. E-posta arşivlemenin finansal, yasal ve teknik sonuçları olduğundan, öncelikle işletmenin arşivlemeden neye ihtiyacı olduğunu anlamanız zorunludur... Ve sonra onu uygulamanın en iyi yolunu bulun. Örneğin, hukuk, kuruluş içindeki belirli roller tarafından gönderilen ve alınan e-postanın örneğin yedi yıl boyunca tutulmasını isterken, finans depolama maliyetlerini düşük tutmak ve herhangi bir saklamayı en aza indirmek isterken, İK bir dava durumunda 2 yıl boyunca tutulan iki belirli kişi arasındaki e-postalara ihtiyaç duyar.

Görmek? Herkesin kendi ihtiyaçları vardır ve herkesin ihtiyacını karşılamak mümkündür; Sadece iş ihtiyaçlarıyla başlamanız ve ardından mevcut arşivleme yönteminizin bu ihtiyaçları karşılayıp karşılamadığını ve karşılamıyorsa hangi çözümün karşılayacağını belirlemeniz gerekir.

Sebep 2 – Tüm Arşivleme Aynı Değildir

Sihirli bir "bu posta kutusunu arşivle" onay kutusu yoktur ve aniden tüm doğru e-postalar arşivlenir. Buna en yakın şey, her e-postanın bir kopyasının depolandığı Exchange'de Günlük Tutma'dır. Kapsam olarak kapsamlı olsa da, hem depolama hem de arama açısından aşırıya kaçabilir, bu da bu seçeneği bile uygulanabilir olmaktan çıkarır. "Ne" dosyasının arşivlendiğine ek olarak, arşive kimlerin erişebileceği, verilerin salt okunur bir arşiv olup olmadığı, güvenli olup olmadığı, Exchange kapalıysa kullanılabilir olup olmayacağı ve daha fazlası hakkında endişeler de vardır.

Kuruluşunuzun bir arşivleme çözümü için sahip olduğu önemli ölçütleri ve beklentileri listelemek ve arşivleme seçeneklerinizin her birinin gereksinimi nasıl karşıladığını belirlemek önemlidir.

Sebep 3 – Uyumluluk İşareti Eksik Olabilir

Uyumluluğu en sona bıraktık, çünkü büyüyen uyumluluk düzenlemeleri listesi arşivlemeyi sürekli olarak çok daha karmaşık hale getiriyor. Bir düzenlemenin belirli e-posta içeriğini 5 yıl boyunca saklamayı zorunlu kıldığı durumlarda, bir diğeri 7 yıl boyunca tamamen ayrı bir e-posta grubu tutmak istiyor. Elbette, daha önce bahsedilen Günlük Tutma seçeneği, her şeyi gereken en uzun süre boyunca saklarsanız işe yarayabilir, ancak bu yöntem ağır bir depolama ve üretkenlik fiyat etiketi ile birlikte gelir. E-posta arşivlemeyi her düzenlemenin özel ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde uygulamak önemlidir; Ağır para cezaları öngören yeni yasalarla, kuruluşun arşivlemeyi doğru yapması gerekiyor.

Seçeneklerinizi değerlendirmeye hazır mısınız?

Bir e-posta arşivi, yalnızca eski e-postaların bir kopyası değil, mesajlaşma ortamınızın kritik bir parçasıdır. Önemini anladıktan sonra, yerel seçeneklerin ihtiyacı karşılayıp karşılamadığına gerçekten bakma ihtiyacının farkındasınız. Sonraki adımlarınız, hangi iş faktörlerinin arşivleme gereksinimlerinizi etkileyeceğini belirlemek ve arşivleme seçeneklerinizi (ister Exchange'in içinde ister üçüncü taraf olsun) değerlendirmektir.

Kaynak: Microsoft Exchange Server - E-posta arşivleme seçeneklerinizi göz önünde bulundurun (mailstore.com)