الاستراتيجية الصحيحة للتصنيف
نرغب في إعطاء معلومات تفصيلية عن خصائص المنتجات المختارة للمستهلكين وشركاء الحلول، وتوضيح كيفية استخدامها في MailStore Server. كما سنقدم معلومات خلفية قصيرة حول الموضوع، بالإضافة إلى وجود فيديو لكل مقالة في هذه السلسلة.
الاستراتيجية المناسبة للتحفظ في شركتك
في هذا الفيديو، سيوضح مهندس الدعم الفني لدينا ما يجب عليك مراعاته عند اختيار استراتيجية التخزين المناسبة لشركتك.
أي استراتيجية تخزين هي الأنسب لشركتي؟
MailStore Server توفر خيارين مختلفين لحفظ البريد الإلكتروني. لكن يجب على الشركة تقييم نوع تخزين البريد الإلكتروني المناسب بدقة قبل البدء في التخزين. اختيار استراتيجية التخزين يعتمد على بنية تحتية البريد الإلكتروني - مثلاً، إذا كانت هناك خوادم محلية Exchange Server أو ما إذا كنت تستخدم Microsoft Office 365 - وكذلك يعتمد على الأهداف الفردية.
السؤال التالي هو الأكثر أهمية: هل يجب أن يتم حفظ البريد الإلكتروني بطريقة تحقق من التوافق مع الأهداف التنظيمية، أم أن تركيب المجلدات الذي ينشئه موظفو البريد الإلكتروني يجب نسخه إلى التخزين مع تقليل العبء في خادم البريد الإلكتروني بشكل متزامن؟ تُعرف هذان الطريقتان باسم تخزين اليومية وتخزين صندوق البريد على التوالي، ويتم شرحهما أدناه.
تخزين المجلات: الشروط الأساسية لحماية القانونية
تتضمن هذه الطريقة حفظ جميع البريد الإلكتروني قبل توصيله للمستخدمين. يمكن تحقيق ذلك من خلال إنشاء قاعدة يومية في بيئة Microsoft Exchange Server أو Office 365، مما يسمح بنسخ جميع البريد الإلكتروني الوارد والصادر تلقائيًا إلى صندوق بريد محدد. في معظم الحالات، يمكن استخدام قاعدة مشابهة للحصول على نفس النتيجة حتى إذا تم استخدام خادم آخر. تتوفر قائمة مفصلة من التعليمات الخاصة بالمنتج في قسم "دليل التطبيق" على موقع المساعدة الخاص بـ MailStore.
يمكن الآن إنشاء ملف تعريف تخزين مناسب، وسيرتبط MailStore بحفظ جميع البريد الإلكتروني دون أن يُحذف أو تُغيّر من قبل المستخدمين. يضمن هذا سلامة التخزين من منظور الشركة أو المؤسسة، ويُساعدها في الامتثال لعدد متزايد من التنظيمات المتعلقة بتوافق البريد الإلكتروني، والتحقيق الإلكتروني وغيرها.
تخزين صندوق البريد: بنية المجلدات في التخزين وانخفاض العبء على خادم البريد
تقوم هذه الطريقة بحفظ جميع البريد الإلكتروني في صناديق البريد الخاصة بالمستخدمين. يمكن تنفيذ ذلك من خلال الوصول المباشر إلى خادم البريد أو حفظ البريد الإلكتروني من خلال عميل البريد في حالة عدم وجود خيار آخر. تتمثل ميزة هذا الأسلوب في نقل بنية المجلدات المحددة وسجل البريد الإلكتروني الكامل للمستخدم إلى التخزين. كما يمكن إنشاء قواعد الحذف لضمان حذف جميع البريد الإلكتروني القديم (على سبيل المثال، كل البريد الإلكتروني الأقدم من عامين) تلقائيًا من صندوق البريد بعد نجاح حفظه في التخزين. يساعد هذا النهج على تقليل العبء بشكل دائم على خادم البريد. يمكن للمستخدمين البحث عن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم و الوصول إليها عبر بنية المجلدات المألوفة في التخزين.
اقتراحاتنا لحفظ البريد الإلكتروني
بشكل عام، ستختار الشركة استراتيجية حفظ تتناسب مع احتياجاتها الفردية. كما يساعد MailStore في الامتثال لعدد متزايد من التنظيمات، ويوفر أيضًا اقتراحات إضافية:
- يجب أن يتم تلقائيًا و بالطبع - تلقين ملفات الحفظ. في حالة حفظ اليومية (أي حفظ البريد الإلكتروني الوارد والصادر مباشرة في التخزين)، يجب تعيين القيمة الافتراضية بين عمليات الحفظ 300 ثانية.
- في حالة حفظ صندوق البريد، نوصي بتشغيل عملية الحفظ مرة واحدة يوميًا في المساء أو الليل، عندما يكون العبء على خادم البريد أقل.
- إذا اخترت حفظ المجلات، نوصي بأن تقوم بتشغيل عملية حفظ صندوق البريد مسبقًا لضمان أن البريد الإلكتروني الحالي يتم حفظه ويبقى قابلًا للوصول. يمكن أيضًا تحميل البريد الإلكتروني المخزّن بشكل غير مركزي (مثلاً في ملفات PST) خلال هذه المرحلة.