ما هي e-الاستكشاف؟

المصدر: www.pixabay.com، TeroVesalainen

خارج مناطق المحاكم Anglo-America، يشير e-الاستكشاف عادةً إلى عملية تضمين وتنقذ وتدقيق وإرسال المعلومات المخزنة رقميًا. لذلك، نحن نتحدث في هذا المقال عن عملية استكشاف البيانات الإلكترونية بشكل عام، وليس كما يُفهم في الولايات المتحدة الأمريكية كجزء من إجراءات قانونية. في الأساس، يمكن أن تشمل عملية e-الاستكشاف جميع الأدوات والبرامج الموجودة في شبكة اتصالات الشركة.

في سياق البريد الإلكتروني الأعمال، يمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الداخلية وكذلك تلك المرسلة إلى العملاء والموردين والشراكات وما إلى ذلك مرتبطة بعملية e-الاستكشاف. وبعض البريد الإلكتروني يحتوي على معلومات قانونية ذات صلة، وبالتالي يمكن طلبها كدليل في القضايا القانونية أو الجنائية.

مدير تكنولوجيا المعلومات في Legacy Vacation Club سكوت د. زان، يستخدم مثالاً من الحياة اليومية لعرض أهمية e-الاستكشاف من منظور موظف تكنولوجيا المعلومات: "كان شركتي السابقة متورطة في بعض القضايا. لم يكن لدينا خيار لحفظ الأرشيف. اعتمد معظم تحقق الأدلة على طلبات بريد إلكتروني من حوالي عقد من الموظفين. قمت بتقديم ما يقارب ستة أشهر من حياتي لجمع وإعداد وفحص ملفات PST أكثر مما أتذكر. كان ذلك مؤلمًا، وقسمت أن هذا لن يحدث مرة أخرى."

كيف تعمل عملية اكتشاف الأدلة الإلكترونية مع البريد الإلكتروني الأعمال؟

هذه العملية من e-الاستكشاف ليست حدثًا شائعًا في الحياة اليومية، بل تُثار من قبل احتياج الشركة لجمع المعلومات بناءً على طلب قسم القانون أو طرف خارجي (مثل محاميها أو مفتش الضرائب). إن العثور السريع على البيانات، مراجعتها وتأمينها ضروري في حالات مثل النزاعات القانونية أو المراجعات أو التحقيقات الداخلية، وقد تكون ضرورية في حالات أخرى أيضًا. بعد تحديد نطاق هذه عملية e-الاستكشاف، يجب على الأشخاص المشاركين في العملية إنشاء البيانات المتعلقة بالقضية. وفيما يتعلق بالبريد الإلكتروني، يعني ذلك الحاجة إلى بحث جميع رسائل البريد الإلكتروني الرقمية في الشركة.

نموذج EDRM (النموذج الإرشادي لاستكشاف البيانات الإلكترونية) [http://www.edrm.net/frameworks-and-standards/edrm-model/] يمكن أن يساعد في الحصول على منظور نظري حول عملية e-الاستكشاف المحتملة وعناصرها. حتى لو لم يتم اتباع جميع الخطوات المذكورة في النموذج أو إذا تم تنفيذها بترتيب مختلف، فإن هذا النموذج يظل أساسًا مفيدًا للنقاش والتحليل.

في حال تعلق الأمر بالبريد الإلكتروني الأعمال، من المعتاد أن يكون مشاركًا في عملية e-الاستكشاف؟

المصدر: www.pixabay.com، Alexas_Fotos

أولًا، مسؤول تكنولوجيا المعلومات - المسؤول عن إدارة حلول أرشفة البريد الإلكتروني وضمان قدرة الأشخاص المخولين (مثل قسم القانون أو مسؤول الامتثال) على مراجعة البيانات ذات الصلة. يمكن لهذه الأشخاص استخدام صلاحيات الوصول المخصصة للبحث في أرشيف البريد الإلكتروني للحصول على المعلومات الضرورية. يمكن أن تشمل الأشخاص المُعينين أيضًا أطراف خارجية (مثل محامٍ أو مفتش ضريبي). وفي بعض الأحيان، قد يشارك أيضًا إدارة الشركة كطرف معني (مثلاً، عادةً في حالات النزاعات القانونية).

ما هي الصعوبات التي تواجهها في عملية e-الاستكشاف عند التعامل مع البريد الإلكتروني الأعمال؟

فيما يلي بعض الصعوبات التي يجب مراعاتها عند تنفيذ عملية e-الاستكشاف:

• الصعوبة الأولى - الوقت والجهد المبذول في البحث عن البريد الإلكتروني: يجب أن يتم العثور على جميع المحتوى الضروري بسرعة دون الحاجة إلى تكديس الوقت والجهد. في حالة وجود حجم كبير من البريد الإلكتروني، غالبًا يكون من الصعب تحديد ما إذا كانت جميع المحتويات ذات الصلة قد وُجدت. تذكّر اقتباس سكوت زان من قسم ثاني هذا المقال.
• الصعوبة الثانية - كمالية البريد الإلكتروني: تكمن أهمية كمالية البريد الإلكتروني بشكل خاص. يجب أن تكون الشركة متأكدة من عدم استخدام الرسائل الإلكترونية المُتضررة أو المُعدّلة، وعليها أن تثبت ذلك.
• الصعوبة الثالثة - أمان البيانات: يجب أن تضمن الشركة عدم السماح لأطراف ثالثة بالوصول غير المشروع إلى البيانات. لا تقتصر هذه المسألة على السرية التجارية فحسب، بل أيضًا تشمل المعلومات القابلة للتعرف على هوية الفرد في سياق سرية البيانات.

كيف يمكن لحل فعّال لإدارة أرشيف البريد الإلكتروني أن يساعد في التغلب على هذه الصعوبات؟

في سياق عملية e-الاستكشاف التي تشمل البريد الإلكتروني الأعمال، يمكن لحل إدارة أرشيف البريد الإلكتروني مثل MailStore Server أن يساعد في التغلب على هذه الصعوبات من خلال ما يلي:

وظيفة بحث فعّالة:

• البحث بسرعة وببساطة في عدة أرشيفات البريد الإلكتروني
• البحث في المرفقات (مثل وثائق Office، ملفات PDF وغيرها)
• التنقل في أرشيف باستخدام هيكل المجلدات المعتادة في برنامج إدارة البريد الإلكتروني
• تعديل استعلاماتك باستخدام معايير بحث مختلفة
• إنشاء أرشيفات بحث للاستعلامات التي تكرر بشكل دوري
• خيار تحليل البيانات: مثلاً، كم عدد الرسائل التي تم إرسالها إلى كل مستلم؟

إدارة الوصول والصلاحيات:

• مُستخدم مُخصص للتحقيق يمكنه الوصول إلى الأرشيف وإجراء بحث أثناء عملية e-الاستكشاف

مزايا الامتثال:

• كمالية جميع الرسائل الإلكترونية (حتى مع حجم البيانات الكبير)
• قدرة المديرين على تحديد سياسات الحفظ لفترات زمنية مختلفة لتصنيفات مختلفة من الرسائل الإلكترونية
• تسجيل الأحداث والعمليات عبر وظيفة التحكم المتكاملة
• وظيفة الاحتفاظ القانوني: عند تفعيلها، تمنع هذه الوظيفة حذف البيانات من قبل المستخدمين الآخرين
• حذف رسائل بعينها، مثلاً الرسائل التي تحتوي على معلومات قابلة للتعرف على هوية الفرد التي يجب حذفها وفقًا للمادة 17 من قانون حماية البيانات الشخصية
• إمكانية تصدير البيانات بسرعة في التنسيقات المعتادة للبريد الإلكتروني (PST، EML وMSG) - اختياري: توقيع رقمي يضمن أن الملفات المُصَدَّرة (EML أو MSG) مُحمية من التلاعب

مثال عملي: عملية e-الاستكشاف

المصدر: www.pixabay.com، athree23

تخيل أن محاميك يحتاج إلى العثور على وإجراء فحص رسائل بريد إلكتروني لشركة معينة في إطار نزاع قانوني، ويحتاج الوصول إلى أرشيف البريد الإلكتروني لزميل غير موجود في قسم الحسابات. وافق الإدارة على طلب الوصول.

لتسهيل هذا الوصول، يجب منح صلاحيات مؤقتة داخل MailStore Server، أي صلاحيات يمكن للمدير منحها وإلغاؤها لاحقًا.

عندما يُجري المحامي الوصول إلى البيانات - وكجزء من التحقق - يتم تفعيل ميزة الاحتفاظ القانوني عادةً في حل إدارة أرشيف البريد الإلكتروني MailStore Server. بمجرد تفعيل الاحتفاظ القانوني، لا يمكن حذف أي رسالة إلكترونية من الأرشيف بغض النظر عن كيفية تكوين صلاحيات المستخدم أو سياسات الحفظ. هذا العامل يكتسب أهمية خاصة إذا كانت سبب تنفيذ عملية e-الاستكشاف هو نزاع قانوني. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تخزين جميع الأحداث والإجراءات ذات الصلة بالمحامي في سجل التحقق. وفقًا لمبادئ الامتثال، يمكن للشركة تحديد ما يجب تخزينه في سجل التحقق.

المحامي لديه الآن الوصول فقط للقراءة إلى صناديق البريد الإلكترونية المُختَزَنة لزميل غير موجود في قسم الحسابات، ويمكنه النظر إليها خلال فترات فراغه. من المهم ألا ينسى المدير أن حتى الموظفين الآخرين لن يتمكنوا من الوصول إلى أرشيف البريد الإلكتروني خلال عملية e-الاستكشاف.

تُسهّل الوظيفة البسيطة والفعّالة للبحث التي توفرها MailStore Server الاطلاع السريع على أرشيف البريد الإلكتروني لزميل غير موجود في قسم الحسابات. كما أن الوظيفة تضمن عدم تفويت أي معلومات.

بالإضافة إلى المزايا السابقة المتعلقة بالامتثال، هناك نقطة مهمة أخرى تتمثل في وظيفة التصدير التي تسمح بنقل المحتوى الضروري إلى التنسيقات الشائعة للبريد الإلكتروني (EML، MSG وPST). يمكن تزويد التصديرات التي تكون في تنسيقات EML أو MSG بتوقيع رقمي، مما يعني أن الأرشيف يظل محميًا من التلاعب حتى خارج الأرشيف. يُعد التصدير جانبًا حيويًا في عمل المحامي، لأنه يسمح له بالقيام بتقييم إضافي والقيام بخطوات أكثر تقدمًا. كما أن التصدير مهم أيضًا للأطراف الخارجية التي قد تحتاج إلى الوصول إلى رسائل بريد إلكتروني أو وثائق محددة المُرسلة عبر البريد الإلكتروني، حتى لو لم يُمنح الوصول المباشر إلى الأرشيف.

خلاصة:

حل إدارة أرشيف البريد الإلكتروني MailStore Server يوفر الأساس الذي تمكن الشركات من مواجهة الصعوبات التي تظهر خلال عملية e-الاستكشاف. لذلك، نقترح MailStore Server كجزء لا يتجزأ وضروري من سياسات إدارة البريد الإلكتروني الداخلية لأي شركة.

بالإضافة إلى الميزات التي تساعد في عملية e-الاستكشاف، توفر MailStore Server العديد من المزايا الأخرى.

المصدر: إدارة البريد الإلكتروني: عمليات استكشاف البيانات الإلكترونية والبريد الإلكتروني الأعمال (mailstore.com)