e-Keşif Prosesləri və İş E-poçtaları Haqqında Bilmeniz Lazım Gələnlər

Bu səbəbə görə, məqalə, Anglo-Amerikan ortaq hüquq yargı sahələrində istifadə olunan elektronik keşfiyyat kavramına, yəni qanuni proseslər əvvəl kanunlara uyğun olaraq dəlillərin toplanması prosesinə istinad etmir.

eKeşfiyyat nədir?

Mənbə: www.pixabay.com, TeroVesalainen

Anglo-Amerikan yargı sahələri xaricində, e-Keşfiyyat əsasən elektronik şəkildə saxlanılmış məlumatların yerli, təchizat, təhlil və mübadilə prosesi kimi təriflənir. Bu səbəbə görə, bu məqalədə e-Keşfiyyat ABD-də anlaşılan kimi qanuni prosedurlardan deyil, ümumi olaraq elektronik məlumatların keşfi prosesindən danışılır. Əsasən, bir e-Keşfiyyat prosesi şirkətin əlaqələndirme şəbəkəsindəki bütün alətləri və proqramları əhatə edə bilər.

İş e-poçtaları kontekstində, həm şirkət daxilində olan e-poçtalar həm də müştərilər, təchizatçılar və iş əlaqələndiriciləri kimi şəxslərə göndərilən e-poçtalar e-Keşfiyyat prosesi ilə əlaqədardır. Bəzən e-poçtaların qanunlara əməl etməyin tələbləri daxil olunur, bu səbəbdən hüquq və ya cinayət proseslərində dəlil kimi tələb edilə bilər.

Legacy Vacation Club-ın Məlumat Texnologiyası Baş direktoru Scott D. Zane, IT əməkdaşının baxış bucağından e-Keşfiyyatın potensial olaraq çox önəmli olduğunu göstərmək üçün gündəlik həyatdan bir nümunə istifadə edir: "Eski şirkətim bəzi proseslərə qarışdı. Arxivləmə seçimi bizim üçün mövcud deyildi. Dəlil keşfi, onlarla çalışan e-poçtaların tələblərinə əsaslanırdı. Yaşımın 6 ayına yaxın hissəsini, xatırladığım nəzərdən daha çox PST fayllarını toplamaq, indeksləmək və təhlil etmək üçün sərf etdim. Acı verici idi və asla bir daha baş verməyə yaxşı olduğumu eda etdim."

Bir e-dəlil təyin prosesi iş e-poçtaları ilə necə işləyir?

Bu cür bir e-Keşfiyyat prosesi, gündəlik iş həyatında yayılmış hadisə deyil və məlumat əldə etmə ehtiyacı, məsələn hüquq departamenti və ya xarici tərəf (məsələn, avukat və ya vergi müfəttişi) tərəfindən tələb etməsinə əsaslanır. Verilərlə tez və asan şəkildə tapılması, təhlil edilməsi və verilərin təqdim edilməsi, xüsusən hüquqi münasibətlər, kontroller və ya daxili təhqiqatlar halları kimi hallarda, digər hallarda da vacib ola bilər. Bu cür bir e-Keşfiyyat prosesinin dəyəri təyin edildikdən sonra, prosesdə olan şəxslərin məlumatlar yaradılması üçün bu hadisə ilə əlaqədar olmalıdır. E-poçtalar halları nəzərə alındıqda, bu, şirkətin bütün e-poçtalarının diqqətli olaraq axtarılması tələb edir.

Kavramsal EDRM modeli, potensial bir eKeşfiyyat prosesi və komponentləri haqqında nəzəri baxış əldə etmək üçün kömək edə bilər. Modeldə özəl olaraq bir hissəsi izlənilə bilər və ya addımlar başqa ardıcıllıqla yerinə yetirilə bilər, lakin model hələ də müzakirə və analiz üçün faydalı əsas funksiyasını yerinə yetirir.

İş e-poçtaları nəzərə alınmaqda adətən e-Keşfiyyat prosesinə daxil olanlar kimlərdir?

Mənbə: www.pixabay.com, Alexas_Fotos

Əvvəlcədən, buna əlbəttə IT administratoru - e-poçta arxivləmə həlli nişanlaması və şirkətin hüquq departamenti və ya uyğunluq məsulisi kimi yetişkən şəxslərin məlumatları təhlil etməsi üçün təminat etmək üzrə məsul olan şəxsdir. Bu şəxslər daha sonra bu hallar üçün xüsusi olaraq verilmiş əlavə hüquqları istifadə edərək e-poçta arxivlərində tələb olunan məlumatlar üçün axtarış apararaq. Atanmış şəxslər xarici təhlilçilər (avukat, vergi müfəttişi və s.) kimi şirkət xaricindəki şəxsləri də əhatə edə bilər. və nadir deyil, şirkət idarəsi də prosesdə bir paydaş kimi daxil olacaq (məsələn, əsasən hüquqi münasibət halları zamanı).

İş e-poçtaları nəzərə alınmaqda, e-Keşfiyyat prosesi üçün e-poçta idarəetməsinin zorluğu nələrdir?

Bir e-Keşfiyyat prosesinin həyata keçirilməsi həmişə sürətli və asan məsələ deyil, aşağıdakı zorluqlar nəzərə alınmalıdır:

• Birinci zorluk - e-poçtaları axtarış üçün sərf olunan vaxt və fayda: Gərəkli bütün məzmunun sürətli şəkildə və çox sayda vaxt və fayda sərf etmədən tapılması təmin edilməlidir. Yüksək e-poçta həcmi halları zamanı, məlumatların tapılması və tapılmamasının müəyyən edilməsi əsasən çətin olur. Bu məqalənin ikinci hissəsində Scott Zane-nin alıntısını xatırlayın.
• İkinci zorluk - e-poçtaların bütövlik: E-poçtaların bütövliyi xüsusi şəkildə əhəmiyyət kəsb edir. Bir şirkət, zədələnmiş və ya manipulyasiya edilmiş e-poçtaların istifadə olunmadığından əmin olmalıdır və bunu göstərməlidir.
• Üçüncü zorluk - məlumat qorunması: Bir şirkət, üçüncü tərəflərin məlumatlara əlçatmaqdan qorunmasını təmin etməlidir. Tələb olunan sənədlər daxil olmaqla, kişiləşdirilmiş məlumatlar da məlumat qorunması kontekstində rol oynayır.

Profesional bir e-poçta arxivləmə həlli bu zorluqların üstündən necə keçə bilər?

İş e-poçtaları daxil olan bir e-Keşfiyyat prosesi kontekstində, e-poçta arxivləmə həlli MailStore Server-ın aşağıdakı xüsusiyyətləri kömək edə bilər:

Effektiv axtarış funksiyası:

• Bəzi e-poçta arxivlərində sürətli və sadə şəkildə axtarış edin
• E-poçta əlavələrində axtarış edin (məsələn, Office sənədləri, PDF faylları və s.)
• E-poçta müştərisinin adi qovluq sistemi yolu ilə bir arxivdə gezip keçin
• Sorgularınızı müxtəlif axtarış kriteriyaları istifadə edərək tənzimləyin
• Təkrarlanan sorgular üçün axtarış qovluqları yaradın
• Məlumatları analiz etmə seçimi: məsələn, hansı alıcılara neçə e-poçta göndərildi?

Əlçatma və hüquq idarəetməsi:

• Xarici təhlilçilərin e-Keşfiyyat prosesi zamanı arxivdə əlçatma və arxivdə axtarış etmək üçün xüsusi təhlilçi istifadəçisi

Uyğunluq xüsusiyyətləri:

• Bütün e-poçtaların bütövliyi (dəqiq məlumat həcmi də olsa)
• İdarəetmələrin müxtəlif e-poçta növünün arxivlənməsi dövrü üzərində tam idarəetmə imkanı
• İnteqrasiya edilmiş təhlil funksiyası yolu ilə dəyişikliklər və hadisələrin qeyd olunması
• Qanuni saxlama funksiyası: aktivləşdirildikdə bu funksiya məlumatların digər istifadəçilər tərəfindən silinməməsini təmin edir
• Xüsusi e-poçtaların silinməsi, məsələn, 17-cı maddəyə əsasən silinməsi tələb olunan şəxsi məlumatları əhatə edən e-poçtalar ("silinmə hüququ")
• Adi e-poçta formatlarında sürətli xarici ixrac funksiyası (PST, EML və MSG) İstehkak: xarici faylların (EML və ya MSG) qorunmasını təmin edir

Praktik nümunə: eKeşfiyyat prosesi

Mənbə: www.pixabay.com, athree23

Avukatınızın yasal bir münaqişə üçün müəyyən təchizatçının e-poçtalarını tapması və təhlil etməsi lazım olduğu halları hayal edin. Hesablarla əlaqədar olmayan bir vəzifədən e-poçta arxivinə əlçatmaq lazımdır. İdarəetmə, əlçatma tələbini təsdiq etmişdir.

Bu əlçatma prosesini asanlaşdırmak üçün MailStore Server-da vəzifədən atanan əlavə hüquqları verilir, yəni idarəetmə tərəfindən atanmış və daha sonra bir mərhələdən sonra ləğv edilə biləcək hüquqlar.

Avukat verilərlə əlçatarkən - ayrıca təhlilin bir hissəsi kimi - Qanuni saxlama xüsusiyyəti əsasən e-poçta arxivləmə həlli MailStore Server-da aktiv ediləcək. Qanuni saxlama aktiv edildikdə, başqa istifadəçi hüquqları və ya saxlama siyasətləri kimi necə təşkil edilmiş olarsa olsun, arxivdən heç bir e-poçta silinməyəcək. Bu faktor, e-Keşfiyyat prosesinin həyata keçirilməsinin səbəbi yasal bir münaqişə olsunsa xüsusi əhəmiyyət kəsb edir. Əlavə olaraq, avukatın əhəmiyyətli hadisələr və prosesləri təhlil jurnalında saxlanıb. Uyğunluq prinsiplərinə uyğun olaraq, şirkət təhlil jurnalında hansı proseslərin saxlanılması lazım olduğunu müəyyən edə bilər.

Avukat artıq mövcud olmayan vəzifədən arxivlənmiş poçtaları oxumaq üçün yalnız oxuna bilər və əlavə olaraq bunlara baxa bilər. Nümunə olaraq, BT idarəetmələrinin də e-delil təyini prosesində digər istifadəçilərin e-poçta arxivlərinə əlçatmaması vacibdir.

MailStore Server tərəfindən təqdim olunan sürətli və sadə axtarış funksiyası, Hesablarla əlaqədar olmayan vəzifədən e-poçta arxivlərinə asanlıqla baxmağa imkan verir. Axtarış funksiyası ayrıca heç bir məlumatın itirilməməsini təmin edir.

Əvvəlki qeyd olunan uyğunluq xüsusiyyətlərinə əlavə olaraq, başqa mühüm məsələ, tələb olunan məzmunun ən çox yayılmış poçta formatlarında (EML, MSG və PST) ixrac edilmesinə imkan verən ixrac funksiyasıdır. EML və ya MSG formatında ixrac edilən fayllara rəsmi imza verilə bilər, bu da