E-posta Arşivleme Hakkında 5 Yaygın Yanılgı
E-posta trafiğindeki istikrarlı büyüme, iş dünyasında uzun yıllardır sabit bir durum olmuştur ve bu nedenle, pek çok şirketin sürekli genişleyen bilgi kaynağı olan e-postayı korumayı ihmal etmesi daha da şaşırtıcıdır. Yine de, e-postalarda yer alan değerli bilgilerin güvenliğini sağlamak, e-posta arşivleme yazılımı ile hızlı, basit ve düşük maliyetle yapılabilir. Konuyla ilgili belirli bir cehalet nedeniyle, birçok ülkede yasalar gereği belirli e-posta türlerini saklamak zorunda olmalarına rağmen, şirketler hala e-posta arşivlemeye çok az önem veriyorlar. Bu nedenle, bu makalede, e-posta arşivlemeyle ilgili en yaygın beş yanılgıya ışık tutmak ve profesyonel bir e-posta arşivleme çözümünün bir şirket için e-posta verilerini yedeklemenin ötesinde yaratabileceği katma değeri açıklamak istiyoruz.
Yanılgı 1: Zaten yedekleme kullanıyorum – ek arşivleme yazılımına ihtiyacım yok.
Gerçek: Yedeklemeler, bilgilerin ve sistem verilerinin kopyalarını düzenli aralıklarla (örneğin her 24 saatte bir) depolar ve verileri genellikle yalnızca kısa ve orta zaman dilimleri için kaydeder. Veri yedeklemeleri, öncelikle kayıp olayından sonra önemli sistemleri ve dosyaları hızlı bir şekilde kurtarmayı amaçlayan bir Felaket Kurtarma aracıdır. Ancak, iki depolama noktası arasında kaybolan veriler kurtarılamaz ve veriler iki depolama döngüsü arasında değiştirilmiş olabilir.
Profesyonel bir e-posta arşivleme çözümüyle, dosya ekleri de dahil olmak üzere tüm e-postaların kopyaları, orijinaline sadık, kolayca geri alınabilir ve kalıcı olarak erişilebilir bir biçimde uzun yıllar güvenle saklanabilir. E-postaları arşive girdikten sonra kaybetmek veya değiştirmek imkansız olduğundan (arşivde günlük arşivleme ve şifreleme kullanırken), bir e-posta arşivleme çözümü, bir şirketin e-postalarda tutulan işle ilgili verilerin saklanmasını düzenleyen yasal ve düzenleyici gerekliliklere uymasına da yardımcı olabilir.
İdeal olarak, her iki çözümün de avantajlarından yararlanmak için e-posta arşivleme yazılımıyla birlikte bir yedekleme sistemi kullanılmalıdır. Yedeklemelerin e-posta arşivlemeden farkı ve her iki kavramdan nasıl yararlanabileceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz, lütfen konuyla ilgili blog makalemizi okuyun.
Yanılgı 2: Mevcut e-posta hizmetim, e-postaları profesyonel olarak arşivlemek için zaten yeterli seçenekler sunuyor.
Gerçek: Çoğu e-posta sağlayıcısının entegre arşivleme seçenekleri, genellikle profesyonel e-posta arşivleme yazılımı tarafından sunulan işlev ve özellik yelpazesiyle eşleşemez. Örneğin, yerel arşivleme seçenekleri nadiren kurcalamaya karşı korumalı bir arşivin oluşturulmasını destekler veya bir arşivin kullanılan e-posta platformundan bağımsız olarak yönetilmesine izin verir - güvenli bir e-posta arşivinin iki temel gereksinimi. Popüler e-posta sağlayıcıları Microsoft 365 ve Google Workspace için profesyonel bir e-posta arşivleme ortamı uygulamaya yönelik en iyi yaklaşım hakkındaki ücretsiz teknik incelemelerimizi okuyun.
Yanılgı 3: E-posta arşivleme pahalıdır ve BT ekibim için daha fazla çalışmaya neden olur.
Gerçek: Profesyonel bir e-posta arşivleme çözümü çalıştırmanın maliyeti, gereken gerçek kullanıcı lisansı sayısına göre ayarlandığından genellikle düşüktür. Ayrıca, profesyonel bir e-posta arşivi bir dizi avantaj sağlar ve ilk harcama hızla amorti edilir. Örneğin, güçlü "self servis" seçenekleri, bir e-posta arşivleme çözümünün, kullanıcıların bir BT yöneticisinden yardım istemek zorunda kalmadan gerekli e-postaları kendi başlarına aramasına olanak tanıyabileceği anlamına gelir. Hem kullanıcılar hem de yöneticiler, başka yerlerde iyi bir şekilde kullanılabilecek değerli zamandan tasarruf sağlar. "E-posta Arşivleme – BT Karar Vericileri için Genel Bakış" adlı teknik incelememizde e-posta arşivleme çözümünün avantajları hakkında her şeyi okuyun.
Yanılgı 4: E-posta arşivleme yalnızca endüstrinin sıkı bir şekilde düzenlenmiş sektörlerinde gereklidir.
Gerçek: Birçok ülkede, şirketlerin e-postalar ve ekleri de dahil olmak üzere iş açısından kritik verileri tanımlanmış gereksinimlere uygun olarak saklaması kanunen zorunludur. Özellikle finans, sağlık veya eğitim gibi düzenlemeye tabi sektörlerde, gereksinimler özellikle katı olabilir ve bu da bir e-posta arşivleme çözümünü gerekli kılar.
Ancak şirketiniz yasal arşivleme düzenlemelerine tabi olmasa bile, profesyonel arşivleme uyumluluğun çok ötesine geçen faydalar sunduğundan, bir e-posta arşivleme çözümü yine de önemlidir. E-postalar, katı bir yasal gereklilik olmasa bile koruma gerektiren büyük miktarda iş açısından kritik bilgi içerir. E-postalar, iş yazışmalarının yanı sıra teklifleri, sözleşmeleri, fatura ve satış verilerini ve hatta dahili iş akışları veya finansal veriler gibi sınıflandırılmış kurumsal verileri içerebilir. Bu bilgiler, olaydan yıllar sonra hala bir şirketle ilgili olabileceğinden, doğal olarak arşivlenmelidir. E-postaları bir arşivleme sistemine değiştirmek, e-posta sunucusunun yükünü hafifletirken, kullanıcılar posta arşivlerine kendileri erişebiliyorsa BT personelinin iş yükünü de azaltabilir. Ek olarak, kesintisiz bir geçmiş e-posta arşivi, cezai kovuşturmalarda veya şirket içi uyumluluk davalarında yardımcı olabilecek kanıtlar içerebilir. Faydaların listesi uzundur. "E-posta Arşivleme – BT Karar Vericileri için Genel Bir Bakış" adlı ücretsiz teknik incelememizde bilmeniz gereken her şeyi okuyun.
Yanılgı 5: E-posta arşivleme veri gizliliği ile uyumlu değildir.
Gerçek: Profesyonel bir e-posta arşivi, tüm e-postaların aslına uygun kopyalarını uzun yıllar boyunca güvenli bir şekilde sakladığından, eski e-posta içeriğini, uyumluluk denetimlerini, iş ve vergi denetimlerini ararken kurum içi araştırma ekiplerine kritik destek sağlayabilir ve hatta cezai kovuşturmalarda kullanılmak üzere kanıt üretebilir.
Bununla birlikte, bir süredir odak noktası dijital dünyada kişisel verilerin korunmasına (veri gizliliği) kaymıştır. GDPR'nin AB'de yürürlüğe girmesinden bu yana, veri gizliliği Avrupa dışındaki ülkelerde de artan ilginin odak noktası olmuştur. Kural olarak, gizlilik yasaları, bu veriler belirli, önceden beyan edilmiş bir amaç için kullanılmadıkça, genellikle e-postalarda bulunan kişisel verilerin uzun süreli saklanmasını yasaklar.
Ancak, e-posta arşivleme ve veri gizliliği kesinlikle uzlaştırılabilir. Profesyonel bir e-posta arşivleme çözümü, maksimum yasal saklama süresine ulaşıldığında e-postaları posta kutularından ve arşivlerden silmek için önceden tanımlanabilen saklama ilkelerini ve silme kurallarını kullanabilir. Bu nedenle, bir e-posta arşivinin faydaları, geçerli veri gizliliği mevzuatını ihlal etme korkusu olmadan kullanılabilir.
Bu konu ile ilgili detaylı bilgiye buradan ulaşabilirsiniz.
Özetle - e-posta arşivleme bir zorunluluktur.
E-posta arşivleme ile ilgili kurumsal yanılgılar, konunun yeterince ilgi görmediği anlamına gelir. Yine de e-posta arşivleme, işle ilgili bilgi ve belgelerin depolanması ve veri gizliliği yasalarına uyulması söz konusu olduğunda çok önemli bir rol oynar. Sonuç olarak, e-posta, özellikle iş dünyasında 1 numaralı iletişim kanalıdır ve öyle kalacaktır.
Şirketler, uyumluluk gereksinimlerini karşılamaya yardımcı olmanın yanı sıra, profesyonel bir e-posta arşivleme çözümü kullanırken başka şekillerde de fayda sağlar. "E-posta Arşivleme – BT Karar Vericileri için Genel Bir Bakış" blogumuzda bilmeniz gereken her şeyi öğrenin veya "E-posta Arşivleme Kılavuzu" adlı ücretsiz teknik incelememizi indirin.
Veya e-posta arşivleme çözümümüzü test etmek istiyorsanız, hemen şimdi ücretsiz 30 günlük deneme sürümümüzü indirin ve profesyonel e-posta arşivlemenin sağlayacağı avantajlara kendinizi ikna edin.
Kaynak: E-posta Arşivleme Hakkında 5 Yaygın Yanılgı - MailStore