5 Ən Çox Yayılan Email Arxivlemə Yanıllığına Dair Məlumat

Yanılgı 1: Artıq yedekləmədən istifadə edirəm – ek arxiv proqramına ehtiyacım yoxdur.

Əsas: Yedekləmələr, məlumatların və sistem məlumatlarının nüsxələrini dövri aralıqlarla (məsələn, 24 saatda bir) saxlayır və məlumatları əsasən qısa və orta müddət üçün qeyd edir. Məlumat yedekləməsi, əsasən itki hadisəsi ardından əhəmiyyətli sistemləri və faylları tez bir şəkildə əlavə etməyə yönəlmiş bir [Fəlakət Bərpa] (https://www.mailstore.com/en/blog/email-archiving-cyber-resilience/) alətidir. Lakin, iki saxlama nöqtəsi arasında itirilmiş məlumatlar əldə edilə bilməz və məlumatlar iki saxlama dövrləri arasında dəyişib olabilir.

Profesional bir e-poçt arxivləmə həllinin köməkliyi ilə, fayl əlavələri daxil olmaqla bütün e-poçtların nüsxələri, orijinalına qədər sadəcə, əsaslı geri alına bilən və uzun illər ərzində daimi şəkildə əlçatdırıla bilən bir şəkildə güvenli saxlanılabilir. E-poçtları arxivdə daxil etdikdən sonra itirmək və ya dəyişmək mümkün olmadığından (arxivdə [gündəlik arxivləmə] (https://www.mailstore.com/en/blog/journaling-vs-mailbox-archiving/) və şifrələmədən istifadə edərkən), e-poçt arxivləmə həllinin, şirkətin e-poçtlarda saxlanılan işdən əlavə məlumatların saxlanılması ilə bağlı qanun və tənzimləmə nəzərdə tutulan tələblərini də qәbul etməsinə kömək edə bilər.

İdeal olaraq, hər iki həllin faydalarından istifadə etmək üçün e-poçt arxivləmə proqramı ilə birlikdə yedekləmə sistemi istifadə edilməlidir. Yedekləmələrin e-poçt arxivləmədən fərqləndiyi və hər iki anlayışdan necə faydalanıla biləcəyini daha dəqiq öyrənmək istəsənz, lütfən məqalə ilə [blogumuzda] (https://www.mailstore.com/en/blog/email-archiving-vs-backup/) ətrafında məlumat əldə edin.

Yanılgı 2: Hazır e-poçt xidmətim, e-poçtları profesyonallıq şəkildə arxivləmək üçün zaten kifayət qədər seçimlər təqdim edir.

Əsas: Əksər e-poçt təchizatçılarının inteqrasiya edilmiş arxivləmə seçimləri, əsasən profesional e-poçt arxivləmə proqramı tərəfindən təqdim olunan funksiya və xüsusiyyət yelpazəsi ilə eyni olmayır. Məsələn, yerli arxivləmə seçimləri nadir hallarda qorunmuş bir arxivin yaradılmasını dəstəkləyə bilər və ya bir arxivin istifadə edilən e-poçt platformundan asılı olmayaraq idarə edilməsinə icazə vermir - güvenli bir e-poçt arxivinin iki əsas tələbi. Microsoft 365 və Google Workspace üçün mütəxəssüs e-poçt arxivləmə ortasının tətbiq edilməsi üçün ən yaxşı yanaşma haqqında [təhlilimizi] (https://landing.mailstore.com/benefits-of-third-party-email-archiving) oxuyun.

Yanılgı 3: E-poçt arxivləmə pahalıdır və BT ekibim üçün daha çox işdən asılı olur.

Əsas: Profesional bir e-poçt arxivləmə həllini işlətmənin xərci, tələb olunan həqiqi istifadəçi lisansı sayısına görə təyin edildiyindən ümumiyyətlə aşağıdır. Əlavə olaraq, mütəxəssüs bir e-poçt arxivləri bir çox əlavələr təqdim edir və ilk xərc tezliklə amorti edilir. Məsələn, qüvvətli "self servis" seçimləri, e-poçt arxivləmə həllinin, istifadəçilərin BT idarəsi məşğul olmasa da e-poçt arxivləməsinin tələb olunan məktublarını özü tapa biləcəyi demək olur. Həm istifadəçilər həm də idarə edənlər, başqa yerlərdə yaxşı şəkildə istifadə edilə bilən qiymətli vaxtdan qazanır. "[E-poçt arxivləmə - IT Qərar Vericiləri üçün Ümumi Baxış]" adlı texniki təhlilimizdə e-poçt arxivləmə həllinin faydaları haqqında hər şeyi oxuyun.

Yanılgı 4: E-poçt arxivləmə yalnızca endüstrinin sıx tənzimlənmiş sektorlarında zəruridir.

Əsas: Çox sayda ölkədə, şirkətlərin iş üçün kritik məlumatlar, e-poçtlar və əlavələri daxil olmaqla, təyin edilmiş tələblərə uyğun olaraq saxlanması qanunla tələb olunur. Xüsusilə, maliyyə, tibb və təhsil kimi tənzimlənmiş sektorlarda, tələblər xüsusilə qısa ola bilər və bu da e-poçt arxivləmə həllinin zəruriliyini təmin edir.

Lakin şirkətiniz qanun boyunca arxivləmə tənzimləmələrinə məruz qalmasa da, mütəxəssüs arxivləmə uyğunluğunun çox ötüşdən faydaları var, buna görə e-poçt arxivləmə həllinin əhəmiyyətli olur. E-poçtlar, tənzimləmə əlavəsi olmasa da, qorunması lazımlı olan böyük miqdarda iş üçün kritik məlumatları ehtiva edə bilər. E-poçtlar, iş yazışmaları yanı sıra təklifləri, müqavilələri, faydalı və satıcılıq məlumatlarını və hətta daxili iş prosesləri və ya maliyyə məlumatları kimi sinifləndirilmiş korporativ məlumatları də ehtiva edə bilər. Bu məlumatlar, hadisədən ildən sonra hələ də şirkət ilə əlaqəli ola bilər, buna görə də arxivlənməlidir. E-poçtları bir arxivləmə sisteminə keçirmək, e-poçt serverinin yükünü azaltarkən, istifadəçilərin e-poçt arxivlərində özü əlçatdırıla bilərsə, IT personelinin iş yükünü də azaltabilir. Əlavə olaraq, kəsilməz ən qədim e-poçt arxivləri, hukuki kovuşturmalarda və ya şirkət daxili uyğunluq məhkəmələrində qeyd edilə bilən süni dəlillər ehtiva edə bilər. Faydaların siyahısı uzundur. "[E-poçt arxivləmə - IT Qərar Vericiləri üçün Ümumi Baxış]" adlı pulsuz texniki təhlilimizdə bilmeniz üçün hər şeyi oxuyun.

Yanılgı 5: E-poçt arxivləmə veri gizliliyi ilə uyğun deyil.

Əsas: Mütəxəssüs bir e-poçt arxivləri, uzun illər ərzində e-poçtların orijinalı kimi nüsxələrini təhlükəsiz şəkildə saxladığından, qaydaların tənzimlənməsi testləri, iş və vergi kontrolleri zamanı daxili tədqiqat ekiblərinə kritik dəstək təqdim edə bilər və hətta hukuki kovuşturmalarda isbat yaradıla bilər.

Buna baxmayaraq, uzun müddət ərzində diqqət nöqtəsi rəqəmsal dünyada şəxsi məlumatların qorunmasına (veri gizliliyinə) çevrildi. [GDPR-nin] (https://gdpr.eu/) AB-də tətbiq olunmasından sonra, veri gizliliyi Avropa xaricində də artan maraqların nöqtəsi oldu. Əsas qayda, bu məlumatlar müəyyən, öncədən elan edilmiş bir məqsəd üçün istifadə olunmadıkca, əsasən e-poçtlarda olan şəxsi məlumatların uzun müddət saxlanılması qadağandır.

Lakin, e-poçt arxivləməsi və veri gizliliyi mutləq uzlaşdırıla bilər. Mütəxəssüs bir e-poçt arxivləmə həllinin, maksimum qanunvari saxlama müddətinə çatanda e-poçtları poçt qutularından və arxivlərdən silmək üçün əvvəlcədən təyin olunmuş saxlama prinsipləri və silmə qaydaları istifadə edə bilər. Bu səbəbdən, e-poçt arxivinin faydaları, mövcud veri gizliliyi qanunlarına zidd olan korku olmadan istifadə edilə bilər.

[Bu mövzu haqqında ətraflı məlumat buradan əldə edin.] (https://www.mailstore.com/en/blog/2019/07/17/business-email-and-regulatory-compliance-what-you-need-to-know/)

Xülasə - e-poçt arxivləmə zoruniluktur.

E-poçt arxivləmə ilə bağlı korporativ yanılgılar, məsələnin kifayət qədər diqqət almadığını nəzərdə tutur. Lakin, e-poçt arxivləməsi, işdən əlavə məlumat və dokumantların saxlanılması və veri gizliliyi qanunlarına uyğunluğu nəzərə alındığında çox əhəmiyyətli rol oynayır. Nəticədə, e-poçt, xüsusilə iş sahəsində [1 nömrəli əlaqə kanalıdır və bundan sonra də] (https://www.statista.com/statistics/456500/daily-number-of-e-mails-worldwide/) də qalacaq.

Şirkətlər, uyğunluk tələblərini ödəməyə kömək etməklə yanaşı, mütəxəssüs bir e-poçt arxivləmə həllindən başqa formada da faydalanırlar. "[E-poçt arxivləmə - IT Qərar Vericiləri üçün Ümumi Baxış]" blogumuzda bilmeniz üçün hər şeyi öyrənin və ya "[E-poçt arxivləmə Qidəsi]" (https://www.mailstore.com/en/lp-whitepaper-guide-to-email-archiving/) adlı pulsuz texniki təhlilimizi endirin.

Və ya e-poçt arxivləmə həllimizi test etmək istəsənz, [hazırda pulsuz 30 günlik deneme versiyasını endirin] (https://www.mailstore.com/en/products/mailstore-server/mailstore-server-trial-download/) və mütəxəssüs e-poçt arxivləməsinin təqdim etdiyi faydalarla tanış olun.

Mənbə: [E-poçt arxivləmə haqqında 5 Yaygın Yanılgı - MailStore] (https://www.mailstore.com/en/blog/misconceptions-email-archiving/)