E-posta Arşivleme Hukuk Sektörü İçin Neden Önemlidir?

E-postalar, her büyüklükteki ve segmentteki işletmeler için tartışmasız en değerli bilgi varlığı olmaya devam ediyor. Hızlı dijitalleşme ve pandeminin zorunlu kıldığı uzaktan çalışmaya geçişin ortasında, e-posta hacimleri hızla arttı - Statista, 2020'de 306,4 milyardan 2025 yılına kadar 376,4 milyardan fazla günlük e-postanın gönderileceğini tahmin ediyor.

Bu artan bilgi seli ve gelen kutusu aşırı yüklenmesi, e-posta arşivlemenin (bir bireye giden/gelen tüm e-postaları koruma ve aranabilir hale getirme eylemi) kuruluşlar için önemli bir husus haline geldiği anlamına geliyor. Aslında IMARC, e-postanın büyük rol oynadığı küresel kurumsal bilgi arşivleme pazarının 2021 itibariyle 6,51 milyar dolar değerinde olduğunu ve altı yılda %14'ün üzerinde bir artışla 2027 yılına kadar 14,91 milyar dolara ulaşmasının beklendiğini belirtiyor.

Hukuk Sektöründe E-posta Yönetimi

E-postalar çoğu için temel iletişim aracı ve gerçek iş kanıtı olsa da, hukuk uzmanları da dahil olmak üzere birçok kuruluş, varsayılan depo sistemi olarak genellikle geleneksel posta sunucularına başvurur. Bununla birlikte, işle ilgili e-postaların neredeyse her zaman kişisel veriler ve hatta çoğu zaman hassas bilgiler içermesiyle, veri gizliliği uyumluluğu sorunu hızla başını kaldırıyor ve genellikle saklama yükümlülükleriyle potansiyel bir çatışma olarak algılanıyor. E-postaları yalnızca Outlook veya Gmail'de depolamak, hem veri gizliliği düzenlemelerine hem de özellikle yüksek düzeyde düzenlenmiş sektörlere uygulanan kurallara uymak için genellikle yeterli değildir. Buna ek olarak, birçok ülke, işletmelerin vergi denetimi ve diğer soruşturma amaçları için elektronik verileri depolamasını zorunlu kılarak bağımsız e-posta arşivleme ve e-posta veri yönetişim stratejisine olan ihtiyacı artırmaktadır. Buna ek olarak, e-posta arşivleme, bir şirketin gelecekte yasal haklarını savunmaya da yardımcı olur ve önemli anlaşmalar, beyanlar ve sözleşmeler için kanıt tutar.

Kişisel verilerin bilgilendirilmesi ve işlenmesi konusunda dünya çapında çeşitli hükümetler tarafından uygulanan düzenleyici standartlar farklılık gösterdiğinden, e-posta arşivleme konusu, kişisel verilerin yönetim organları genelinde çeşitli yasalara uygun olarak yasal olarak işlenmesini sağlamak için artık birçok işletmenin merkezinde yer almaktadır.

Hukuk uzmanları için, ister müşterileri adına savunuculuk yapıyor olsunlar, ister kuruluşlar için politikalar tasarlamaya yardımcı oluyor olsunlar, yasal e-posta arşivlemeyi yasalarla tanımlayan birkaç altı çizili ilkeyi anlamak çok önemlidir.

Bu kurallar karmaşık olabilir ve müşteriye göre değişebilir, veri saklama politikaları genellikle belirli sektör gereksinimlerine tabidir - özellikle sağlık veya finansal hizmet sektörlerinde. Şirketlerin, saklama gereksinimlerine uymak için bir strateji çizerken veri gizliliği yasalarını da hesaba katması gerekir*. *Bu yazıda, hukuk uzmanlarını müvekkillerinin e-posta arşivleme politikalarını savunmak veya taslak haline getirmek için ihtiyaç duydukları ilk bilgilerle donatmak için düzenlemeler hakkında bazı temel bilgileri paylaşacağız.

Ortak Politikalar ve Düzenlemeler

Hukukçular, işletmeler için e-posta saklama politikaları tasarlarken, özellikle GDPR'nin 5. maddesine göre kişisel verilerin işlenmesine ilişkin genel ilkelere ve GDPR'nin 17. maddesinde belirtildiği gibi silme hakkı gibi veri sahiplerinin haklarına dayalı olarak AB'nin veri gizliliği politikaları ve düzenlemeleri tarafından zorunlu kılınan faktörlerin farkında olmalıdır. AB GDPR, Brexit nedeniyle Birleşik Krallık'ta artık geçerli olmasa da, Birleşik Krallık GDPR çok benzerdir.

Madde 17'ye göre, şirketlerin kişisel verilerini tuttuğu kişiler, belirli koşullar altında silinmesini talep etme hakkına sahiptir ve işletmeler buna uymakla yükümlüdür. Otomatik silme kuralları, şirketlerin bu ilkelerden bazılarına uymasına yardımcı olabilir, ancak mevzuatın zorunlu kıldığı farklı veri saklama sürelerini göz önünde bulundurmalıdır. E-posta arşivleme çözümleri, arama işlevini kullanarak ilgili e-postaların belirlenmesine yardımcı olabilir ve gerekirse yasal silme belgelerinin bir kaydı olarak bir denetim izi veya günlük sağlayabilir.

Bir e-posta arşivleme çözümü, otomatik silme kuralları, şifreleme, erişim sınırlaması ve denetim günlükleri gibi özellikleri kullanarak kişisel verilerin işlenmesine ilişkin genel ilkeleri özetleyen GDPR'nin 5. maddesine uyulmasına da yardımcı olabilir. Bu ilkeler, bütünlük ve gizliliğin sağlanmasını, hesap verebilirliği, amaç sınırlamasını ve veri minimizasyonunu içerir - örneğin, e-postanın ilk amacına ulaşıldıktan sonra otomatik olarak silinmesini sağlayarak.

Bununla birlikte, büyük kuruluşlar için, belirli durumlar veya ülkeler için belirlenmemiş veri düzenlemelerini küresel olarak veya departmanlar arasında kapsamlı bir şekilde uygulamanın yeterli olmayabileceğini göz önünde bulundurmak önemlidir. Örneğin, Almanya'da, iş başvurularıyla ilgili e-postalar ve diğer belgelerle ilgili olarak, yaklaşık üç ila altı aylık bir maksimum saklama süresinden sonra kalıcı olarak silinmesi gereken belirli gereksinimler vardır.

Sonuç olarak, GDPR'nin rolü, AB'de ikamet edenlerin kişisel verilerinin nasıl toplanacağına ve saklanacağına veya başka bir şekilde işleneceğine karar verme haklarını belirlemek ve toplanma amacı için yasal ve güvenli bir şekilde kullanılmasını sağlamaktır.

Bazı kuruluşlar bu yasaya tam olarak uyarken ve verilerin gizliliğini korumak ve sağlamak için yasal süreçler yürürlükte olsa da, birçok işletme BT sistemlerinden geçen e-postaları arşivleyecek ve kurcalamaya karşı korumalı denetim sağlayacak mekanizmalardan yoksundur. Bu, özellikle AB ve Birleşik Krallık işletmelerinin müşterilerinin, gereksiz gecikme olmaksızın ve ilk talepte bulunduktan sonraki bir ay içinde e-postalara erişim talep etmek de dahil olmak üzere veri sahibi haklarını kullanma hakkına sahip olabileceği düşünüldüğünde önemlidir.

Kuruluşlar, GDPR'ye uymadıkları için ağır para cezaları alabilirler - bu, tüm e-postaların güvenli ve uygun bir şekilde saklanması ve gerekirse orijinal formatlarda kolayca erişilebilir olması gerektiği anlamına gelir. Para cezaları 20 milyon Euro'ya kadar veya yıllık küresel cironun %4'üne kadar (hangisi daha yüksekse) olabilir. Aslında, bu Şubat ayı itibariyle, GDPR cezalarının toplam tutarı şu anda 1,6 milyar Euro'ya yakındır ve şimdiye kadarki en yüksek para cezası 746 milyon Euro'dur - Amazon'a genel veri gizliliği ilkelerine uymadığı için uygulanır.

Bu nedenle, tüm hukuk firmalarının, en son veri koruma düzenlemelerine uyduklarından emin olmak için hem kendileri hem de müşterileri için elektronik iletişim ortamını nasıl yönettiklerini ve arşivlediklerini yakından takip etmeleri gerektiği açıktır.

Saklama ve Uyumluluğun Tanımlanması

E-posta saklama gereksiniminin sektöre, ülkeye ve hatta muhtemelen şirkete göre değişebileceği göz önüne alındığında, avukatların ve uyum görevlilerinin e-postaların geçerli yasal ve ticari gerekliliklere uygun arşivlerde saklanmasını sağlamaları ve aynı zamanda kötü niyetli aktörler veya çalışan hataları veya diğer nedenlerle silinmeye veya yetkisiz erişime karşı korunmalarını sağlamaları genellikle önemlidir.

Hukuk firmalarının, belirli sektörler için veri saklama politikalarıyla örtüşen kuralları hesaba katması gerekir. Örneğin, sağlık, finans, sigorta ve yatırım veya ilaç şirketleri için farklılık gösteren düzenleyici saklama yükümlülükleri olabilir. Buna ek olarak, hukuk firmalarının kendileri, baro kurallarına veya diğer düzenlemelere göre müvekkilleri ve davaları hakkında belirli bir süre kayıt tutmakla yükümlü olabilir.

Veri depolama ve yönetim sistemleri söz konusu olduğunda bu büyük bir zorluk olabilir. Siber saldırılar, veri kaybı ve veri gizliliği durumlarında verilerin en doğru haliyle güvence altına alınması ve iş sürekliliğinin sağlanması gerektiği göz önüne alındığında, e-posta arşivleme çözümleri hukukçular için çok önemlidir.

Yasal işletmeler, ülke ve sektör yönergelerine bağlı olarak uygun saklama sürelerine uymak, aynı zamanda uyumlu kalmak ve veri gizliliği ve güvenliği düzenlemeleriyle çakışmaktan kaçınmak için bu çözümlere ihtiyaç duyar. Ancak o zaman bilgi akışını izleyebilecek, görev açısından kritik verilerin kullanılabilirliğini sağlayabilecek ve zamanla ölçeklenebilir güvenilir bir bilgi yönetimi stratejisi benimseyebileceklerdir.

Bu makale ilk olarak https://www.legal-brief.co.uk/features-analysis/email-archiving-and-the-legal-sector/'de yayınlandı.

Kaynak: E-posta arşivleme hukuk sektörü için neden önemlidir? (mailstore.com)