البريد الإلكتروني كأصل معلوماتي ثمين

لا يزال البريد الإلكتروني أصلًا معلوماتيًا لا يُستهان به للشركات من أي حجم أو قطاع. في أوج التحول السريع إلى العمل عن بعد الذي فرضه وباء كوفيد-19 وزيادة التحول الرقمي، زادت حجم البريد الإلكتروني بسرعة - توقع Statista أن يتم إرسال أكثر من 376.4 مليار بريد إلكتروني يوميًا بحلول عام 2025، مقارنة بـ 306.4 مليار في عام 2020.

هذا تدفق معلوماتي المتزايد وزيادة امتلاء البريد الوارد يعني أن تأمين البريد الإلكتروني (عملية حفظ جميع الرسائل المرسلة والمستقبلة إلى شخص معين بطريقة قابلة للبحث) أصبح أمرًا بالغ الأهمية للمؤسسات. ففي الواقع، أشارت IMARC إلى أن سوق تخزين المعلومات المؤسسية العالمية، حيث يلعب البريد الإلكتروني دورًا رئيسيًا، بلغت قيمته 6.51 مليار دولار أمريكي في عام 2021، ومن المتوقع أن تصل إلى 14.91 مليار دولار أمريكي بحلول عام 2027 مع زيادة تزيد على 14%.

إدارة البريد الإلكتروني في قطاع القانون

على الرغم من أن البريد الإلكتروني يُعد وسيلة اتصال أساسية ودليلًا على العمل الفعلي، إلا أن العديد من المؤسسات - بما في ذلك محامو قانون - تلجأ عادةً إلى خوادم البريد التقليدية كنظام تخزين افتراضي. ومع ذلك، ينشأ سؤال حول ملاءمة الامتثال لقوانين سرية البيانات بسرعة، نظرًا لأن الرسائل الإلكترونية المرتبطة بالعمل تكاد دائمًا تحتوي على بيانات شخصية وفي بعض الأحيان بيانات حساسة، مما يشكل غالبًا تعارضًا مع متطلبات تخزين البيانات.

إن حفظ الرسائل الإلكترونية فقط في Outlook أو Gmail لا يكفي عادةً للامتثال لقوانين سرية البيانات والقواعد المطبقة بشكل خاص في القطاعات ذات التنظيم العالي. إلى جانب ذلك، تفرض العديد من الدول على الشركات تخزين البيانات الإلكترونية للاستخدام في التحقيقات الضريبية وغيرها من الأغراض، مما يزيد من الحاجة إلى استراتيجية مستقلة لإدارة تخزين البريد الإلكتروني والتوثيق. بالإضافة إلى ذلك، يساعد تأمين البريد الإلكتروني الشركات على دفاعها عن حقوقها القانونية في المستقبل، ويكافئ توثيقًا مهمًا مثل العقود والبيانات والتزامات.

بما أن معايير التنظيم العالمي المختلفة في مجال إعلام وتشغيل البيانات الشخصية تختلف بين الحكومات العالمية، فإن تخزين البريد الإلكتروني أصبح الآن في مركز اهتمام العديد من الشركات لضمان معالجة البيانات الشخصية وفقًا للقوانين المختلفة.

للمحامين، سواء كانوا يدافعون عن العملاء أو يساعدون الشركات في تصميم السياسات، من المهم جدًا فهم بعض المبادئ الأساسية التي تحدد التأمين القانوني للبريد الإلكتروني.

يمكن أن تكون هذه القواعد معقدة وتختلف حسب العميل، وقد تتأثر سياسات تخزين البيانات بمتطلبات قطاع معين - خاصة في قطاعات الصحة أو الخدمات المالية. عند وضع استراتيجية لضمان الامتثال لاحتياجات تخزين البيانات، يجب على الشركات أيضًا أخذ قوانين سرية البيانات في الاعتبار. في هذا المقال، سنشارك بعض المعلومات الأساسية التي يحتاجها المحامون لمساعدتهم على دفاعهم أو تشكيل سياسات تأمين البريد الإلكتروني للعملاء.

السياسات واللوائح المشتركة

عند تصميم سياسات تخزين البريد الإلكتروني للمؤسسات، يجب على المحامين أن يكونوا على دراية بالعوامل التي تُلزمهم بها لوائح الخصوصية والتنظيم الأوروبي، خصوصًا المواد 5 و17 من GDPR. GDPR، على الرغم من أنه لم يعد ساري المفعول في المملكة المتحدة بسبب خروج بريطانيا من الاتحاد الأوروبي، إلا أن قانون GDPR في المملكة المتحدة يشبهه كثيرًا.

بحسب المادة 17، فإن الأشخاص الذين يخضعون للتخزين لديهم الحق في طلب حذف البيانات الشخصية تحت ظروف معينة، ويجب على الشركات الامتثال لذلك. يمكن أن تساعد قواعد الحذف التلقائي الشركات في الامتثال لبعض هذه المبادئ، ولكن يجب أخذ فترات تخزين البيانات المختلفة التي تفرضها التشريعات في الاعتبار. يمكن أن تساعد حلول تخزين البريد الإلكتروني في تحديد الرسائل ذات الصلة من خلال وظائف البحث، ويمكن أن توفر سجلًا مراقبة أو يوميات تحقق كتسجيل لمستندات الحذف القانونية عند الحاجة.

يمكن أن تساعد حلول تخزين البريد الإلكتروني أيضًا في الامتثال لمبادئ المادة 5 من GDPR، التي تشمل الحفاظ على سلامة البيانات والسرية، والمساءلة، وقيود الهدف، وتقليل البيانات - على سبيل المثال، من خلال الحذف التلقائي بعد تحقيق الغرض الأساسي للبريد الإلكتروني.

مع ذلك، يجب أخذ في الاعتبار أن تطبيق لوائح البيانات غير المحددة لبعض الظروف أو البلدان قد لا يكون كافيًا بشكل عام أو بين الأقسام في الشركات الكبيرة. على سبيل المثال، في ألمانيا، هناك متطلبات معينة لحذف دائم للرسائل الإلكترونية المتعلقة بالتوظيف وغيرها من الوثائق بعد فترة تخزين تصل إلى 3 إلى 6 أشهر تقريبًا.

بشكل عام، يحدد دور GDPR حقوق الأشخاص المقيمين في الاتحاد الأوروبي في قرارات جمع البيانات وتخزينها أو معالجتها بطريقة قانونية وأمنة، مما يضمن استخدام البيانات لغرض جمعها.

بينما تلتزم بعض الشركات تمامًا بهذا القانون، وتتبع إجراءات قانونية لضمان سرية البيانات، فإن العديد من الشركات تفتقر إلى آليات التأمين والحماية من الاستغلال غير المصرح به في أنظمة معلوماتها. هذا مهم بشكل خاص نظرًا لحقوق المستخدمين في الوصول إلى البريد الإلكتروني، بما في ذلك طلب الوصول دون تأخير أو خلال شهر من الطلب الأول.

يمكن أن تغرم الشركات عن عدم الامتثال لـ GDPR - وهذا يعني أنه يجب تخزين جميع الرسائل بشكل آمن ومستندًا إلى متطلبات مناسبة، ويمكن الوصول إليها بسهولة في التنسيقات الأصلية إذا لزم الأمر. يمكن أن تصل الغرامات إلى 20 مليون يورو أو 4% من المبيعات العالمية السنوية (أيضاً ما هو أعلى). فعلى سبيل المثال، في هذا الشهر، بلغ إجمالي الغرامات بموجب GDPR حوالى 1.6 مليار يورو، وتمثل أعلى غرامة حتى الآن 746 مليون يورو، تفرض على Amazon لعدم الامتثال مع مبادئ الخصوصية العامة.

لذلك، من الواضح أنه يجب على جميع شركات المحاماة أن تتابع عن كثب كيفية إدارة وتخزين البريد الإلكتروني، سواء لصالحها أم لصالح عملائها، للتأكد من أنهم يلتزمون بأحدث لوائح حماية البيانات.

تحديد فترة الاحتفاظ والامتثال

باعتبارها متطلبات تختلف حسب القطاع أو الدولة وحتى الشركة، من المهم بشكل خاص أن يضمن المحامون والمسؤولين عن الامتثال حفظ البريد الإلكتروني في ملفات محفوظة وفقًا للمتطلبات القانونية والتجارية السارية، ويضمن أيضًا حماية البيانات من الحذف أو الوصول غير المصرح به بسبب أفعال سيئة أو أخطاء الموظفين أو أسباب أخرى.

يجب على شركات المحاماة أن تأخذ في الاعتبار قواعد تخزين البيانات التي تنطبق على قطاع معين. فعلى سبيل المثال، قد تختلف متطلبات التخزين التنظيمية بين قطاعات الصحة والمالية والتأمين أو الصيدلة. بالإضافة إلى ذلك، قد تكون شركات المحاماة ملزمة بتسجيل معلومات معينة عن العملاء أو القضايا لفترة زمنية محددة وفقًا لقوانين المحاماة أو تنظيمات أخرى.

يمثل هذا تحديًا كبيرًا في أنظمة تخزين البيانات وإدارتها. نظرًا لضرورة حماية البيانات بدقة من هجمات سiber، وفقدان البيانات، وحالات سرية البيانات، فإن حلول تخزين البريد الإلكتروني تصبح مهمة للغاية للمحامين.

تتطلب الشركات القانونية الامتثال لفترات تخزين مناسبة وفقًا لقواعد الدولة والقطاع، كما أنها تسعى أيضًا للحفاظ على الامتثال وتجنب الاصطدام مع لوائح الخصوصية والأمن. ومع ذلك، فإن هذه الحلول تمكنهم من اتباع استراتيجية إدارة المعلومات الموثوقة قابلة للتوسع، وتوفير كفاءة في متابعة تدفق المعلومات وضمان استخدام البيانات الحيوية من ناحية المهام.

تم نشر هذا المقال لأول مرة في https://www.legal-brief.co.uk/features-analysis/email-archiving-and-the-legal-sector/.

المصدر: لماذا يهم تأمين البريد الإلكتروني في قطاع القانون؟ (mailstore.com)