ما هو أرشفة البريد الإلكتروني؟
البريد الإلكتروني أحد أدوات الاتصال العالمية الأكثر أهمية. ومع ذلك، حتى مع مواجهتنا باستمرار بحجم بريد إلكتروني متزايد، فإن المعلومات المرسلة عبر البريد الإلكتروني لا تُخزّن عادةً في أي مكان آخر، بل تبقى فقط في صندوق بريد المستخدمين. بالإضافة إلى ذلك، تواجه الشركات في جميع أنحاء العالم متطلبات مزيد من المطابقة (مثل HIPAA وFERPA في الولايات المتحدة، أو GoBD في ألمانيا). يتساءل العديد من مديري الشركات الصغيرة والمتوسطة عن كيفية تجاوز هذه التحديات من خلال أرشفة البريد الإلكتروني، وما الذي يجب أرشيفه بالضبط. ما المقصود فعليًا بمصطلح "أرشفة البريد الإلكتروني"؟ وما المزايا التي يمكن أن توفرها لك؟
صعوبة إدارة البريد الإلكتروني
ما هو تخزين البريد الإلكتروني؟
في عام 2017، تم إرسال وتقديم 2017 مليار بريد إلكتروني يوميًا حول العالم. ومن المتوقع أن تستمر هذه الأرقام في الارتفاع. ليس من المستغرب أن يكون البريد الإلكتروني بديلاً مفضلاً لوسائل الاتصال الأخرى مثل البريد أو الفاكس. أصبحت معاملات البيانات عبر البريد الإلكتروني ضرورية للكثير من الشركات. تُرسل كميات هائلة من المعلومات يوميًا حول العالم، ومن ضمنها الفواتير والاتفاقيات والمعلومات المتعلقة بالمعاملات. يتحمل كل مستخدم البريد الإلكتروني مسؤولية محتوى البيانات ومعالجتها، مثل الموظف في شركة ما. وبالتالي، يمكن لتخزين البريد الإلكتروني أن يساعد في معالجة وتنظيم البريد الإلكتروني بطريقة منهجية. يمكن تخزين الرسائل الإلكترونية لفترات طويلة باستخدام تخزين البريد الإلكتروني. يهدف تخزين البريد الإلكتروني بشكل أساسي إلى توثيق البيانات ومنع فقدانها. في الوقت نفسه، يتم تخزين الرسائل الإلكترونية بأمان مع الحفاظ على محتواها. وإذا لزم الأمر، يمكن استعادة الرسائل الإلكترونية أيضًا، ومن ثم لا يُفقد المحتوى المهم. تجدر الإشارة إلى مبدأ مهم، وهو أن الهدف الرئيسي من التخزين هو استمرار توفر البيانات لفترة أطول وإتاحتها. يجب أن يكون تخزين البريد الإلكتروني جزءًا هامًا من استراتيجية أمن المعلومات.
نظرة سريعة على تطور تخزين البريد الإلكتروني
بينما تقرأ هذا المقال، فإن صندوق الوارد الخاص بك مليء باستمرار. لكن هذا لم يكن دائمًا كذلك. مع مرور الوقت، نما حجم البريد الإلكتروني وتطور تخزين البريد الإلكتروني. في الأيام الأولى للبريد الإلكتروني، كان تخزين البريد الإلكتروني يعتمد تمامًا على المستخدمين. كانت الشركات تثق بموظفيها لتخزين البريد الإلكتروني بأنفسهم باستخدام عميل البريد الإلكتروني. لاحقًا، مع ظهور مفهوم النسخ الاحتياطي من قبل أقسام تقنية المعلومات، بدأت الشركات في نسخ البريد الإلكتروني وحتى خوادم البريد الإلكتروني بالكامل، ولكن بحث البريد الإلكتروني لم يكن شائعًا - خاصةً بالنسبة للمستخدمين النهائيين. عندما كان من الضروري استعادة بريد إلكتروني معين، مثلاً كدليل في الإجراءات القضائية، كان من المعتاد أن يستغرق الأمر أسابيع لاسترداده. كان على موظفي تقنية المعلومات استعادة جميع النسخ الاحتياطية والبحث عن البريد الإلكتروني المحدد، وهو عملية مملة. في الوقت الحاضر، يمكن للمستخدمين النهائيين البحث عن بريد إلكتروني واحد في ثوانٍ وتحميله بأنفسهم.
أنواع تخزين البريد الإلكتروني المختلفة
هل تخزين البريد الإلكتروني على جانب المستخدم أم جانب الخادم؟
هل قررت تخزين بريدك الإلكتروني؟ إذًا يجب أن تتخذ الخطوة التالية وتعلم الاستراتيجية الصحيحة. في هذا السياق، يجب أن يركز مديرو تقنية المعلومات داخل الشركة على بنية تحتية البريد الإلكتروني داخل الشركة. وهذا يعني أنه يجب عليهم اتخاذ قرار بين تخزين البريد الإلكتروني على جانب الخادم أو جانب المستخدم.
تخزين البريد الإلكتروني على جانب الخادم
تخزين البريد الإلكتروني على جانب الخادم هو تخزين مركزية وآلي يعمل بشكل مستقل عن المستخدم النهائي. هذه هي أحدث أنواع تخزين البريد الإلكتروني، وتحفظ صناديق البريد مثل Exchange و Office 365 و IMAP و Gmail.
تخزين البريد الإلكتروني على جانب المستخدم
يجب أن يُضبط تخزين البريد الإلكتروني على جانب المستخدم من قبل المستخدم نفسه. وبالتالي، يتحمل المستخدم مسؤولية عملية تخزين البريد الإلكتروني. عادةً ما يتم استخدام تخزين البريد الإلكتروني على جانب المستخدم مع صناديق بريد POP3. وفي هذه الحالة، يُستخدم برنامج البريد الإلكتروني المحلي (مثل Microsoft Outlook أو Mozilla Thunderbird) ويتم تبني هيكل المجلدات المناسب. عمومًا، يكون تخزين البريد الإلكتروني على جانب الخادم استراتيجية مثالية للشركات لضمان التحكم الكامل في جميع تواصلات البريد الإلكتروني، وتقليل أعباء أقسام تقنية المعلومات، والامتثال لللوائح الصناعية والقوانين.
تخزين البريد الإلكتروني داخليًا أو في السحابة
بعد اختيار نوع تخزين البريد الإلكتروني المناسب لبنيتك التحتية للبريد الإلكتروني واحتياجاتك، يمكنك اتخاذ قرار بين حلول داخلية أو سحابية. في حالة الحلول الداخلية، يتم شراء البرمجيات ويتم تشغيلها بشكل مستقل داخل بيئة الخوادم الخاصة بالشركة. هذه هي خيار مناسب إذا كانت الشركة تمتلك قسم تقنية معلومات مسؤول عن خوادم البريد الإلكتروني الخاصة بها، وتمتلك خوادم بريد إلكتروني داخلية، وإذا كانت خوادم البريد الإلكتروني الخاصة بالشركة محفوظة في السحابة (مثل Microsoft Office 365) ويرغب في الاحتفاظ بالسجلات محليًا. أما إذا تم استخدام خدمات السحابة، فتتحمل الشركة مسؤولية الصيانة والتشغيل إلى المزود. توجد جميع البيانات في نظام المزود. إذا اخترت تخزين البريد الإلكتروني فقط في السحابة، فعليك اختيار أعلى مستوى من توافر الخدمة والأمان. كما نوصي أيضًا بترك سجلات البريد الإلكتروني الخاصة بك في خوادمك المحلية لضمان توفرها الفيزيائي.
بسبب حجم البريد الإلكتروني الذي يتم إرساله واستلامه يوميًا، من المستحيل تقريبًا تصنيف البريد الإلكتروني الذي يحتاج إلى تخزين وبريدي لا يحتاج. لذلك، يتم تأرشيف جميع الرسائل الإلكترونية الواردة والمُرسلة فورًا ("Journaling" كما يُعرف). هذا مفيد أيضًا لحماية البيانات ضد الاختراق والحفاظ على سلامة السجل. ومع ذلك، يجب مراعاة توجيهات حماية البيانات. مثلاً، في بعض البلدان قد يكون استخدام خدمة البريد الإلكتروني الخاصة مشكلة. في هذه الحالة، تصبح حلًا مقترحًا هو منع استخدام البريد الإلكتروني الخاص (مثلما يحدث في عقد عمل) أو منع استخدام خدمات البريد الإلكتروني الخارجية لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة. لذلك، يجب دائمًا الانتباه إلى توجيهات حماية البيانات.
ستة مزايا يمكن الاستفادة منها من تخزين البريد الإلكتروني
1) الامتثال للأنظمة
يمكن الحفاظ على البريد الإلكتروني بشكل أصلي، محمي ضد الاختراق، ومتوفر لسنوات طويلة من خلال تخزين البريد الإلكتروني. كما يمكن لتخزين البريد الإلكتروني مساعدة في بعض سيناريوهات e-Discovery، مما يسهل استخدام البريد الإلكتروني كدليل في الإجراءات القضائية. الشركات في قطاعات معرضة للتنظيم الصارم مثل الصحة وخدمات المالية والقانون والدولة، تمتلك قائمة متزايدة من متطلبات التنظيم وe-Discovery التي يجب أخذها في الاعتبار عند إدارة البريد الإلكتروني.
2) الحماية من فقدان البيانات
يمكن أن تفقد بيانات حيوية للشركة عندما يحذف المستخدمون البريد الإلكتروني المهم عن طريق الخطأ، أو حتى عند الاستقالة من الشركة وحذف جميع صناديق البريد. مع تخزين البريد الإلكتروني، يبقى كل بريد إلكتروني، بما في ذلك المرفقات، في سجل قابل للبحث والوصول. خارج هذا، ماذا يحدث إذا حدث كارثة؟ تخيل أن خادم البريد الإلكتروني قد توقف عن العمل أو أن مزود خدمات البريد الإلكتروني يعاني من وقت أطول للاستعادة. مع سجل البريد الإلكتروني يعمل بشكل صحيح، يمكن للفرق التقنية الوصول إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بسهولة وبسرعة.
3) إلغاء قيود صندوق البريد
كنا جميعًا هناك: يُعلم Microsoft Outlook أن صندوق بريدك مليء ولا يمكنك استلام رسائل بريدية جديدة. أحد الشركاء التجاريين يحذرك أن البريد الإلكتروني الخاص بك يتم رفضه من قبل خادم البريد بسبب قيود الصندوق. هذا ليس متعبًا فقط: من المتعب أيضًا حذف الرسائل الإلكترونية والمرفقات تدريجيًا. قيود صناديق البريد والظروف من هذا القبيل تصبح في الماضي مع تخزين البريد الإلكتروني.
4) الاستقلالية
عندما يتوقف خادم البريد أو تفقد البيانات، يمكن لكل مستخدم في الشركة استمرار الوصول إلى جميع الرسائل الإلكترونية من خلال سجل البريد الإلكتروني. بهذه الطريقة، تصبح الشركات مستقلة عن خادم البريد أو مزود خدمات البريد الإلكتروني، مما يسهل عليها إجراء أنشطتها التجارية دون انقطاع.
5) زيادة الإنتاجية والكفاءة
يتم الحفاظ على حجم البيانات في خادم البريد منخفض دائمًا مع تخزين البريد الإلكتروني. هذا يعني أن مدة النسخ الاحتياطي والاستعادة ستكون أسرع أيضًا. النتيجة هي أداء محسن ونسخ احتياطية أكثر بساطة. يمكن لكل مستخدم استعادة رسائل البريد الإلكتروني بشكل مستقل فقط باستدعاء مؤشر الفأرة. بهذه الطريقة، لا يضطر الفريق التقني إلى مواجهة عملية طويلة ومعقدة لإعادة رسائل البريد الإلكتروني المفقودة. وبetter، يمكن لحل تخزين البريد الإلكتروني المناسب أن يمكّن المستخدمين من البحث بسرعة في جميع الرسائل الإلكترونية المخزنة والمرفقات، مما يزيد من إنتاجيتهم.
6) حل طويل الأمد لملفات PST
ملفات PST التالفة مخيفة بنفس قدرة صناديق البريد الممتلئة. في هذه الحالة، يمكن لعامل تقنية المعلومات مساعدة في استعادة الملفات فقط إذا كانت ملفات PST مُنسخة احتياطيًا. نتيجة لذلك، هذه التنسيقات للملفات ترهق قسم تقنية المعلومات نظرًا لسهولة حدوث الأخطاء. باستخدام تخزين البريد الإلكتروني، يمكن تأريخ ملفات PST بشكل مركزي داخل الشركة دون الحاجة إلى تغيير أذونات الوصول.
النسخ الاحتياطي ليس هو نفس الشيء كالتخزين
نعم! النسخ الاحتياطي لا يمكن منع فقدان البيانات.
غالبًا ما يُخلط مصطلحات "الاستنساخ الاحتياطي" و"التخزين" كمفردات مترادفة. ومن ثم، يُفترض في معظم الحالات أن النسخ الاحتياطي وحده كافٍ. ومع ذلك، لا يمكن بأي حال من الأحوال أن يحل النسخ الاحتياطي محل تخزين البريد الإلكتروني المناسب. يمكن للنسخ الاحتياطي أن يُخزن البيانات لفترة محدودة فقط، ويتم استعادتها إذا لزم الأمر. ومع ذلك، لا يتم أخذ متطلبات الامتثال في الاعتبار، ولا تُؤمن استمرارية استخدام البيانات المهمة واستعادتها. في نطاق النسخ الاحتياطي، يمكن حذف البريد الإلكتروني فور استلامه، وبالتالي يتم تجاوز الأمان. وفقًا لذلك، لا يمكن للنسخ الاحتياطي أن يساعد في تلبية متطلبات الامتثال ولا منع فقدان البيانات. يعتبر النسخ الاحتياطي أمرًا مهمًا ويجب تنفيذه، ولكن لا يمكن أن يحل محل وظائف التخزين. وتذكر: يجب أن يكون تخزين البريد الإلكتروني أيضًا جزءًا من خطة النسخ الاحتياطي الخاصة بك!
المعيار في تخزين البريد الإلكتروني: MailStore Server
واحد من حلول التخزين الرائدة في العالم.
يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة الاستفادة من جميع مزايا التخزين الإلكتروني الحديث والأمن مع MailStore Server. علاوة على ذلك، توفر MailStore Server بحثًا سريعًا نصيًا كاملاً عبر البريد الإلكتروني، بالإضافة إلى إمكانية تحميل الرسائل الإلكترونية من خلال امتداد Outlook للمستخدم أو الوصول عبر الويب. يمكن للمستخدمين أيضًا الحفاظ على هيكل المجلدات العادي وتشغيل سجلاتهم بمنطقية قدر الإمكان.
المصدر: هل تخزين البريد الإلكتروني هو نفسه كنسخه احتياطيًا؟ (mailstore.com)