E-poçt arxivləmə nədir?

E-poçt idarəsinin çətinliyi

E-poçt arxivləmə nədir?

269 milyon e-poçt gündəlik 2017-ci ildə dünyada göndərilib və alınıb. Sayın artması gözlənilir. E-poçt yolu ilə əlaqənin artıq poçt və ya faks kimi digər əlaqə vasitələrinin yerinə yetirilməsi əhəmiyyətli deyil. E-poçt veri mübadiləsinin əlavə edilməsi bir neçə şirkət üçün məcburi hala gəlib. Hər gün dünyanın dörd bucağına çox sayda məlumat göndərilir. Bunlara faturalar, müqavilələr və işlə əlaqəli digər məlumatlar daxildir. Bir şirkətdəki bir işçi kimi hər e-poçt istifadəçisi, məlumatların məzmunundan və işlənməsindən cavabdehdir. Bu səbəblə, e-poçt arxivləməsi, e-poçtların sistemli şəkildə işlənmesinə və dosaralandırılmasına kömək edə bilər. E-poçtlar e-poçt arxivləməsinin köməyi ilə uzun müddət saxlanıla bilər. E-poçt arxivləməsi əsasən sənədləndirilmə və məlumat itirməsinin qarşısını alma məqsədləri xidmət edir. Bu zaman e-poçtlar təhlükəsiz şəkildə saxlanılır və məzmunu dəyişməz qalır. Lazım gələrsə e-poçtlar da geri yüklənə bilər, beləliklə əhəmiyyətli məzmun itirməz. Diqqət yetiriləcək əsas prinsip, arxivləmənin əsas məqsədinin məlumatların daha uzun müddət ərzində saxlanılması və istifadə edilə bilərliyi olduğunu nəzərdə tutmaqdır. E-poçt arxivləməsi də BT təhlükəsizliyi strategiyasının əhəmiyyətli komponenti olmalıdır.

E-poçt arxivləməsinin inkişafına qısa baxış

Bu məqaləni oxuyuruqsa, hər iki e-poçt gelen qutumuz da davamlı dolu olur. Bu həmişə belə deyil. Zaman keçdikcə, e-poçt həcmi böyür və e-poçt arxivləməsi inkişaf edir. E-poçtun ilk günündə, e-poçt arxivləməsi tamamilə istifadəçilərə inanmaqla əlaqədardır. Şirkətlər, öz işçi qrupları ilə e-poçt arxivlərini idarə etmək üçün e-poçt müştərilərində inanırdı. Sonra, BT departamentləri yeddiq qaydasını təqdim etdikdə, e-poçtları və hətta bütün e-poçt serverlərini yeddiq etməyə başladılar, lakin e-poçt axtarışı geniş yayılmış deyil - xüsusən son istifadəçi üçün deyil. Belə bir e-poçtun geri yüklənməsi tələb olunduqda, məsələn, hökümdarlıq prosesləri üçün süni ədillik kimi, onu tapmaq ümumiyyətlə həftələr çəkir. BT əhali, bütün yeddiqləri geri yükləməli və bu müəyyən e-poçtu axtarmaq üçün çətindir. Gündəlikdə, son istifadəçilər saniyələr ərzində bir e-poçt axtara bilir və öz başlarına geri yükləyə bilər.

Fərqli e-poçt arxivləmə növləri

İstifadəçi tərəfindən yoxsa server tərəfindən e-poçt arxivləməsi?

E-poçtlarınızın arxivlənməsinə qərar verdiniz mi? O zaman növbəti addımı atmalısınız və düzgün strategiyani öyrənməlisiniz. Bu kontekstdə, şirkət BT idarəçilərinin daxili e-poçt altyapısına diqqət yetirməsi lazımdır. Bu, server tərəfindən və ya istifadəçi tərəfindən arxivləmə arasında seçim etməsi deməkdir.

Server tərəfindən e-poçt arxivləməsi

Server tərəfindən arxivləmə, son istifadəçidən asılı olmayaraq işləyən mərkəzi, avtomatik arxivləmədir. Bu cür e-poçt arxivləməsi ən populyar olanıdır və Exchange, Office 365, IMAP və Gmail kimi poçt qutularını arxivləyir.

İstifadəçi tərəfindən e-poçt arxivləməsi

İstifadəçi tərəfindən arxivləmə, istifadəçinin özü tərəfindən ayarlanmalıdır. Bu səbəblə, e-poçt arxivləməsi prosesindən istifadəçi cavabdehdir. İstifadəçi tərəfindən arxivləmə əsasən POP3 poçt qutusu ilə əlaqədar olaraq istifadə olunur. Bu yerdə, yerli e-poçt müştərisi (məsələn, Microsoft Outlook və ya Mozilla Thunderbird) istifadə olunur və müvafiq qovluq strukturu qəbul edilir. Əsasən server tərəfindən arxivləmə, əlavə edilmiş e-poçt əlaqəsinin idarə edilməsi, BT departamenti işi minimuma endirmək və sənaye qaydalarına və ya qanunlara uyğun olmaq üçün şirkət üçün ən yaxşı strategiya hesab olunur.

Şirkət daxili e-poçt arxivləməsi və ya buludda arxivləmə

E-poçt altyapınız və ehtiyacınız əsasında düzgün e-poçt arxivləmə növünü seçdikdən sonra, şirkət daxili və ya bulud həllini seçə bilərsiniz. Şirkət daxilində həlli üçün proqram alınıb və şirkət öz server ortamında müstəqil şəkildə işlədir. Şirkət öz BT departamenti ilə öz server poçt qutularına sahibdirsə və şirkətin e-poçt serveri buluda (məsələn, Microsoft Office 365) varsa və arxivin yerli olaraq saxlanılması istənilirsə bu bir seçimdir. Bulud xidmətləri istifadə olunarsa, idarəetmə və işlədirmə cavabdehliyi təchizatçısına aid olur. Bütün məlumatlar təchizatçının sistemində mövcuddur. Yalnız buluda e-poçt arxivləməsi seçsəniz, maksimum mövcudluq və təhlükəsizlik səviyyəsi seçməlisiniz. Əlavə olaraq, e-poçt arxivini öz serverlərində fiziiki mövcudluqda saxlamağı tövsiyə edirik.

Hər gün göndərilən və qəbul edilən e-poçt həcmi səbəbi ilə, arxivləmə tələb edən və tələb etməyən e-poçtların kateqoriyalanması nəzərə alındığında çox zor olur. Bu səbəbdən, gelen və gedin e-poçtlar əsasən hemen arxivlənir ("jurnal" kimi adlandırılır). Bu, mümkün qaydada təhlükəsizliyin qarşısını almaq və arxiv bütövliyini təmin etmək üçün də faydalıdır. Ancaq burada məlumat təhlükəsizliyi nüfuzları nəzərə alınmalıdır. Məsələn, bəzi ölkələrdə iş e-poçt xidmətlərinin xüsusi istifadəsi məsuliyyətli ola bilər. Bu hallarda, təklif olunan həll, xüsusi e-poçt istifadəsinin (iş müqaviləsi kimi) və ya xüsusi e-poçt məktubları üçün xarici e-poçt xidmətlərinin münhasırra istifadəsinin qadağan edilməsidir. Bu səbəbdən, məlumat təhlükəsizliyi nüfuzlarına daim diqqət yetirməlisiniz.

E-poçt arxivləməsinin sizin üçün 6 faydası

1) Qanunlara uyğunluq

E-poçtlar, e-poçt arxivləməsinin köməyi ilə ildən uzun müddət özün, təhlükəsizliyin qarşısını alıb və erişib olunmaq qabiliyyətli şəkildə tamamilə saxlanıla bilər. Əlavə olaraq, e-poçt arxivləməsi müəyyən e-keşf senaryolarına dəstək olur və e-poçtların məhkəmə proseslərində süni ədillik kimi istifadə edilməsini asanlaşdırır. Xüsusilə tibb, mali xidmətlər, hüquq və ya hökümət kimi çox sərtləşdirilmiş qaydalarına məruz olan sektorda işləyən şirkətlər, e-poçtlarını idarə etmək zamanı nəzərə almalı olduğu artan qaydalar və e-keşf tələbləri siyahısına sahibdir.

2) Məlumat itirmədən qorunma

İstifadəçilər əhəmiyyətli e-poçtları xəta ilə, istədiyi zaman silir və hətta şirkətdən iş qovulduqda və bütün poçt qutuları silinəndə şirkət üçün kritik olan məlumatlar itirilir. E-poçt arxivləməsi ilə hər e-poçt eklləri ilə birlikdə arxivdə mövcud və axtarış qabiliyyətli olur. Bu ölkədən başqa, hadisə baş verəndə nə olur? E-poçt serverinizin işləmədən çıxması və ya e-poçt xidmət təchizatçınızın daha uzun bir dayanıq müddəti olması hallarını təsavvur edin. Düzgün işləyən bir e-poçt arxivləməsi ilə BT əhali üçün də çətinlikdən uzaq qalaraq bütün iş e-poçtlarınız əlinizdə və mövcud qalır.

3) Poçt qutusu kotalarının arxivləmə ilə ləğv edilməsi

Biz hər kəs burada olmuşuz: Microsoft Outlook, poçt qutunuzun dolu olduğunu bildirir və yeni e-poçt ala bilməzsiniz. İş əlaqələrinizdən biri, hər e-poçt göndərməyə cəhd etdiklərində, poçt qutunuzun kotası səbəbindən poçt serveri tərəfindən rədd edildiyini bildirir. Bu sadece qorxunç deyil: e-poçtlarını və ekllərini yek-yek silmək də vaxt almaq. Poçt qutusu kotaları və bu cür hallar, e-poçt arxivləməsi ilə keçmişdə qalır.

4) İstənilən

Bir poçt serveri xidmətsiz olarsa və ya məlumatlar itirilirsə, şirkət daxilindəki hər bir istifadəçi e-poçt arxivləməsi vasitəsilə bütün e-poçtlara daxil olmağa davam edə bilər. Şirkət bu yolla poçt serverindən və ya e-poçt xidmət təchizatçısından asılı qalmır və bu da ticarət fəaliyyətlərini dayanışsız şəkildə aparır.

5) Artan effektivlik və prodüktivlik

E-poçt arxivləməsi ilə poçt serverindəki məlumat həcmi daima aşağı saxlanılır. Bu, yeddiq və qurtarma müddətlərinin də daha sürətli olmasının nəticəsi deməkdir. Nəticə, inkişaf etmiş performans və daha sadə yeddiqlərdir. Hər bir istifadəçi, yalnızca bir kursor tıklaması ilə e-poçtları müstəqil şəkildə qaytarıra bilər. Bu yolla, BT əhali, itmiş e-poçtları manuel şəkildə qaytarmaq üçün vaxt alan prosesdən keçməli olmur. Əlavə olaraq, uyğun e-poçt arxivləmə həlli, istifadəçilərin arxivlənmiş bütün e-poçtlarda və ekllərdə tezliklə axtarış etməsini təmin edir və bu onları daha prodüktiv edir.

6) PST faylları üçün uzunmüddətli həlli

Bozuk PST faylları, dolu poçt qutuları kimi qorxuncdur. Bu hallarda, bir BT işçisi yalnız PST faylları yeddiq olarsa, faylların qaytarılması üçün kömək edə bilər. Nətic