كيف تزيد من مرونتك السيبرانية عبر أرشفة البريد الإلكتروني؟

سيربر ديانıklılıق - بت سيستملریني فين داتا کورونماسı

البريد الإلكتروني هو جزء مهم من تدفق العمل والتواصل اليومي لكل مؤسسة. إنها تحتوي على كميات كبيرة من المعلومات الحيوية مثل العقود والفواتير وبيانات الموظفين وأوامر الشراء. من المهم للغاية الحفاظ على البيانات والمعلومات الحيوية بشكل دائم. قد يؤدي فقدان بيانات البنية التحتية لتقنية المعلومات إلى تعطيل العمليات التجارية، بل وحتى تهديد سمعة الشركة. إذا لم يتم استعادة البيانات المفقودة، فإن حجم الخسارة قد يهدد وجود الشركة.

هناك العديد من الأسباب لفقدان بيانات البريد الإلكتروني، بما في ذلك الأنشطة غير الأخلاقية داخل المؤسسة أو خطأ غير متعمد أو حذف البريد الإلكتروني من قبل الموظفين، والهجمات السيبرانية، والكوارث الطبيعية أو حرائق مباني الشركات الأخرى. جميع هذه العوامل قد تؤدي إلى عطل في أنظمة البرمجيات أو الأجهزة. بالإضافة إلى ذلك، هناك مخاطر ناتجة عن عوامل خارجية مثل تعطل خدمات السحابة التي قد تؤدي إلى تعطيل العمليات التجارية. ومن أجل التغلب على هذه الصعوبات وتقليل المخاطر قدر الإمكان، تعتمد الشركات بشكل متزايد على مفهوم "الاستمرارية في التشغيل" (Siber Dayanıklılık).

يصبح مفهوم الاستمرارية في التشغيل أكثر أهمية مع تزايد بيئة الرقمية. تستخدم الشركات مفهوم "الاستمرارية في التشغيل" ليس فقط كإجراءات وقائية ضد الهجمات السيبرانية، بل أيضًا لوصف الاستراتيجيات والإجراءات والعمليات التي تهدف إلى منع تعطيل قدرة التشغيل أو فشل العمليات التجارية في حالة الطوارئ، مثل هجوم سيبراني يتجاوز الحواجز الأمنية الأولية (مثل جدار الحماية).

إنقاذ الكوارث كجزء من إدارة استمرارية التشغيل

إن إنقاذ الكوارث هو جزء مهم من إدارة استمرارية التشغيل، حيث يركز على الحفاظ على سلامة البنية التحتية التقنية وجميع الشبكات والأنظمة المعلوماتية التي تحتوي على بيانات حيوية للشركة. تُعد النسخ الاحتياطية وتخزين البريد الإلكتروني دعماً مفيداً في هذا الصدد.

تُخزّن النسخ الاحتياطية بيانات الشركة (مثلاً بيانات البرامج المستخدمة في الاتصال أو برامج ERP) في وقت معين. إذا فقدت البيانات، يمكن إعادة تحميل مجموعات فرعية من البيانات أو كل الأنظمة أو الخوادم من النسخ الاحتياطية. ومع ذلك، فإن وحدات النسخ الاحتياطية تُعكس فقط البيانات الموجودة في لحظة إنشاء النسخة الاحتياطية. لا يتم تسجيل التغييرات التي تحدث بعد إنشاء النسخة الاحتياطية. هذا يعني أنه يجب تنفيذ النسخ الاحتياطية بشكل دوري مع مراعاة التكاليف والفائدة لضمان أن البيانات المُنسخة تبقى أحدث ما يمكن.

تخزين البريد الإلكتروني لضمان الوصول الدائم حتى في حالة طلب حق

بالإضافة إلى النسخ الاحتياطية الدورية، يُوصى باستخدام حلول تخزين البريد الإلكتروني المهنية. نظرًا لأن البريد الإلكتروني ما يزال أداة الاتصال الأكثر أهمية ويحتوي على العديد من الوثائق الحيوية للعمل، فمن المهم للغاية ضمان استمرارية الوصول إلى البريد الإلكتروني حتى في حالة فقدان البيانات.

يمكن لحل تخزين البريد الإلكتروني المستقل أن يساعد في حماية البريد الإلكتروني الحوتي للشركة وتسهيل استعادته. كما يمكن أن يوفر تخزين البريد الإلكتروني الكامل في ملف تخزين آمن، ويظل بقية البيانات قابلة للاستخدام في العمليات مثل عمليات البحث والاستعادة. حتى بعد حدوث حادث مدمر يمنع استخدام خوادم البريد الإلكتروني، يمكن للشركات الوصول بسرعة إلى سجل البريد الإلكتروني دون فقدان الوقت الثمين. علاوة على ذلك، يمكن لحلول تخزين البريد الإلكتروني المساعدة في تبسيط عمليات النسخ الاحتياطية والاستعادة المناسبة للخوادم البريدية. على سبيل المثال، الحفاظ على حجم البيانات المنخفضة المخزنة في خوادم البريد يعنى أن عملية النسخ الاحتياطية تتطلب وقتًا أقل ومساحة تخزين أقل - وبالتالي يمكنك استعادة خوادم البريد من الوحدات الاحتياطية أسرع بكثير بعد حادث مدمر.

كلا حلول تخزين البريد الإلكتروني وحلول النسخ الاحتياطية ضرورية لضمان استمرارية التشغيل، لكنها لا تستبعد بعضها البعض. بشكل عام، تهدف استراتيجية النسخ الاحتياطية للشركة إلى حماية البيانات (بشكل مثالي تشمل تخزين البريد الإلكتروني نفسه) على المدى المتوسط والقصير، ويمكن إعادة تحميل هذه المعلومات حسب الحاجة.

عند دمج حل تخزين البريد الإلكتروني في استراتيجية النسخ الاحتياطية، يمكن للبريد الإلكتروني أن يُحفظ بحالته الأصلية لسنوات عديدة، ويتم العثور عليه بسهولة، ويظل قابلًا للوصول بشكل دائم. يمكن للشركات تحسين مقاومة السيبرانية في جميع أصول التكنولوجيا المعلوماتية من خلال استخدام كلا الحلول معًا.

تخزين البريد الإلكتروني للامتثال التنظيمي وحماية البيانات

من المهام الرئيسية لتخزين البريد الإلكتروني هو مساعدة الشركات على الامتثال للتشريعات القانونية. تحتوي البنية التحتية للتكنولوجيا المعلوماتية على كميات كبيرة من المعلومات الحيوية، وبعضها يظهر فقط في البريد الإلكتروني، لذلك يصبح حفظ البريد الإلكتروني بأمان وحمايته أمرًا حيويًا.

من المهم الانتباه إلى أن كل قطاع صناعي ودولة في جميع أنحاء العالم تمتلك معايير امتثالها الخاصة واللوائح. ومن بين هذه القطاعات الصناعية المُحكمة، مثل الصحة المالية والقطاع العام، توجد لوائح امتثال صارمة، ويجب على معظم البيانات أن تُحتفظ بحالها الأصلية لسنوات. ومع ذلك، فإن العديد من الشركات لا تدرك أهمية تخزين البريد الإلكتروني ولا تمتلك استراتيجية لإدارة البريد الإلكتروني.

عدم الامتثال للتشريعات واللوائح التي تؤثر على البريد الإلكتروني يمكن أن يؤدي إلى عواقب جسيمة، مثل الغرامات المالية والأعذار الأخرى. في بعض الحالات، يمكن أن يؤدي ذلك إلى فتح دعاوى قانونية من قبل مالكي البيانات في إطار القانون المدني، مثل ادعاءات تتعلق بحقوق المستخدمين ضمن تنظيم حماية البيانات العامة في الاتحاد الأوروبي (GDPR). يمكن منع ذلك من خلال استخدام حل تخزين البريد الإلكتروني المهني الذي يُعدّ متوافقًا مع متطلبات حماية البيانات الخاصة بـ GDPR.

استخدامه مع أدوات التعاون الحالية

تمنحك حلول تخزين البريد الإلكتروني حماية كاملة لجميع الرسائل الإلكترونية، بما في ذلك الملفات المرتبطة بها، بحيث تظل دائمًا قابلة للاستخدام.

تفضل العديد من الشركات أدوات التعاون الرقمية المتكاملة القائمة على السحابة مثل Google Workspace أو Microsoft 365، وقد لا تحتاج إلى حلول إضافية. ومع ذلك، قد لا تتمكن أدوات إدارة البيانات المحلية مثل Google Workspace (Google Apps Vault) من الامتثال لمتطلبات نظام إدارة البريد الإلكتروني المهني. لذلك، من المهم جدًا استخدام حل خارجي مستقل لتخزين البريد الإلكتروني مع Google Workspace لضمان سلامة البريد الإلكتروني وإمكانية استعادته بأمان، مما يتيح الاستفادة من ميزات أداة التعاون.

الخاتمة

إدراج حل تخزين البريد الإلكتروني له أهمية استراتيجية كبيرة. يساهم نظام تخزين البريد الإلكتروني المهني في تحسين مقاومة السيبرانية لشركة تستخدمه كجزء أساسي من إدارة استمرارية التشغيل. بالإضافة إلى ذلك، يدعم تخزين البريد الإلكتروني الامتثال للقواعد القانونية المتعلقة بتخزين البيانات الحيوية، ويجب أن يكون جزءًا من أي استراتيجية لإدارة المعلومات أو استراتيجية مؤسسية.

المصدر: كيف يزيد تخزين البريد الإلكتروني من مقاومة السيبرانية؟ (mailstore.com)