E-poçt arxivleməsi sizin siber dayanğıqlığınızı necə artırır?

Siber Dayanıklılıq – BT Sistemləri və Məlumatların Tam Təhlükəsizliyi

E-poçtalar, hər bir şirkət üçün gündəlik iş prosesləri və əlaqələrin əsas hissəsidir. Kontraktlar, faturalar, işçilər məlumatları və alış sifarişləri kimi böyük miqdarda əsas məlumatları ehtiva edirlər. İş nüfuzunda əsas məlumat və məlumatların uzun müddət ərzində istifadə edilə bilən şəkildə saxlanılması çox əhəmiyyət kəsb edir. BT infrastrukturunda əsas məlumatların itirilməsi işləri dayandıracaq və hətta şirkətin şərəfini təhlükəyə atacaq. Itirilən məlumatlar əlavə edilməzsə, itkinin miqdarına görə şirkətin mövcudluğu də təhlükədə ola bilər.

E-poçt məlumatlarının itirilməsinin əsas səbəbləri daxil olmaqla çoxsaylı hallar var: şirkətdaxili kəsdiyərli fəaliyyətlər, təsadüfi xəta və işçilərin e-poçtların silinməsi, siber hücumlar, təbii xilələr və şirkət binasında yanğın kimi digər kontrol edilə bilməz səbəblər, bu halların hamısı proqram və ya cihaz sistemlərində qırılaraq. Əlavə olaraq, texniki problemlər səbəbiylə xidmətlərin dayandırılması kimi daxili faktorlar nəticəsində iş əməliyyatlari dayandırılma ehtimalı var. Bu zorlukların üstündə getmək və riskləri minimuma endirmək üçün şirkətlər Siber Dayanıklılıq kavramına daha da güvənior.

Siber Dayanıklılıq, artan dixitalizasiya mühitində daha da əhəmiyyətli hal almaqda. Şirkətlər, yalnızca siber hücumlara qarşı qorunma kimi qoruyucu tədbirlər və anlayışlar deyil, eyni zamanda İş Sürekliliyi İdarəetməsi də kimi ifadə etmək üçün "Siber Dayanıklılıq" terminindən istifadə edirlər. İş Sürekliliyi İdarəetməsi, şirkətin əsas qoruyucu tədbirlər (məsələn, heç bir qoruyucu) kimi əsas təhlükəsi, yoxsa iş qabiliyyətinin dayanması və ya əlavə edilməsi, iş fəaliyyətlərinin mümkün qədər qısa zamanda davam etməsinin təmin edilməsi məqsədini hedefləyir.

İş Sürekliliyi İdarəetməsinin Bir Hissəsi Kimi Qeyd Sistemləri

İş Sürekliliyi İdarəetməsinin əhəmiyyətli hissəsi, məlumatlara daxili altyapı (məsələn, iş üçün əsas məlumatlar və bütün BT şəbəkəsi və sistemlər) təhlükəsizliyi və qaytarılması ilə məşğul olan Qeyd Sistemləridir. Yedəklər və e-poçt arxivləri burada qiymətli dəstək təmin edir.

Yedəklər, şirkətin məlumatlarını (məsələn, istifadə olunan əlaqə proqramları və ya ERP proqramlarının məlumatlarını) müəyyən bir zaman daxilində saxlayır. Məlumatlar itirilsə, məlumat alt kümələri və ya bütün sistemlər və serverlər yedəkdən qaytarıla bilər. Lakin, yedək vahidləri yalnızca yedəklərin yaradıldığı zaman mövcud olan məlumatları təsvir edir. Yedək yaradıldıqdan sonra aparılan dəyişikliklər qeyd edilmir. Bu, yedəklənmiş məlumatların mümkün qədər yenilikli saxlanılması üçün yedəklərin maliyyə və faydalar nəzərə alındıqda səyinə də qoyulması lazım olduğunu ifadə edir.

Bir şikayət tələbi halla da e-poçtlara daimi əlavə etmək üçün e-poçt arxivləri

Davamlı yedəklər əlavə edilən məlumatlarla birlikdə, profesionalluq e-poçt arxivləri həllini təklif edir. E-poçtlar ən əhəmiyyətli əlaqə vasitəsi və iş üçün əsas bir neçə sənəd daxil edildiyi nəzərə alındıqda, məlumat itkisi hallarında də e-poçtlara ərişimin davamlılığını təmin etmək vacibdir.

Müstəqil e-poçt arxivləri həlli, iş üçün əsas e-poçtların qorunmasına və bu e-poçtların geri alımının asanlaşdırılmasına kömək edə bilər. E-poçt məlumatlarının tamamının e-poçt arxivində təhlükəsiz şəkildə saxlanılması və qalan hissəsinin axtarış və geri alım prosesləri kimi əməliyyatlar üçün istifadə edilə bilər. E-poçt serverinin yedəkdən qaytarılması lazım olan və işləyə bilməyən məhv edici hadisələrdən sonra də, şirkət qiymətli zaman itirmədən e-poçt mövcudluğunun ərişimindən istifadə edə bilər. Əlavə olaraq, e-poçt arxivləri həlli, uyğun yedək və geri alım proseslərini sadələşdirməyə kömək edə bilər. Məsələn, e-poçt serverində saxlanılan məlumat həcmi az qalması, yedəkləmə prosesi üçün daha az vaxt və saxlama qabiliyyəti tələb edəcək deməkdir – buna görə, məhv edici hadisədən sonra e-poçt serverini yedək vahidləri də qeyd edilə bilər.

Hem e-poçt arxivləri hem də yedək həlləri iş davamlılığı üçün zəruri, lakin bir-birini tələqədən çıxarmır. Qayda olaraq, bir şirkət yedək strategiyası verilənləri (ideal olaraq e-poçt arxivinin özü daxil) orta və qısa mühddət ərzində saxlamaq üçün xidmət edir və bu məlumatları tələb olunan kimi geri qaytarıla bilər.

E-poçt arxivləri həlli, yedək strategiyasına daxil edildikdə, e-poçtların orijinal şəkildə uzun illər saxlanılmasını, asan tapılmasını və daimi ərişimini təmin edir. Şirkətlər, iki həllin birgə istifadəsi ilə BT varlıqlarında siber dayanıklılığı artırmaqda kömək edə bilər.

Məşru qaydada və məlumat qorunması üçün e-poçt arxivləri

E-poçtların arxiv edilməsinin əsas funksiyalarından biri, şirkətlərin qanun normativləri üçün uyğunluğunu təmin etməkdir. BT altyapısında çoxsaylı iş üçün əsas məlumatlar mövcuddur və bunların bəziləri yalnız e-poçt da saxlanıla bilər, bu səbəbdən e-poçtların təhlükəsiz saxlanılması və qorunması əhəmiyyətli məqamlarda dəyər kəsb edir.

Dünyanın hər yerindəki hər bir sənaye sahəsi və ölkənin özünə məxsus uyğunluq standartları və qaydaları var. Səhiyyə, finans və dövlət kimi qorunma qaydaları ciddi olan sahələr, əsas uyğunluq qaydalarına malikdir və çoxsaylı məlumatların uzun illər ərzində orijinal şəkildə saxlanılması tələb olunur. Lakin, çoxsaylı işlər e-poçtların arxiv edilməsinin əhəmiyyətini anlaya bilmir və bir e-poçt idarəetmə strategiyasına sahib deyil.

İş e-poçtuna təsir edən qaydalar və uyğunluq tələblərinin yerinə yetirilməməsi ciddi nəticələr doğurub, para cəzalarına və digər tədbirlərə səbəb olur. Bəzi hallarda, məlumat sahiblərinin AB-nin ümumi məlumat qorunma qaydası (GDPR) daxilindəki hüquqlarını təqdim etməsi səbəbindən mədəni hüquqda dava açılmağa səbəb ola bilər. Bu, e-poçt məlumatlarının saxlanılması baxımından GDPR qaydasında tələb olunan məlumat hüquqlarına uyğunluq və onaylanan profesionalluq e-poçt arxivləri həllinin köməyi ilə qarşısını almaq mümkündür.

Cari Əməkdaşlıq Alətləri ilə İstifadə Edin

E-poçt arxivləri həlləri, fayl əlavələri daxil olmaqla bütün e-poçtların həmişə ərişimli olmasına qarşı korunmuş şəkildə tamamı saxlanmasını təmin edir.

Google Workspace və ya Microsoft 365 kimi bulud bazasında inteqrasiya edilmiş dixital əməkdaşlıq alətləri və prodüktivlik paketlərini seçən çoxsaylı şirkətlər əlavə həllərə ehtiyac duymayabilir. Ancaq Google Workspace-in yerli məlumat idarəetməsi aləti, işdə e-poçt idarəetməsi tələblərinə əsaslanaraq, proqramlaşdırılmış e-poçt arxivləri həllinin uyğunluq tələblərini ödəməyə bilər. Bu səbəbdən, Google Workspace ilə birlikdə müstəqil üçüncü tərəf e-poçt arxivləri həllinin istifadəsi, e-poçtların təhlükəsiz saxlanılması və lazımi halda təhlükəsiz qaytarılmasına kömək etməklə əməkdaşlıq alətlərinin qeyd edilən xüsusiyyətlərindən istifadə etmək çox əhəmiyyətli olur.

Son

E-poçt arxivləri həllinin qurulması böyük strategik əhəmiyyət kəsb edir. Profesional e-poçt arxivləri, Qeyd Sistemlərinin əsas hissəsi olduğu İş Davamlılığı İdarəetməsinin dəstəkleməsi ilə şirkətin siber dayanıklılığına böyük əlavə edir. Əlavə olaraq, e-poçt arxivləri iş üçün əsas məlumatların saxlanılması ilə bağlı qanun tələblərinə uyğunluq təmin edir və bu səbəbdən hər hansı bir məlumat idarəetməsi və korporativ strategiyasının hissəsi olmalıdır.

Mənbə: E-poçt arxivləri siber dayanıklılığı necə artırır? (mailstore.com)