تنظيمات توافق البريد الإلكتروني تزداد باستمرار، وبسبب هذا، فإن المطالب القانونية المتعلقة بمعالجة هذه البيانات تزداد أيضًا. لذلك، من المهم جدًا أن يتعامل قادة التكنولوجيا مع تخزين وحماية بيانات البريد الإلكتروني. يمكن لفكرة النسخ الاحتياطي وأرشيف البريد الإلكتروني أن تقدم مساعدة قيمة، وبالتالي يجب أن تكون جزءًا من أي استراتيجية تكنولوجية في المؤسسة (الأمن المعلوماتي وإدارة البريد الإلكتروني). يجب على الشركات العالمية تذكير نفسها بأن متطلبات التوافق قد تختلف من دولة إلى أخرى.

في مقالتنا على المدونة، نريد أن نوضح لك كيف يمكن توزيع مفهوم النسخ الاحتياطي وأرشيف البريد الإلكتروني، أين تكمن الفروقات بين الإجراءين، وكيف يمكن الاستفادة من حل مهني لأرشيف البريد الإلكتروني.

أرشيف البريد والنسخ الاحتياطي: الأهداف والاختلافات

بشكل أساسي، يمكن لحلول النسخ الاحتياطي وحلول أرشيف البريد الإلكتروني أن تساعد شركة في حماية البيانات ذات الأهمية من الناحية التجارية، بحيث يمكن استخدام هذه البيانات القيمة بشكل دائم. ومع ذلك، وبما أن كل حل يختلف من حيث الوظائف، فمن المهم فهم متى وكيف يتم استخدام كل حل. كما أن توزيع حل النسخ الاحتياطي وحل أرشيف البريد الإلكتروني معًا منطقي.

أولاً، الهدف الرئيسي لحل أرشيف البريد الإلكتروني هو تخزين نسخ من جميع البريد الإلكتروني، بما في ذلك الملفات المرتبطة به، بطريقة متماسكة ومتوفرة بسرعة ويمكن استخدامها لسنوات. يمكن الوصول إلى البريد الإلكتروني المُرشَّف حتى إذا لم يكن خادم البريد قابلًا للاستخدام مؤقتًا. هذا يصبح خصوصًا مهماً في شركات معينة عند الحديث عن رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بإعداد العمليات أو إكمالها أو تنفيذها أو عكسها (مثلاً الفواتير، العروض الترويجية، استفسارات الدعم أو طلبات المواعيد).

بالمقابل، الهدف الرئيسي من النسخ الاحتياطية هو تخزين البيانات (مثل البريد الإلكتروني) والأنظمة (مثل خادم البريد) بشكل دوري على المدى القصير والمتوسط، وبالتالي تقدم صورة فورية من البيانات المحفوظة. هذا المفهوم يسمح بإنشاء نسخ من جميع مجموعات البيانات، بحيث يمكن نقلها إلى تخزين خارجي أو بيئة سحابية. في حالة حدوث حادث (مثلاً عطل في النظام أو فقدان البيانات نتيجة هجوم برمجيات رansomware)، يمكن استعادة مجموعات البيانات الاحتياطية من التخزين الخارجي. لذلك، تصبح النسخ الاحتياطية أولاً وقبل كل شيء أداة لإنقاذ الكوارث.

يمكن تحقيق الأهداف التالية من خلال أرشيف البريد الإلكتروني:

الهدف

نسخ احتياطي للبريد الإلكتروني أرشيف البريد الإلكتروني

إزالة حدود صندوق البريد

إزالة ملفات PST

تقليل متطلبات التخزين من خلال التقسيم والضغط

تقليل حمل خادم البريد وتبسيط عمليات النسخ الاحتياطي والاستعادة

توفير تخزين بريد إلكتروني كامل ومضمون ضد التعدي ومستمر لسنوات

يساعد في تلبية متطلبات التوافق

المساعدة في سيناريوهات eDiscovery

توصيف محتوى البريد الإلكتروني لإجراء بحث سريع

مستخدمون أخيرًا: استعادة البريد الإلكتروني المفقود بسرعة وسهولة

مثالي تمامًا

مقبول - ممكن

جزئيًا مقبول

مقبول بدرجة أقل

غير قابل للتطبيق

9 فوائد لحلول أرشيف البريد الإلكتروني

أرشيف البريد الإلكتروني مهم جداً من أجل الاستفادة الكاملة من جميع المعلومات المهمة الموجودة في البريد الإلكتروني، ويمكن أن توفر العديد من الفوائد المختلفة حسب الطريقة المستخدمة لأرشيف البريد الإلكتروني.

1. إزالة حدود صندوق البريد

باستخدام حل أرشيف البريد الإلكتروني، يمكن حذف الرسائل الإلكترونية من صناديق البريد بعد تخزينها بأمان ومستمراً، مما يوفر مساحة على خادم البريد. هذا يزيل الحاجة إلى حدود صندوق البريد.

لا توفر حلول النسخ الاحتياطي هذه الميزة، لأنها عادةً ما تنشئ نسخاً مؤقتة فقط من بيانات خادم البريد في بيئة تخزين خارجية أو سحابية. وبحسب نظام النسخ الاحتياطي المستخدم، قد يعني هذا "مؤقتاً" حذف البيانات أو تجاوزها في النسخ الاحتياطي (مثلاً في حالة النسخ الاحتياطي التدريجي). بديلاً، يمكن حذف البيانات بشكل كامل من ملف النسخ الاحتياطي إذا لم تعد هناك حاجة له. وبما أن النسخ الاحتياطية لا تتخزين البيانات بشكل كامل ومستمر، فإن الحاجة إلى حدود صندوق البريد ما زالت قائمة. مساحات صناديق البريد الممتدة ونتيجة لذلك، الحاجة إلى "إعادة" البريد الإلكتروني (مثلاً إلى ملفات PST خارجية)، ما زالت تشكل مشكلة للعملاء وמנהجي التكنولوجيا.

2. إزالة ملفات PST

يتم استخدام ملفات PST عادةً لنقل البريد الإلكتروني من صندوق بريد المستخدم (مثلاً بسبب حدود صناديق البريد) أو لخلق نسخ محلية من رسائل البريد الإلكتروني على جهاز المستخدم. يتم نسخ محتوى صندوق بريد المستخدم يدويًا أو تلقائيًا (مثلاً عبر وظيفة التحديث التلقائي في Microsoft Outlook) إلى ملف PST، ومن ثم يتم نقله إلى بيئة تخزين خارجية، ويمكن إزالة المحتوى من صندوق البريد للمستخدم إذا لزم الأمر.

تسعى العديد من الشركات إلى التخلص تمامًا من ملفات PST لأنها تحمل مخاطر معينة. تُعتبر عرضة للخطأ وغير فعالة، وغالباً ما تستهلك مساحة تخزين كبيرة. تنتشر ملفات PST بشكل كبير في مواقع مختلفة على أجهزة المستخدمين، مما يجعلها عرضة للضرر أو الاختفاء بسهولة، مما يعيق نسخها احتياطياً ويؤدي عادةً إلى فقدان بيانات مهمة. علاوة على ذلك، لا يمكن فحص ملفات PST باستخدام وظيفة البحث في النص الكامل ولا تحمي ضد التعدي.

بذلك، يوفر أرشيف البريد الإلكتروني فوائد حاسمة خاصة لمنشئي التكنولوجيا. يتم تخزين البريد الإلكتروني في نظام مركزي مصمم للاحتفاظ به لفترة طويلة، مع مراعاة متطلبات التنظيم والتحرير الضرورية. هذا يمنح مسؤول التكنولوجيا سيطرة كاملة على عملية الأرشيف. وبما أن الرسائل المُرشَّفة يمكن حذفها تلقائيًا من خادم البريد، فإن ملفات PST تصبح غير ضرورية كحل مؤقت لحدود صناديق البريد. يمكن أيضًا أرشفة محتوى ملفات PST الحالية في نظام مركزي، مما يتيح للمستخدمين الوصول إليها بسهولة.

من الممكن نسخ ملفات PST احتياطيًا بشكل أساسي، بغض النظر عن العملية المستخدمة للاسترجاع. ومع ذلك، لا يمكن التخلص تمامًا من ملفات PST لأن هذا لن يسمح باختراق حدود صناديق البريد.

3. تقليل متطلبات التخزين

من مزايا أرشفة البريد الإلكتروني الأخرى هي قدرتها على تقليل متطلبات التخزين من خلال تقسيم البيانات والضغط. هذا يعني أن الأرشيف يستخدم مساحة تخزين أقل.

بالإضافة إلى ذلك، حتى لو كانت حلول النسخ الاحتياطي قادرة على ضغط البيانات وتقسيمها (حسب المزود)، فإن حل أرشفة البريد الإلكتروني يتميز بفوائد إضافية، لأنه لا يعود بالضرورة على خادم البريد لتخزين الرسائل الإلكترونية التي تم أرشفتها بالفعل.

4. تبسيط إجراءات النسخ الاحتياطي والاستعادة

تطبيق قواعد لإزالة الرسائل الإلكترونية من الخادم بعد أرشفة ناجحة يساعد على تقليل حجم البيانات المخزنة في الخادم. هذا يمكن أن يزيد بشكل كبير سرعة إجراءات النسخ الاحتياطي والاستعادة (في حالة فقدان البيانات) وبالتالي يقلل بشكل كبير من وقت تعطل النظام للأنظمة الحيوية. كما أن أرشفة البريد الإلكتروني يمكن أن تزيد من كفاءة إجراءات النسخ الاحتياطي عن طريق تقليل حمل البيانات في خادم البريد. لا يمكن لحلول النسخ الاحتياطي القيام بذلك بمفردها. علاوة على ذلك، في حالة حدوث طارئ لا يمكن الوصول إلى خادم البريد، فإن أرشيف البريد الإلكتروني سيبقى متاحًا. في هذه الحالة، يمكن لأرشفة البريد الإلكتروني أن تقدم مساهمة قيّمة لسيناريو استمرارية العمل.

5. حماية البريد الإلكتروني من التعدي

الهدف الأساسي لأي حل أرشفة البريد الإلكتروني هو تخزين بيانات البريد الإلكتروني بشكل كامل ومضمون ضد التعدي، ويمكن استخدامها لسنوات قادمة. (انظر 6. مساعدة في الامتثال القانوني).

عادةً يتم تحقيق تخزين البيانات الكاملة من خلال أرشفة الرسائل الإلكترونية في اللحظة التي تصل فيها إلى خادم البريد أو تغادره (يُعرف أيضًا باسم تثبيت سجلات يومية). يسجل حل النسخ الاحتياطي فقط حالة خادم البريد (صورة فورية). لذلك، يمكن للمستخدمين حذف بيانات البريد الإلكتروني قبل إتمام النسخ الاحتياطي أو قد يعانون من فقدان بيانات كبيرة لأسباب أخرى (مثلاً هجوم برمجيات رansomware).

تُوفر حلول أرشفة البريد الإلكتروني المهنية حماية البيانات ضد التعدي من خلال تشفير البيانات وتحديد القيم المجزئة وتقليل الأذونات للمستخدمين والاحتفاظ بسجلات التغييرات والأحداث الخاصة بالمستخدمين. تبدأ بعض حلول النسخ الاحتياطي في تسويقها أيضًا خصائص الحماية ضد التعدي، ولكن هذه الوظيفة تختلف من مزود إلى آخر.

6. مساعدة في الامتثال القانوني

بشكل اعتمادي على الحل الحالي، تساعد أرشفة البريد الإلكتروني الكاملة ومضمونة ضد التعدي والتخزين طويل الأمد على الامتثال لمتطلبات الامتثال المختلفة حسب الدولة والقطاع.

لتحقيق هذا، من المهم أن تكون بيانات معينة غير قابلة للتغيير: يتم أرشفة البريد الإلكتروني فور وصوله أو مغادرته من خادم البريد (يُعرف أيضًا باسم تثبيت سجلات يومية). في المقابل، يسير النسخ الاحتياطي عادةً وفقًا لجدول معين ويحمل خطر تغيير البيانات أو فقدانها. دعم سياسات التخزين وخيارات GDPR متوفر في معظم حلول أرشفة البريد الإلكتروني، وفي الواقع العديد من حلول النسخ الاحتياطي أيضًا، ولكن في الحالة الثانية، تكون خيارات التكوين عادةً غير مريحة للمستخدم أو محدودة.

7. مساعدة في سيناريوهات eDiscovery

خارج مناطق المحاكم الأمريكية-الإنجليزية، يعني eDiscovery عمومًا عملية تجميع ونقل وتقييم وتعديل المعلومات المخزنة إلكترونيًا.

يمكن أن تساعد حلول أرشفة البريد الإلكتروني وحلول النسخ الاحتياطي في سيناريوهات eDiscovery، نظرًا لأنها توفر عمومًا وظائف البحث بالإضافة إلى استعادة جزئية وإخراج البيانات. ومع ذلك، من المهم تذكير أن وظائف حلول النسخ الاحتياطي لا تكون بنفس التفصيل والكمال كما هي في حلول أرشفة البريد الإلكتروني. إذا كانت ملفات PST تحتوي على رسائل بريد إلكتروني (انظر أيضًا 2. إزالة ملفات PST)، فإنها أيضًا تُخزَّن في النسخ الاحتياطية، مما يجعل سيناريوهات eDiscovery متعبة ومضيعة للوقت. في هذه الحالة، استخدام أرشفة بريد إلكتروني مكتملة تشمل أيضًا ملفات PST الأصلية سيسهل بشكل كبير عملية eDiscovery.

8. فهرسة النص الكامل لإجراء بحث سريع

تقوم بعض حلول أرشفة البريد الإلكتروني المهنية بتسجيل محتوى الرسائل الإلكترونية المُرشَّفة ومعايناتها وملحقاتها في فهرس نص كامل. وبشرط منح الأذونات الضرورية، هذا يسمح للمستخدمين بإجراء بحث سريع وفعّال عن رسائل بريد إلكتروني محددة في النظام الحي دون الحاجة إلى الاعتماد على مسؤول التكنولوجيا. توجد أيضًا حلول أرشفة البريد الإلكتروني التي توفر هذه الوظيفة من خلال دمجها مع تطبيقات مثل Microsoft Outlook. في بعض الحالات، يمكن لحلول أرشفة البريد الإلكتروني أيضًا مزامنة هيكل المجلدات التقليدية من صناديق البريد، مما يسهل بحث الرسائل الإلكترونية المحددة بشكل إضافي. يمكنك تنزيل ورقة المعلومات حول خيارات البحث في MailStore Server من هنا.

تقوم بعض حلول النسخ الاحتياطي أيضًا بتوفير خيارات البحث، ولكن هذه الوظائف عادةً ما تكون مخصصة لمسؤول التكنولوجيا وتحدها حدود معينة من المحتوى ومعاييره.

9. المستخدمون النهائيون: استعادة البريد الإلكتروني المفقود بسهولة

من ناحية المستخدمين النهائيين، تقدم حلول أرشفة البريد الإلكتروني مزايا تفوق حلول النسخ الاحتياطي عند الحديث عن الاسترجاع. يمكن للمستخدمين النهائيين البحث عن رسائل بريد إلكتروني محددة باستخدام وظيفة البحث قبل الاسترجاع بشكل مستقل. لا يحتاج المستخدمون إلى سعة إضافية من التكنولوجيا لاستعادة البريد الإلكتروني، أي لا يلزم مسؤول التكنولوجيا بالبحث عن الرسائل الإلكترونية المحددة في النسخ الاحتياطية وإعادتها للمستخدم. بعكس ذلك، لا يوفر النسخ الاحتياطي عادةً الوصول المباشر إلى البيانات للمستخدمين النهائيين.

ما يجب معرفته: ضمان سرية البيانات

عند أرشفة البريد الإلكتروني الوارد والصادر، نوصي بشكل خاص بمنع استخدام البريد الإلكتروني الخاص أو إجبار الموظفين على استخدام خدمات البريد الإلكتروني الخارجية فقط من أجل تجنب الصراعات مع تنظيمات سرية البيانات. يمكن كتابة هذه السياسة في دليل البنية التحتية التكنولوجية للشركة، أو في عقد الشركة، أو في إقرار الموظف أو في عقد عمل فردي.

الخلاصة: أرشفة البريد الإلكتروني ليست مجرد نسخ احتياطي

أرشفة البريد الإلكتروني والنسخ الاحتياطي لرسائل البريد الإلكتروني هي حلول مختلفة تمامًا تهدف إلى أهداف مختلفة. تم تصميم النسخ الاحتياطية أساسًا لمواجهة سيناريوهات إنقاذ الكوارث وتخزين البيانات فقط لفترة قصيرة، بينما تهدف أنظمة أرشفة البريد الإلكتروني إلى تخزين الرسائل الإلكترونية والملفات المرتبطة بها بشكل كامل ومضمون ضد التعدي ويمكن استخدامها لسنوات. في المقابل، من المهم ألا ننسى أن الأرشيفات الإلكترونية يجب أن تُنسخ احتياطيًا أيضًا. إذن، يصبح كل من نسخ البيانات الاحتياطية وأرشفة البريد الإلكتروني عناصر رئيسية في استراتيجية التكنولوجيا لأي شركة ملتزمة بالسلامة.

المصدر: [أرشفة البريد الإلكتروني