E-posta Arşivleme və Yedekləmə: Kritik Farklar

E-poçt uyğunluq tənzimləmələri davamlı olaraq artmaqda və bu səbəbdən də, bu cür məlumatların işlənməsini tənzimləyən qanun nəzakət tələbləri də artmaqdadır. Bu səbəbdən, IT qərar qəbul edicilərinin e-poçt məlumatlarını saxlama və qoruma məsələsini nəzərə almaq çox vacibdir. Backup və e-poçt arxivləmə anlayışları qiymətli köməklik təmin edə bilər və bu səbəbdən, hər hansı bir korporativ IT strategiyasının (məlumat təhlükəsizliyi və e-poçt idarəetməsi) hissəsi olmalıdır. Global şirkətlərin, uyğunluq tələblərinin ölkədən ölkəyə dəyişə biləcəyini xatırlamaq lazımdır.

Blog məqaləmizdə, backup və e-poçt arxivləmə anlayışlarının necə paylanıb, iki prosedurun arasındakı fərqlərin nədən asılı olduğu və professional bir e-poçt arxivləmə həllinin necə istifadə edilə biləcəyini göstərmək istəyirik.

Arxivləmə və Backup: Məqsədlər və Fərqlər

Əsasən, həm backup həm də e-poçt arxivləmə həlləri, şirkətin iş məqsədindən əsaslı məlumatları qorumağa kömək edə bilər, bu mənada dəyərli məlumatlar uzun müddət istifadə üçün mövcud ola bilər. Lakin, hər iki həll işləmə qabiliyyətində fərqlənərkən, hər birinin necə və hansı hallarda istifadə ediləcəyini anlamaq vacibdir. Hətta backup və e-poçt arxivləmə həllini birləşdirərək paylanmaq məqsədəuyğundur.

Öncədən, hər hansı bir e-poçt arxivləmə həllinin məqsədi, əlavə fayllar daxil olmaqla bütün e-poçtların orijinalına bənzər, tapmaq asan və uzun müddət mövcud qalması üçün saklanılmasıdır. E-poçt sunucusu müvəqqəti olaraq istifadə edilə bilməz olsa da, arxivlənmiş e-poçtlara yine də əlavə edilə bilər. Bir şirkət üçün bu, işlərin hazırlanması, tamamlanması, həyata keçirilməsi və ya tərsinə çevrilməsi ilə əlaqəli e-poçtlar üçün xüsusi vacibdir (məsələn, fakturlar, təkliflər, dəstək sorğuları və ya görüş tələbləri).

Tərsinə, bir backup'ın məqsədi, verilərləri (məsələn e-poçtlar) və sistemləri (məsələn e-poçt sunucusu) qısa və orta müddət ərzində dəqiq şəkildə saxlamaqdır və bu səbəbdən, saxlanılmış verilər üçün anlık görüntüsü təmin edir. Bu anlayış, bütün veri toplusunun kopyalarının yaradılmasına imkan verir, bu da xarici saxlama və ya bulut mühitində dəyişdirilə bilər. Bir hadisə baş verəndə (məsələn, sistem xətası və ya bir ransomvayr proqramı hücumunun nəticəsində verilərlərin itirilməsi), əlavə, backup edilmiş veri toplusu xarici saxlamadan geri kopyalanabilir. Bu səbəbdən, backup əsasən bir məlumatsızlıq kurtarma alətidir.

E-poçt arxivləmə yolu ilə aşağıdakı məqsədlərə nail olunur:

Məqsəd

E-poçt Backup E-poçt Arxivləmə

Posta qutusu kvotalarını aradan qaldırın

PST fayllarını aradan qaldırın

Saxlama tələblərini birgələşmə və sıxma yolu ilə azaltın

E-poçt sunucularının iş yükünü azaltın və backup və geri yükləmə proseslərini sadələşdirin

Tam, təkamül qarşısını alır və uzun müddət ərzində e-poçtların saxlanılması

Uyğunluq tələblərini ödəməyə kömək edir

eBulma senaryoları ilə əlaqədar kömək

Tam mətn indeksləməsi üçün e-poçtların sürətli axtarışı

İstifadəçilər: itmiş e-poçtları sürətli və asan şəkildə geri yükləyin

E-poçt Arxivləmə Həllinin 9 Faydaları

E-poçtları arxivləmək, e-poçtlarda olan bütün əhəmiyyətli məlumatlardan tam şəkildə faydalanmaq üçün vacib komponentdir və istifadə edilən arxivləmə üsulu əsasında çoxsaylı faydalar təqdim edə bilər.

1. Posta Qutusu Kvotalarını Aradan Qaldırın

E-poçt arxivləmə həllini istifadə edərək, e-poçtlar mühafizəli və daimi şəkildə saxlanıldıqdan sonra e-poçt sunucusunun poçt qutularından (avtomatik olaraq) silinə bilər və bu zaman sunucuda yer açılır. Bu eyni zamanda poçt qutusu kvotalarına olan ehtiyacı da aradan qaldırır.

Backup həllləri, adətən e-poçt sunucusunun verilərlərinin sadəcə xarici saxlama mühiti və ya bulutdakı müvəqqəti kopyalarını yaradır, bu səbəbdən bu fayda təqdim etmir. Bu kontekstdə və istifadə edilən backup sistemi əsasında "müvəqqəti", backupdakı verilərin üzərinə yazılması və ya silinməsi nəzərdə tutulur (məsələn, artımlı backup hallarında). Əksinə, əgər backup faylına daha sonra ehtiyac yoxdursa, verilər sabit bir qayda əsasında tamamilə silinə bilər. Backup, e-poçt verilərlərini tam və daimi şəkildə saxlamadığından, poçt qutusu kvotalarına olan ehtiyac hələ də davam edir. Tam kapasitədə işləyən poçt qutuları və bu səbəbdən, e-poçtları (məsələn xarici PST fayllarına) "dəyişmə" zəruriyyəti, həm istifadəçilər həm də IT idarəetməsi üçün məsələ qalır.

2. PST Fayllarını Aradan Qaldırın

PST faylları əsasən bir istifadəçinin poçt qutusundan e-poçtların transferi (məsələn poçt qutusu kvotaları səbəbi ilə) və ya bir istifadəçinin kompyuterində e-poçtların yerli kopyalarının yaradılması üçün istifadə olunur. Poçt qutusunun məzmunu əl ilə və ya avtomatik olaraq (məsələn Microsoft Outlook funksiyası Otomatik Arxivləmə vasitəsi ilə) bir PST faylına kopyalanır, sonra xarici saxlama mühiti ilə dəyişdirilir və əlavə olaraq, məzmunun istifadəçinin poçt qutusundan silinməsinə icazə verilir.

Çox sayda şirkət, PST fayllarından tamamilə azad olmağa çalışır, çünki onlar xəta riski ilə bağlıdır və effektiv olaraq qeyri-çox mühit saxlama yerlərini istehlak edir. PST faylları, xüsusən istifadəçilərin kompyuterlərindəki müxtəlif yerlərdə yayılmış olması səbəbindən asanlıqla zədələnə və ya itirilə bilər. Bu, faylların backup edilməsinin çətinliyinə səbəb olur və əsaslı məlumatların itirilməsinə səbəb olur. Əlavə olaraq, PST fayllarına tam mətn axtarışı funksiyası istifadə edilərək baxıla bilməz və təkamül qarşısını alır.

Bu kontekstdə, e-poçt arxivləmə IT idarəetməsi üçün xüsusi faydalar təqdim edir. E-poçtlar, tələb olunan redaktə və uyğunluq tələbləri nəzərə alınara, uzun müddət saxlama üçün hazırlanmış mərkəzi idarə olunan sistemlərdə arxivlənir. Bu, IT idarəetməsinə bütün arxivləmə prosesinin üzərində kontrol təqdim edir. Arxivlənmiş e-poçtlar e-poçt sunucusundan avtomatik olaraq silinə bilər, bu səbəbdən PST faylları poçt qutusu kvotaları üçün mümkün olan müvəqqəti həll kimi ehtiyatsız qalır. Məvcut PST fayllarının məzmunu də mərkəzi şəkildə arxivlənə bilər və istifadəçilərin onlara asanlıqla baxmasına imkan verir.

PST fayllarını, istifadə olunan arxivləmə prosesi ilə əlavə olaraq backup edərək asanlıqla mümkündür. Lakin bu yanaşma, poçt qutusu kvotalarının atlanmasına imkan vermir, bu səbəbdən PST fayllarını tamamilə aradan qaldıra bilməz.

3. Saxlama Tələblərini Azaltın

E-poçt arxivləməsinin başqa bir faydalarından biri, arxivlənmiş e-poçtların yekunlaşdırma və sıxma qabiliyyəti, bu da arxivin daha az saxlama yerini istehlak etməsi deməkdir.

Əlavə olaraq, bir backup həllinin verilərləri sıxma və - təchizatçılara görə - yekunlaşdırma qabiliyyətinin olması doğrudur. Lakin, e-poçt arxivləmə həllinin e-poçt sunucusunu boşaltmaq üçün ek kritik faydaları var, çünki ikincisi artıq arxivlənmiş e-poçtları saxlamaq məcburiyyətində deyil.

4. Backup və Geri Yükləmə Prosessini Sadələşdirin

Müvəffəqiyyətli bir arxivləmədən sonra e-poçtların sunucudan silinməsi üçün qaydalar tətbiq etmək, saxlanılan veri həcmi azalması üçün imkan yaradır. Bu, e-poçt sunucusunun sonrakı backup/geri yükləmə prosesinin (veri itkisi hallarında) sürətini əhəmiyyətli dərəcədə artırır və bu səbəbdən, bu məsələdən əhəmiyyətli dərəcədə qırılma müddətini azaldır. E-poçt arxivləməsi, e-poçt sunucusundakı ümumi veri yükünü azaldan sonra backup prosesinin performansını da artırır. Backup həllləri bu işi özü təqdim edə bilməz. Əlavə olaraq, acil bir hallarda e-poçt sunucusuna daxil olmaq mümkün deyilsə, e-poçt arxivləməsi hələ də istifadə edilə bilər. Bu hallarda, e-poçt arxivləməsi iş davamı senaryosuna qiymətli əlavə edə bilər.

5. E-poçtların Təkamül Qarşısını Almaqla Saxlanılması

Hər hansı bir e-poçt arxivləmə həllinin əsas məqsədi, e-poçt verilərlərini tam, təkamül qarşısını almaqla və gələcəkdə daimi şəkildə istifadə edilə biləcək şəkildə saxlamaqdır (bax 6. Uyğunluq məsələlərində kömək).

Tam veri saxlama əsasən e-poçtların doğrudan e-poçt sunucusuna daxil olmasından və ya e-poçt sunucusundan ayrılmış zaman arxivlənməsi ilə təmin edilir (günlük qeyd kimi). Backup həllləri sadəcə e-poçt sunucusunun mövcud hallarda (anlık şəkil) saxlanır. Bu səbəbdən, istifadəçilə