E-posta Arşivlemenin İşletmenize Sağladığı Faydalar

Tasarruf ve Verimliliği En Üst Düzeye Çıkarma: E-posta Arşivlemenin İşletmenize Sağladığı Faydalar

 

Henüz bilmiyorsanız, burada şirketinizin #GoogleWorkspace, #Microsoft365, #MSExchange, #MDaemon, #Zimbra, #Kerio, vb. gibi bir #CloudBased veya #OnPremises e-posta çözümü ile birlikte #EmailArchiving kullanarak yararlanabileceği bazı avantajlardan ve potansiyel tasarruflardan bahsedeceğiz.

Avantajları:

1- Daha iyi e-posta yönetimi: E-posta arşivleme, belirli e-postaları bulmayı ve geri almayı kolaylaştırarak e-posta yönetiminin verimliliğini artırabilir.2- Azaltılmış depolama gereksinimleri: Eski veya daha az sıklıkla erişilen e-postaları bir arşive taşıyarak, bir şirket e-posta sunucularında yer açabilir ve satın almaları gereken depolama miktarını azaltabilir.3- Artan veri güvenliği: E-posta arşivleme, sunucu arızası, kullanıcı hatası veya diğer felaketler nedeniyle veri kaybına karşı korunmaya yardımcı olabilir.4- Daha fazla uyumluluk: E-posta arşivleme, bir şirketin elektronik iletişimlerin saklanması ve korunmasına yönelik yasal gereklilikleri karşılamasına yardımcı olarak para cezası ve yasal ücret riskini azaltabilir.

Potansiyel tasarruflar:

Depolama maliyeti: Bir şirket, e-posta için gereken depolama alanı miktarını azaltarak depolama maliyetlerinden tasarruf edebilir.

Zaman: Daha iyi e-posta yönetimi, çalışanlara zaman kazandırabilir ve artan verimlilik şeklinde dolaylı maliyet tasarruflarına yol açabilir.

Yasal ve uyumluluk maliyetleri: E-posta arşivleme, bir şirketin yasal gerekliliklere uymasına yardımcı olarak para cezası ve yasal ücret riskini azaltabilir.

Üretkenlik iyileştirmeleri: İyileştirilmiş e-posta yönetimi, çalışan üretkenliğinin artmasına yol açarak dolaylı maliyet tasarrufu sağlayabilir.

Yine, bir şirketin gerçekleştirebileceği gerçek tasarrufların, şirketin büyüklüğü, aldıkları e-postanın hacmi ve seçtikleri e-posta arşivleme çözümünün belirli özellikleri ve yetenekleri dahil olmak üzere çeşitli faktörlere bağlı olacağını unutmamak önemlidir.

E-posta arşivlemenin genel finansal etkisini belirlemek için yatırım getirisini hesaplamak önemlidir (#ROI) çözümün. Bu, e-posta arşivleme çözümünün toplam maliyetinin (ilk ve devam eden maliyetler dahil) beklenen toplam tasarrufa (doğrudan ve dolaylı maliyet tasarrufları dahil) bölünmesiyle yapılabilir. Sonuç, e-posta arşivleme çözümünün kendi kendini amorti etmesi için gereken yıl sayısıdır.

E-posta arşivlemenin yukarıda açıklanan maliyet tasarruflarının ötesinde finansal olmayan faydalar sağlayabileceğini de belirtmek gerekir; örneğin, e-posta arşivleme bir şirketin elektronik iletişimlerinin kapsamlı bir kaydını tutmasına yardımcı olabilir, bu da #GDPR gibi yasal ve uyumluluk amaçları için yararlı olabilir (ve kelimenin etrafındaki varyantları). Ayrıca sunucu arızası, kullanıcı hatası veya diğer #disasters #felaketler nedeniyle #DataLoss #VeriKaybına karşı korunmaya da yardımcı olabilir.

Bir e-posta arşivleme çözümü seçerken, şirketinizin özel ihtiyaç ve gereksinimlerinin yanı sıra çözümün kullanılan e-posta sistemiyle uyumluluğunu da göz önünde bulundurmanız önemlidir.

Kaynak: (5) Maximizing Savings and Efficiency: The Benefits of Email Archiving for Your Business | LinkedIn