إبقاء أرشيف البريد الإلكتروني متوافقًا مع قوانين خصوصية GDPR وغيرها

ما يجب أن تعرفه حول GDPR

إلى جانب التنظيمات الوطنية المتعلقة بتخزين البيانات المتعلقة بالعمل، يضع تنظيم GDPR الأوروبي متطلبات خاصة تحدد كيف يمكن معالجة البيانات الحساسة (البيانات الشخصية) وتحت أي ظروف. دخل GDPR حيز التنفيذ في 25 مايو 2018 في الاتحاد الأوروبي بهدف توحيد قوانين الخصوصية بين دول الاتحاد الأوروبي. في الماضي، أدت القوانين الوطنية في كل دولة منفردًا من دول الاتحاد الأوروبي إلى تباين كبير في قوانين الخصوصية، وسعى GDPR إلى توحيد هذه الإجراءات والتبسيط. تؤثر التنظيمات ليس فقط على جميع الشركات داخل الاتحاد الأوروبي، بل أيضًا على العديد من الشركات خارج الاتحاد الأوروبي التي تجمع أو تعالج بيانات المواطنين الأوروبيين.

ما الذي ينظم GDPR؟
GDPR يسعى إلى توحيد قوانين الخصوصية في أوروبا مع التركيز على حماية البيانات الشخصية. لذلك، يجب على الشركات ضمان معالجة البيانات الشخصية بشكل متوافق مع متطلبات GDPR في جميع المجالات، ويكون هذا الأمر ساري المفعول على جميع البريد الإلكتروني الذي يحتوي على بيانات شخصية.

هل تطبيق GDPR إلزامي؟
نعم، هذا الإجراء ملزم. لا تقتصر متطلبات GDPR فقط على الشركات في الاتحاد الأوروبي، بل أيضًا على الشركات خارج الاتحاد الأوروبي التي تعمل مع شركات مقرها في الاتحاد الأوروبي. لا يجب نسيان أن GDPR ينطبق أيضًا على قطاع B2C وليس فقط على قطاع B2B.

هل هناك خطر للعقوبات في حالة انتهاك GDPR؟
نعم، يوجد خطر. يمكن أن تترتب على الانتهاكات عقوبات مالية تصل إلى 20 مليون يورو أو 4% من إجمالي الصافي العالمي لشركة ما في السنة المالية السابقة، أيهما أكبر.

تأرشيف البريد الإلكتروني يمكن أن يساعد الشركة في الامتثال لـ GDPR

يعتبر عملية الامتثال لـ GDPR تحديًا مؤسسيًا يتضمن العديد من الإجراءات والإجراءات. يمكن أن تساعد أدوات أرشفة البريد الإلكتروني الشركة في الامتثال لبعض متطلبات GDPR الأساسية. عندما تستخدم بشكل مناسب، فإن برمجتنا MailStore Server يمكن أن تساعدك على الامتثال للمادة التالية من GDPR، مثل:

حق الوصول (المادة 15 من GDPR)
وظيفة البحث القوية في حلولنا تتيح لك العثور بسرعة على أي بريد إلكتروني أو ملف مرفق مرتبط بعميل معين أو موظف معين، ومن ثم فرزه وتقديمه في شكل مشترك. وبالتالي، تصبح الشركات في وضعية قادرة على تقديم المعلومات للجهات الخارجية عند الطلب.

حق الحذف (المادة 17 من GDPR)
يمتلك الأفراد حق طلب حذف البيانات الشخصية الخاصة بهم (حق النسيان). في هذه الحالة، يجب تلبية المتطلبات التالية:

• يجب حذف البريد الإلكتروني بشكل لا يمكن استعادته
• يجب الالتزام بالفترات الزمنية القانونية للتخزين
• يجب ضمان ملاءمة قاعدة البيانات

تتيح لك سياسات الاحتفاظ التي يمكن تكوينها بشكل فردي في برمجتنا تلقائيًا عملية حذف البريد الإلكتروني من الأرشيف، أي إزالة جميع البيانات الشخصية المخزنة في حساب معين. كما يمكن تسجيل أسباب طلبات الحذف وتحليلات قانونية مرتبطة بحقوق الحذف كجزء من إجراءات الحذف اليدوية الموثقة.

حق نقل البيانات (المادة 20 من GDPR)
يمتلك مالكي البيانات حق استلام البيانات الشخصية المخزنة في شكل منظم ومستند إلى تعميم وقابل للقراءة بواسطة الآلة، ونقل هذه البيانات إلى مُسيطر آخر. توفر MailStore Server وظيفة تصدير تدعم جميع تنسيقات البريد الإلكتروني الشائعة (EML، MSG، PST) لضمان حق نقل البيانات.

حق الإحتجاج (المادة 21 من GDPR)
عند معالجة البيانات الشخصية، يجب على الشركة أن تثبت أنها حصلت على موافقة المالك. كما يمكن للمالك سحب هذه الموافقة. نظرًا لأن MailStore Server هو أداة أرشفة بريد إلكتروني، فإن أي موافقة يتم التعبير عنها عبر البريد الإلكتروني وسحب هذه الموافقة سيتم التقاطها في نظام تدفق صاعد (مثل متجر الإنترنت، أو أنظمة تسويق البريد الإلكتروني، وغيرها). جميع العمليات الناتجة عن هذه الإجراءات (مثل مشاركات أنظمة تسويق البريد الإلكتروني أو أنظمة إدارة العملاء المحتملين) يتم إعادة إنشاؤها في أرشيف البريد الإلكتروني.

الامتثال لـ GDPR مع MailStore Server

تم فحص MailStore Server من قبل مدقق تكنولوجي مستقل وتم تأهيله رسميًا كمتوافق مع GDPR. هذه الشهادة دليل على أن البرنامج يلبي جميع معايير معالجة البيانات الشخصية المحددة في GDPR عند استخدامه بشكل مناسب.

يمكن للعملاء والشراكات المهتمة الاتصال بـ sales@mailstore.com لطلب الشهادة الرسمية لنتائج المراجعة.

يرجى تذكر

يجب أن يُنظر إلى الامتثال لتنظيمات الخصوصية الخاصة بـ GDPR ليس فقط كمجال تقني، بل أيضًا كتحدي مؤسسي يتضمن تنظيمات في جميع المجالات التجارية. أن تكون أداة أرشفة بريد إلكتروني مُعتمدة من GDPR هو مجرد عنصر صغير في الإجراءات اللازمة للامتثال لـ GDPR.

يمكن لـ MailStore Server دعمك من خلال تقديم الوظائف والخصائص التالية:

• تكامل أرشفة عبر المجلات (Journaling): يتم أرشفة البريد الإلكتروني قبل توصيله إلى صندوق بريد.
• الالتزام بالنموذج الأصلي: تتطابق البريد الإلكتروني في الأرشيف مع نموذجه الأصلي تمامًا من جميع الجوانب.
• تخزين مقاوم للاختراق: يتم حماية جميع البيانات المُسجلة في الأرشيف ضد التلاعب بفضل عملية تشفير.
• تصدير مقاوم للاختراق: يمكن تصدير البريد الإلكتروني المُسجل من الأرشيف بتنسيق ملفات قياسي مقاوم للاختراق.
• سياسات الاحتفاظ: يمكن تطبيق سياسات الاحتفاظ لتحديد مدة احتفاظ البريد الإلكتروني.
• الاحتفاظ القانوني: يمكن منع حذف بعض البريد الإلكتروني بشكل مستقل عن سياسات الاحتفاظ.
• التدوين في السجلات: تتيح وظيفة التحكم المدمجة تسجيل جميع التعديلات.
• الوصول إلى المدققين: يمكن منح المدققين خارجيًا حق الوصول إلى الأرشيف.

كن واحدة من أكثر من 80.000 قصة نجاح
MailStore Server، الذي يخدم أكثر من 80.000 عميل هنا، هو واحدة من حلول أرشفة البريد الإلكتروني البارزة في العالم. يستخدم MailStore على نطاق واسع من قبل شركات صغيرة ومتوسطة الحجم والمؤسسات العامة والتعليمية في جميع قطاعات الصناعة.

المصدر: أرشفة البريد الإلكتروني للامتثال مع GDPR - MailStore