Elektronik poçt arxivinin GDPR və digər məxfiyyət qanunlarına uyğunluğunu təmin etmək

GDPR haqqında bilmeniz şərəfli olanlar

İşlə ilgili məlumatların saxlanmasına dair milli qaydaların əlavə olaraq, xüsusilə AB-nin GDPR-si, kritik məlumatların (bu hallarda şəxsi məlumatların) necə və hansı şərtlər əsasında işlədiləcəyini tənzimləyən xüsusi tələblər ortaya qoyur. GDPR, AB ölkələri arasında məlumat gizliliyi qanunlarına uyğunluq yaratmaq məqsədilə 25 May 2018-ci ildə AB-də qüvvəyə girmişdir. Keçmişdə, AB ölkələrindəki ayrı-ayrı milli qanunlar, gizlilik qanunlarına böyük bərabərsizliklər yaratmış və GDPR, mövcud prosesləri həm standartlaşdırmaq həm də sadələşdirmək məqsədilədir. Tənzimləmələr yalnız Birliyin daxilindəki bütün şirkətləri deyil, eyni zamanda AB vətəndaşlarının məlumatlarını toplayan və işləyən bir çox AB-dəki şirkətləri də təsir etmişdir.

GDPR nələri tənzimləyir? GDPR, Avropada məlumat gizliliyi qanunlarını uyğunlaşdıraraq şəxsi məlumatların qorunmasına əhəmiyyət verir. Bu səbəbdən şirkətlər, müxtəlif sahələrdəki şəxsi məlumatların GDPR şərtlərinə uyğun olaraq işlədilməsinə əmin olmalı və bu, şəxsi məlumatları ehtiva edən bütün e-poçtlar üçün də eyni qaydada keçərli olur.

GDPR-nin tətbiqi məcburi mi? Bəli, öyle. Dəyişikliklər yalnız AB şirkətləri deyil, eyni zamanda AB-ya məxsus şirkətlərlə işləyən AB üzvlüyü olmayan şirkətlər də GDPR-ni tətbiq etmək məcburiyyətindədir. GDPR-nin yalnız B2B sektorunda keçərli olmadığını, B2C sektorunda da məcburi olduğu unudulmamalıdır.

GDPR-nin pozulması hallarında cəzə riski varmı? Bəli, var. Pozulmalar, hansı daha yüksəkdirsə, 20 milyon avroya qədər və ya şirkətin əvvəlki mali il üzrə ümumi global satışının %4-ünə qədər məbləğ cəzasına səbəb olur.

E-poçtları arxivləmək, bir şirkətin GDPR-ya uyğunluğuna kömək edə bilər

GDPR-ya uyğunlaşma prosesi, bir neçə proses və prosedurun daxil olduğu korporativ miqyaslı bir çətinlik yaradır. E-poçt arxivləmə proqramları, bir şirkətin AB tənzimləməsinin bir neçə əsas tələbini ödəyə bilər. Uyğun şəkildə istifadə edildikdə, proqramımız MailStore Server, aşağıdakı GDPR Maddələrinə uyğun olmağa kömək edə bilər, məsələn:

Erişim hüququ (GDPR Maddə 15) Arxivləmə həllimizdəki qüvvətli axtarış funksiyası, məsələn, müştəri və ya işçilə ilə əlaqədar olan hər hansı bir e-poçt və fayl əlavəsinin tezliklə tapılması, sonra isə ayırılması və ümumi formada istifadə üçün təqdim edilməsi imkanı yaradır. Bu səbəbdən şirkətlər, tələb olunduqda üçüncü tərəflərə məlumat verə biləcək bir vəzifədədir.

Silinmə hüququ (GDPR Maddə 17) Şəxsi məlumatların silinməsi üçün tələb etmə hüququ olan şəxslər, "unutulma hüququ"na malikdir. Bu hallarda aşağıdakı tələblər ödənilməlidir:

• E-poçtlar tamamilə silinməlidir
• Qanun üzrə saxlama müddətlərinə əməl edilməlidir
• Məlumat bazasının uyğunluğu təmin edilməlidir

Proqram, saxlama siyasətləri vasitəsilə, e-poçtların arxivdən silinməsi prosesini, yəni müəyyən bir məlumat sahibi tərəfindən saxlanan bütün şəxsi məlumatların daxil edilməsini avtomatlaşdırır. Əlavə olaraq, silinmə tələbləri və silinmə hüquqları ilə bağlı qanun hüquq testləri, uyğun şəkildə qeyd edilmiş manual silinmə prosedurlarının bir hissəsi kimi, silinmə səbəbi göstərilməklə qeyd edilə bilər.

Məlumatların köçürülməsi hüququ (GDPR Maddə 20) Məlumat sahibləri, saxlanılan şəxsi məlumatlarını strukturlaşdırılmış, ümumi istifadə edilən və maşın tərəfindən oxunula bilən formada almaq və bu məlumatları başqa bir idarəyə köçürmək hüququna malikdir. MailStore Server, xarici aktarma funksiyasını təmin edərək, ümumi e-poçt formatlarını (EML, MSG, PST) dəstəkləyən bütün məlumat köçürmə hüququna uyğun olur.

Müqәlәfәt hüququ (GDPR Maddə 21) Bir şirkət şəxsi məlumatlarını işlədikdə, bunu etmək üçün məlumat sahibinin razılığını göstərməlidir. Məlumat sahibi də bu razılığı geri çəkə bilər. MailStore Server, e-poçt arxivləmə proqramı olduğu üçün, e-poçt vasitəsi ilə ifadə olunan hər hansı razılıq və bu razılığın geri çəkilməsi, onlayn mağaza, e-poçt pazarlama sistemi və buna oxşar yuxarı axın sistemində əldə ediləcək. Nəticədə yaranan proses poçtaları (məsələn, e-poçt pazarlama sistemlərinin və müştəri adayı idarə sisteminin qatılımları) e-poçt arxivində yenidən yaradılacaq.

MailStore Server ilə GDPR uyğunluğunun təmin edilməsi

MailStore Server, müstəqil bir IT auditoru tərəfindən yoxlanmış və rəsmi olaraq GDPR sertifikalıdır. Bu sertifikat, düzgün şəkildə istifadə edildikdə proqramın GDPR-da göstərilən bütün şəxsi məlumat işləmə tələblərini ödəyəcəyinin isbatıdır.

Əlaqə qurmaq istəyən müştərilər və əməkdaşlar, sales@mailstore.com ünvanına müraciət edərək MailStore Server üçün yoxlanma nəticələrinin rəsmi sertifikasını görmək istəyə bilərlər.

Xatırlatma

GDPR-nin məlumat gizliliyi tənzimləmələrinə uyğunluq, yalnız teknik tədbirləri deyil, eyni zamanda bütün iş sahələrindəki təşkilat tənzimləmələri də daxil olan korporativ miqyaslı bir çətinlik kimi qarşılanmalıdır. Profesional GDPR sertifikalı e-poçt arxivləməsi, GDPR-ya uyğunluq üçün tələb olunan tədbirlərin sadəcə kiçik bir komponentidir.

MailStore Server, aşağıdakı funksiyaları və xüsusiyyətləri təmin edərək sizə dəstək olur:

• Journaling vasitəsilə təmin edilən arxiv bütünlüyü: E-poçtlar, poçt qutusuna təhvil verilmədən əvvəl arxivlənir.
• Arxiv orijinala bənzər: Arxivdəki e-poçtlar hər cəhətdən orijinala bənzəyir.
• Müdaxilədən qorunmuş saxlama: Arxivlənmiş bütün məlumatlar, şifrələmə prosesi sayəsində müdaxilədən qorunur.
• Müdaxilədən qorunmuş xarici aktarma: Arxivlənmiş e-poçtlar, müdaxilədən qorunmuş standart fayl formatları vasitəsilə arxivdən xaric edilə bilər.
• Saxlama siyasətləri: Saxlama siyasətləri, müəyyən e-poçtların neçə müddət arxivdə saxlanacağına dair şərtlər təyin edə bilər.
• Qanun hüquqda saxlama: Her hansı saxlama siyasətindən asılı olmayaraq, müəyyən e-poçtların silinməsinin qarşısını alır.
• Qeyd: Inteqrasiya edilmiş bir nəzarət funksiyası, bütün dəyişikliklərin qeyd edilməsinə imkan yaradır.
• Auditorun girişinə: Xarici auditorlara arxivdə daxil olmaq hüququ verilə bilər.

80.000-dən artıq uğurlu hikayələrdən biri olun

80.000-dən artıq müştərisi olan MailStore Server, dünyada ən yaxşı e-poçt arxivləmə həllərindən biridir. MailStore, endüstrinin bütün sektorlarında olan kiçik və orta ölçülü şirkətlər, bir neçə dövlət idarəsi və tələb mərkəzləri daxil olmaqla, geniş miqyasda istifadə edilir.

Mənbə: GDPR ilə uyğunluq üçün e-poçt arxivləmə - MailStore