التدوين والمراسلات - ما يجب معرفته

البريد المزدحم، ووحدات تخزين البريد البطيئة، وعدم القدرة على العثور على رسائل بريد إلكترونية مهمة: هذه مجرد عدد قليل من المشكلات التي يمكن حلها باستخدام نظام أرشيف بريد إلكتروني حديث. ومن ثم، لا يُريب أن تصبح أرشفة البريد الإلكتروني عنصرًا أساسيًا في إدارة المعلومات منذ فترة طويلة، وجزءًا لا يتجزأ من استراتيجية التكنولوجيا المعلوماتية الناجحة. ولكن قبل تطبيق برنامج أرشفة البريد الإلكتروني، من الضروري معرفة أي استراتيجية أرشفة تتناسب مع احتياجات شركتك.

في هذا المقال، سنناقش استراتيجيات مختلفة لتوثيق البريد الإلكتروني، وننظر في الفروقات بين التدوين والتوثيق في صندوق البريد، ونوضح الأهداف المؤسسية التي يمكن لكل استراتيجية تحقيقها.

لمحة عامة: استراتيجيات أرشفة البريد الإلكتروني المختلفة

برامج أرشفة البريد الإلكتروني الاحترافية تتيح للشركات اختيار بين أرشفة صندوق البريد والتدوين، أو حتى دمج الطريقتين.

• أرشفة صندوق البريد: يتم أرشفة جميع الرسائل الإلكترونية بشكل دوري من صناديق البريد الخاصة بالمستخدمين أو الصناديق المشتركة (على سبيل المثال، sales@samplecompany.com). ويمكن أن يتم ذلك من خلال الوصول المباشر إلى خادم البريد بشكل مركزي، أو من خلال أرشفة العميل المحلي.
• التدوين (أو توثيق البريد): يتم نسخ جميع الرسائل الإلكترونية إلى نظام أرشفة في اللحظة التي تصل فيها إلى خادم البريد، قبل أن تظهر في صندوق بريد المستخدم. والشيء نفسه ينطبق على الرسائل المُرسلة.
• يمكن أن تقرر شركة ما استخدام الطريقتين معًا للاستفادة من جوانب كل منهما.

من الواضح أن التدوين وتوثيق البريد هما عمليتان مختلفتان. ومع ذلك، نظرًا لارتباطهما بتقنيات الأرشفة، غالبًا ما تُستخدم بمعنى متبادل. في سياق MailStore، يتم نسخ الرسائل الإلكترونية أولاً إلى صندوق بريد مفتوح - "تدوين". ثم تتحول عملية أرشفة التدوين هذه الرسائل إلى الأرشيف.

ما هو توثيق صندوق البريد؟

باستخدام أرشفة صندوق البريد، يتم استخراج جميع الرسائل الإلكترونية بشكل دوري من صناديق بريد المستخدمين ونسخها إلى أرشيف مركزي. يمكن أيضًا نقل الرسائل الإلكترونية الموزعة على أنظمة محلية (مثلاً، ملفات PST المخزنة على سطح المكتب لمستخدم معين) إلى أرشيف مركزي. وبما أن هيكل المجلدات الذي ينشئه المستخدمون في صناديق بريد الخاصة بهم يمكن تزامنه مع الأرشيف، يمكن للمستخدمين متابعة العمل في بيئة البريد الإلكتروني المعتادة.

لدي أرشفة صندوق البريد ميزة كبيرة، وهي إمكانية تعريف قواعد معينة لحذف الرسائل الإلكترونية من صناديق البريد بعد أرشفتها. في المدى الطويل، هذا يساعد على تخفيف حمل خادم البريد وتقليل متطلبات التخزين وحل مشكلات صناديق بريد المحدودة. ومع ذلك، يمكن للمستخدمين استمرار الوصول إلى الرسائل الإلكترونية من خلال الأرشيف حتى بعد حذفها من خادم البريد.

مع ذلك، لا يضمن هذا الأسلوب المذكور أعلاه تأمين أرشيف مكتمل وآمن من التلاعب. يمكن لمستخدم أن يستمر في حذف أو تعديل الرسائل الإلكترونية بين دورة أرشفة ودورة أرشفة. وبالمثل، قد تؤدي عوامل خارجية مثل الهجمات السيبرانية إلى فقدان الرسائل الإلكترونية قبل أرشفتها.

ما هو التدوين (أو توثيق البريد)؟

إذا كانت أولويات نظام أرشفتك تتعلق بمواضيع مثل السلامة القانونية والامتثال، فإن التدوين هو الاختيار الصحيح. باستخدام هذا الأسلوب يتم أرشفة جميع حركة المراسلات الواردة والصادرة إلى الأرشيف قبل أن تظهر في صناديق بريد المستخدمين. يمكنك أن تكون متأكدًا من أن رسائل البريد الإلكتروني محفوظة بشكل كامل ودقيق وأمن من التلاعب ويمكن استخدامها بشكل دائم. هذا يُعد أداة عملية للشركات لضمان الامتثال للمتطلبات القانونية التي تختلف حسب الدولة والقطاع الصناعي.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن لوجود أرشيف إلكتروني كامل أن يلعب دورًا مهمًا في تسهيل استخدام البريد الإلكتروني كدليل في القضايا.

العيب المحتمل للتدوين هو أنه لا يدعم تعريف قواعد لحذف الرسائل الإلكترونية تلقائيًا من صناديق البريد، مما يعني أنه لا يتم تقليل حمل خادم البريد. جميع الرسائل الإلكترونية المُرشفة من صندوق البريد تبقى في صناديق البريد الخاصة بالمستخدمين.

كما أن التدوين لا يسمح بتوافق هيكل المجلدات الموجودة في صناديق البريد مع الأرشيف. يمكن تخصيص الرسائل الإلكترونية فقط كرسائل مُرسلة أو مُستلمة، مع الحفاظ الكامل على جميع الأذونات. ومع ذلك، يمكن أن يُصلح وظيفة البحث الشامل هذا الوضع، ويمكن أن يصبح أساس تقني مهم للنماذج "e-Discovery" التي يجب البحث عنها في جميع أنظمة الأرشفة المؤسسية.

ملاحظة هامة: الرسائل الإلكترونية الخاصة

لا تنسَ أن بعض الرسائل الإلكترونية قد لا يمكن أرشفتها. يجب اتباع إرشادات سرية البيانات. على سبيل المثال، قد يكون استخدام خدمات البريد الإلكتروني لأغراض خاصة مشكلة في بعض البلدان. في هذه الحالة، يُنصح بمنع استخدام البريد الإلكتروني الخاص (على سبيل المثال من خلال عقد تجاري) أو ضمان استخدام خدمات البريد الإلكتروني الخارجية فقط للرسائل الإلكترونية الخاصة. لذلك، يجب دائمًا الانتباه إلى إرشادات سرية البيانات.

هل يمكن دمج الطريقتين؟

بما أن كل من الطريقتين له نواقصه وفوائده، قررت بعض الشركات دمج أرشفة صندوق البريد مع التدوين.

مثال الاستخدام 1: تم توزيع حل أرشفة التدوين لمنع فقدان البيانات وضمان أرشفة البريد الإلكتروني بشكل قانوني. مع ذلك، تستخدم أرشفة صندوق البريد لضمان أن نمط المجلدات في الأرشيف يتطابق مع نمط المجلدات الموجودة في صناديق البريد، مما يسمح للمستخدمين بالعمل في بيئة مألوفة. تُعرّف قواعد الحذف المستخدمة في أرشفة صندوق البريد أن الرسائل الإلكترونية المُرشفة يمكن حذفها من صناديق البريد الخاصة بالمستخدمين، ومن ثم تجنب حدوث مشكلات في صناديق البريد المحدودة. يتم فراغ خادم البريد وانخفاض متطلبات التخزين. وفقًا للحل المُعتمد على أرشفة البريد الإلكتروني، وبشرط أن يكون البرنامج قادرًا على تكامل الرسائل الإلكترونية داخليًا، فإن مزيج هذه طرق الأرشفة لا يتطلب سوى مساحة تخزين إضافية محدودة.

مثال الاستخدام 2: مع تقديم حل أرشفة البريد الإلكتروني، تستخدم طريقة أرشفة صندوق البريد في البداية لاستخراج جميع الرسائل الإلكترونية الحالية من صناديق البريد ونقلها إلى أرشيف مركزي، بما في ذلك ملفات PST المخزنة على سطح المكتب لمستخدم معين. ومن ثم، يمكن حذف الرسائل الإلكترونية من صناديق البريد ومحفوظات التخزين غير المركزية حسب الحاجة. بعد ذلك، يتم أرشفة جميع الرسائل الإلكترونية المستقبلية من خلال طريقة التدوين.

الخلاصة

التدوين وأرشفة صندوق البريد تشكلان استراتيجيتين مختلفتين لتوثيق البريد الإلكتروني، وتستهدفان أهدافًا مختلفة.

  التدوين أرشفة صندوق البريد

تُرشف جميع الرسائل الإلكترونية الواردة والصادرة بشكل كامل وآلي نعم لا

أرشفة قانونية مُتوافقة نعم لا

أرشفة الرسائل الإلكترونية الحالية (التي توجد في صناديق البريد أو أي بيانات بريد إلكتروني مخزنة بشكل غير مركزي) لا نعم

تتوافق هيكل المجلدات مع الأرشيف لا نعم

إمكانيّة حذف الرسائل الإلكترونية المرفقة من صناديق البريد الخاصة بالمستخدمين لا نعم

الحد من حدود صناديق البريد لا نعم

فراغ خادم البريد لا نعم

تقليل متطلبات التخزين لا نعم

أرشفة صندوق البريد تهتم أولاً بتقليل متطلبات التخزين وسمح للمستخدمين بالعمل في بيئة مألوفة من خلال الأرشيف، بينما التدوين غالبًا ما يكون استراتيجية أرشفة بريد إلكتروني ناتجة عن الحاجة إلى الامتثال للقوانين واللوائح. في مؤسستك، يمكنك ضمان أن جميع الرسائل الإلكترونية الواردة والصادرة تُرشف فورًا، مما يضمن حفظ الرسائل الإلكترونية بشكل كامل ودقيق وآمن من التلاعب ويمكن استخدامها بشكل دائم، ومن ثم تجنب احتمال أن يُغير أو يُحذف المستخدمون الرسائل الإلكترونية من البداية.

يمكن استخدام الطريقتين معًا، ولا يؤدي هذا إلى تكاليف إضافية حسب الحل المُعتمد. يجب أن يكون البرامج المتخصصة في الأرشفة قادرة على دمج هاتين الاستراتيجيتين بسلاسة.

للحصول على معلومات إضافية حول حل MailStore Server، يُرجى زيارة صفحة منتجاتنا أو مشاهدة فيديو منتجنا.

للحصول على معلومات تفصيلية حول كيفية تركيب تطبيق التدوين أو أرشفة صندوق البريد المُستندة إلى MailStore Server، يُرجى مراجعة مقالتنا حول المساعدة التفصيلية.

الأسئلة الشائعة

ما فوائد أرشفة صندوق البريد؟

• تتوافق هيكل المجلدات التي ينشئها المستخدمون في صناديق البريد تمامًا مع الأرشيف، مما يسمح للمستخدمين بالعمل في بيئة البريد الإلكتروني المعتادة.
• تُحذف الرسائل الإلكترونية من صناديق البريد بعد أرشفتها، مما يساعد في فراغ خادم البريد ورصد حدود صناديق البريد.
• يمكن تقليل متطلبات التخزين.
• يمكن أرشفة الرسائل الإلكترونية الحالية (مثلاً، الرسائل القديمة في صناديق البريد أو ملفات PST).

ما فوائد أرشفة التدوين (Journaling)؟

• تأمين أرشفة الرسائل الإلكترونية فور وصولها إلى خادم البريد أو مغادرته، مما يضمن الامتثال للقوانين.
• هذا الشكل المباشر من الأرشفة يمنع فقدان الرسائل الإلكترونية أو تعديلها.

ما هي أفضل استراتيجية أرشفة البريد الإلكتروني من حيث الامتثال القانوني؟

يمكن أرشفة الرسائل الإلكترونية قبل وصولها إلى صندوق البريد. هذا يمنع فقدان البيانات أو تعديلها، مما يشكل مكونًا أساسيًا لأي نظام أرشفة بريد إلكتروني قانوني.

ما هي أفضل استراتيجية أرشفة البريد الإلكتروني لتقليل متطلبات التخزين؟

أرشفة صندوق البريد تسمح بحذف الرسائل الإلكترونية المُرشفة من صناديق البريد. هذا يمكن أن يقلل من مساحة التخزين المطلوبة لصندوق البريد. ويمكن الوصول إلى الرسائل الإلكترونية المحذوفة من صناديق البريد مباشرة من الأرشيف إذا لزم الأمر.

ما هي استراتيجية أرشفة البريد الإلكتروني التي تساعد في تقليل الحمل على خادم البريد؟

أرشفة صندوق البريد يمكن أن تقلل من مساحة التخزين المطلوبة لصندوق البريد إذا تم حذف الرسائل الإلكترونية المرفقة إلى الأرشيف بشكل دائم. نتيجة لذلك، تساعد متطلبات التخزين المنخفضة في فراغ خادم البريد.

ما هي أفضل استراتيجية أرشفة البريد الإلكتروني لأرشفة الرسائل الإلكترونية القديمة؟

أرشفة صندوق البريد تسمح بنسخ الرسائل الإلكترونية القديمة من صناديق البريد إلى الأرشيف. وبالمثل، يمكن نقل الرسائل الإلكترونية المخزنة في قاعدة بيانات غير مركزة (مثلاً ملفات PST) إلى الأرشيف باستخدام أرشفة صندوق البريد.

المصدر: Journaling vs. Mailbox Archiving – What You Need to Know (mailstore.com)