Journaling və Poçta Şüşəsi Arxivləmə – Bilmeniz Gerekenlər

Doluya doldurulmuş poçta şüşələri, yavaş poçta serverlari və tapılmayan əhəmiyyətli e-poçtalar: bu problemlərdən yalnız bir hissəsi modern bir e-poçt arxivləmə sistemi ilə həll edilə bilər. Bu səbəbdən, e-poçt arxivləməsinin uzun müddət əlaqəli məlumat idarəetməsinin əsas komponenti və uğurlu şirkətin IT strategiyasının ayrı-ayrı hissəsi olması qeyri-mümkün deyil. Ancaq e-poçt arxivləmə proqramı tətbiq etmədən əvvəl, hansı arxiv strategiyasının şirkətiniz üçün ən uyğun olduğunu bilməlisiniz.

Bu məqalədə, e-poçt arxivləməyə nəzərən müxtəlif strategik yanaşmaları müzakirə edəcəyik, gündüz qeydçiliyi və poçta şüşəsi arxivləməsi arasında fərqləri baxacağıq və hər strateginin şirkət məqsədləri üçün necə nail oluna biləcəyini izah edəcəyik.

Ümumi Baxış: Fərqli E-poçt Arxivləmə Strategiyaları

Profesional e-poçt arxivləmə proqramları, şirkətlərin poçta şüşəsi arxivləməsi və gündüz qeydçiliyi arasında seçim edərək hətta iki üsulun birləşməsinə imkan yaradır.

• Poçta şüşəsi arxivləməsi ilə, istifadəçilərin poçta şüşələrində və ya paylaşılmaqda olan poçta şüşələrində (məsələn, sales@samplecompany.com) olan bütün e-poçtalar müxtəlif vaxtlar ərzində arxiv edilir. Bu, poçta serverına düz müqayisədən ətrafda mərkəzi yollarla erişməklə və ya yerli poçta müştərilərini arxiv etməklə həyata keçirilə bilər.
• Gündüz qeydçiliyi (gələn arxivləmə kimi də tanınır) ilə, bütün e-poçtalar poçta serverına çatdığı zaman, yəni istifadəçinin poçta şüşəsində görünmədən əvvəl arxiv sistemine kopyalanır. Eyni şey gələn e-poçtalar üçün də keçərli olur.
• Bir şirkət, hər iki üsulun müxtəlif yönüdən faydalanmaq üçün hər iki üsulu birgə işlətməyə də qarar verə bilər.

Əksər hallarda, gündüz qeydçiliyi və gündüz arxivləmə iki müxtəlif prosesdir. Ancaq arxiv texnologiyası baxımından bir-birinə aid olduğu üçün adətən eyni mənasında istifadə edilir. MailStore kontekstində, gündüz qeydçiliyi ilk olaraq e-poçtaları çox açılan bir poçta şüşəsinə kopyalayır - "gündüz". Sonra, bir gündüz arxivləmə prosesi, e-poçtaları jurnaldan arxivə dəyişir.

Poçta Şüşəsi Arxivləməsi Nədir?

Poçta şüşəsi arxivləməsi ilə, bütün e-poçtalar istifadəçilərin poçta şüşələrindən müxtəlif intervalda çıxarılır və mərkəzi bir arxivə kopyalanır. Yerli sistemlərdə paylanan e-poçtalar (məsələn, bir istifadəçinin masaüstündə saxlanan PST faylları) də mərkəzi arxivə köçürüldü. Əlavə olaraq, istifadəçilərin öz poçta şüşələrində yaradıqları qovluq strukturu arxivdə eşləşdirilə bilər, bu səbəbdən onlar əvvəlki e-poçt mühitində işləməyə davam edə bilər.

Poçta şüşəsi arxivləməsinin böyük bir əlavə hissəsi, e-poçtalar arxivləndikdən sonra istifadəçilərin poçta şüşəsindən silinməsi üçün müəyyən qaydalara izin verir. Uzun məsafədə, bu e-poçt serverindəki yükdən azad edər, saxlama tələblərini azaltar və poçta şüşəsi kvotaları ilə bağlı məsələləri həll edər. Ancaq istifadəçilər, e-poçtaları serverdən silindikdən sonra hələ də arxiv vasitəsi ilə əldə edə bilər.

Buna baxmayaraq, bu üsulun bütün istifadəçilərin poçta şüşələrini arxiv etməsinin nəticəsi, nəhayət tam və dəqiqlik əsasında qorunmuş bir arxivin mövcud olması üçün təmin edilmir. Bir istifadəçi, arxiv dövrləri arasında e-poçtaları silməyə və ya dəyişdirməyə davam edə bilər. Eyni zamanda, siber hücum kimi xarici amillər e-poçtaların arxiv edilmədən əvvəl itirilməsi demək ola bilər.

Gündüz Qeydçiliyi (Gündüz Arxivləmə) Nədir?

Arxivləmə həllinizin əsas olaraq qanun normaları və uyğunluq kimi məsələləri nəzərə almağa ehtiyac varsa, Gündüz qeydçiliyi düzgün seçimdir. Bu üsul ilə, bütün gələn və gələn poçt trafiksi istifadəçi poçta şüşələrində görünmədən əvvəl arxiv edilir. E-poçtalarınızın tam, orijinal və dəqiqlik əsasında qorunmuş, eyni zamanda istifadə üçün daimi şəkildə saxlanıldığından əmin olmaq üçün mövqeyinizdədir. Bu, şirkətlərin ölkəyə və sənaye sektoru necə asılı olduğu təyin edilə bilər. Əlavə olaraq, tam e-poçt arxivinə sahib olmaq, e-poçtun məhkəmədə əsas kimi istifadə edilməsinə kömək etməkdə əhəmiyyətli rol oynayır.

Əlavə olaraq, gündüz qeydçiliyinin ehtimallı dezavantajı, bu üsulun istifadəçi poçta şüşələrindən e-poçtaların avtomatik silinməsi üçün qaydaların təyini dəstəkləməməsidir, bu da poçta serverindəki yükdən azad edilməyə imkan verməz. Gündüz poçta şüşələrindən arxiv edilmiş bütün e-poçtalar istifadəçi poçta şüşələrində qalır.

Əlavə olaraq, gündüz qeydçiliyi, istifadəçi poçta şüşələrindəki mevcut qovluq strukturlarının arxivdə eşləşdirilməsinə imkan verməz. E-poçtalar, arxivdəki istifadəçilər üçün yalnız gələn və ya göndərilmiş obyektlər kimi təyin edilə bilər və bütün əlçatmalar tam olaraq saxlanılır. Buna baxmayaraq, əhatəli axtarış funksiyası bu vəziyyəti düzəldə bilər və eyni zamanda bütün korporativ arxivləmə sistemlərində "e-Keşf" senaryolarında axtarış üçün nəzərdə tutulan əhəmiyyətli texniki bazasına çevrilmək üçün də qaydada olur.

Mühüm: Xüsusi E-poçtalar

Lütfən, bütün e-poçtaların arxiv edilməyəcəğini unutmayın. Məlumat gizliliyi nüfuzları nəzərə alınmalıdır. Məsələn, bəzi ölkələrdə iş e-poçt xidmətlərinin xüsusi məqsədlər üçün istifadəsi problemli ola bilər. Bu hallarda, təklif olunan həll, xüsusi e-poçt istifadəsinin qadağan edilməsi (məsələn, iş müqaviləsi yolu ilə) və ya xarici e-poçt xidmətlərinin yalnız xüsusi e-poçt mətnləri üçün istifadə edilməsini təmin etməkdir. Bu səbəbdən, həmişə məlumat gizliliyi qaydalarına diqqət yetirməlisiniz.

İkinci üsul birləşdirilə bilər mi?

Hər iki üsulun artı və eksiləri olduğu üçün, bəzi şirkətlər poçta şüşəsi arxivləməsini gündüz qeydçiliyi ilə birləşdirərək qərar verir.

İstifadə Nümunəsi 1: Data itirməyin qarşısını almaq və e-poçtaların yasal şəkildə uyğun olaraq arxiv edilməsini təmin etmək üçün gündüz arxivləmə həllini dağıtmışdır. Xüsusi arxivlər e-poçt müştərisindəki ilə eyni qovluq strukturuna sahib olur və istifadəçilərin arxivdə tanış ortamda işləməyə imkan verir. Poçta şüşəsi arxivləməsi üçün təyin edilmiş silinmə qaydaları, arxiv edilmiş e-poçtaların istifadəçilərin poçta şüşələrindən silinməsinə imkan verir və bu kimi, poçta şüşəsi kvotalarında problem yaşanmasının qarşısını alır. E-poçt serveri boşaldılır və saxlama tələbləri azalır. Arxivləmə həllinə görə və arxiv proqramının e-poçtaları daxili olaraq tekilləşdirə bilərliyi şərti ilə, bu arxivləmə üsullarının birləşməsi yalnız mərci olaraq daha çox saxlama yeri tələb edir.

İstifadə Nümunəsi 2: E-poçt arxivləmə həllinin təqdim edilməsi ilə birlikdə, poçta şüşəsi arxivləmə üsulu əvvəlcə mevcut bütün e-poçtaların poçta şüşələrindən çıxarılması və yerli e-poçtaların (məsələn, bir istifadəçinin masaüstündə saxlanan PST faylları) mərkəzi arxivə köçürülməsi və sonra lazım gələrsə, poçtaların poçta şüşələrindən və mərkəzi olmayan saxlama yerlərindən silinməsi üçün istifadə edilir. Bu nöqtədən sonra, gələcəkdəki bütün e-poçtalar gündüz qeydçiliyi üsulu ilə arxiv edilir.

Nəticələr

Gündüz qeydçiliyi və poçta şüşəsi arxivləməsi, e-poçt arxivləməyə iki müxtəlif strategik yanaşma yaradır və fərqli məqsədlər nəzərdə tutur.

Gündüz qeydçiliyi	Poçta şüşəsi arxivləməsi
Gələn və gələn bütün e-poçtaların tam və avtomatik şəkildə arxiv edilməsi	Bəli
Yasal uyğunluq arxivləməsi	Bəli
Mövcud e-poçtaların arxiv edilməsi (poçta şüşələrində və mərkəzi olmayan saxlama yerlərində olan e-poçt verilənləri)	Xeyr
Qovluq strukturunun arxivdə eşləşdirilməsi	Xeyr
Arxiv edilmiş e-poçtaların istifadəçilərin poçta şüşələrindən silinməsi seçimi	Xeyr
Poçta şüşəsi kvotalarının azaldılması	Xeyr
E-poçt serveri boşaldılır	Xeyr
Saxlama tələblərinin azaldılması	Xeyr

Poçta şüşəsi arxivləməsi əsasən saxlama tələblərini azaltmaq və istifadəçilərin arxivdə tanış ortamda işləməsinə imkan yaradır, ancaq gündüz qeydçiliyi əsasən yasal tələblər və qorunma tələbləri səbəbindən strategik bir e-poçt arxivləmə yanaşmasıdır. Siz, şirkətiniz, bütün gələn və göndərilən e-poçtaları anında arxiv edərək, elektron məktublaşmanın tam, orijinal, dəqiqlik əsasında qorunmuş və istifadə üçün daimi şəkildə saxlanılması təmin edir və e-poçtaların arxivləmədən əvvəl dəyişdirilmə və ya silinmə ehtimalını əsasdan qarşısını alır.

Hər iki üsul birgə istifadə edilə bilər və seçilmiş e-poçt arxivləmə həllinə görə