تأمين البريد الإلكتروني في Microsoft 365

هل تعلم أن البريد الإلكتروني الذي تخزنه في Exchange Online و Outlook لا يتم احتياطه تلقائيًا ولا يُرشّد؟ رغم أن العديد من الشركات ملزمة قانونيًا بذلك.

تعلم كل شيء عن تأمين البريد الإلكتروني في Microsoft 365 من خلال الاستمرار في القراءة.

Microsoft 365: حزمة الإنتاجية الأكثر شيوعًا في الشركات الحديثة

أثبتت Microsoft 365 نفسها كحزمة حلول للإنتاجية والتعاون الأكثر شيوعًا في العالم. وفقًا لبحث Osterman Research، فإن أكثر من 80٪ من الشركات في أمريكا الشمالية تستخدم Microsoft 365 للبريد الإلكتروني.¹ Outlook، الذي يُستخدم بنفس القدر من قبل الشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة، أثبت نفسه كأفضل عميل بريد إلكتروني.

شعار Microsoft 365 | ©Microsoft

مع ظهور أدوات التعاون مثل Microsoft Teams، لا يزال البريد الإلكتروني هو وسيلة الاتصال المؤسسي المفضلة. وفقًا لـ Statista، من المتوقع أن تزيد حجم المراسلات البريدية العالمية في السنوات المقبلة لتصل إلى 392.5 مليار بريد إلكتروني بحلول عام 2026.²

مع زيادة حجم البريد الإلكتروني، تزداد الصعوبات التي تواجهها الشركات في إدارة البريد الإلكتروني. بالإضافة إلى مواجهة التحديات مثل الصناديق الممتلئة، وأنظمة البريد البطيئة، وفقدان البيانات، يجب على الشركات الامتثال لجميع المعايير القانونية والتنظيمية المتعلقة بتخزين وترتيب الوثائق. وبما أن البريد الإلكتروني قد يحتوي على معلومات مهمة مثل العقود والفواتير، فإن قوانين الاحتفاظ بالبيانات تطلب غالبًا حفظ هذه الوثائق بشكل آمن، ودقيق، ومستقر على مدار سنوات (انظر الامتثال). كما يجب معالجة وتخزين جميع الملفات التي تحتوي على بيانات شخصية، بما في ذلك البريد الإلكتروني، وفقًا لقوانين الخصوصية مثل GDPR (ميثاق حماية البيانات العامة) في الاتحاد الأوروبي.

تُقدّم Microsoft خيارات متعددة لتأمين البريد الإلكتروني حسب الاشتراك الذي تختاره (Business Standard، Business Premium، Enterprise). بعض هذه الخيارات متوفرة مجانًا كجزء من حزمة Microsoft 365 الأساسية أو خدمة Exchange Online للبريد الإلكتروني، بينما البعض الآخر متاح فقط في الاشتراكات التجارية الأغلى.

خيارات التخزين المتاحة في Microsoft 365:

• التخزين كملف PST أو التخزين التلقائي: يمكن للمستخدمين نقل البريد الإلكتروني إلى ملفات PST وتخزينها محليًا على أجهزتهم أو في السحابة.
• زر "تشفير" في Microsoft Outlook: يسمح هذا الزر للمستخدمين بنقل البريد الإلكتروني إلى مجلد تشفير. يظل البريد الإلكتروني في صندوق بريد Outlook، فقط مكان تخزينه يتغير.
• تشفير بدون خدمة تشفير Exchange Online: صندوق تشفير منفصل، وهو مجرد حساب بريد إلكتروني منفصل يحتوي على مساحة تخزينه الخاصة حيث يمكن نقل البريد الإلكتروني إليه. يجب أن يُضبط هذا صندوق التشفير من قبل المدير.
• تشفير مع خدمة تشفير Exchange Online: باستخدام خدمة تشفير Exchange Online (EOA)، يمكن للمستخدمين نقل البريد الإلكتروني إلى صندوق تشفير منفصل يمكن لمدراء النظام اتباع سياسات التخزين الخاصة بهم.

ومع ذلك، هل هذه خيارات التشفير كافية لحل صعوبات التقنية الحديثة في تأمين البريد الإلكتروني ومساعدة الشركات على الامتثال؟ الإجابة القصيرة هي لا في معظم الحالات.

ضعف خيارات التخزين المحلية في Microsoft 365

رغم أن Microsoft 365 تقدم مجموعة متنوعة من خيارات التخزين، يجب أن تكون على دراية بضعف بعض الخصائص والنقاط الضعيفة التي قد تؤثر على حماية مؤسستك من المخاطر.

• نموذج المسؤولية المشتركة: تطبق Microsoft مبدأ المسؤولية المشتركة في خدمات Microsoft 365. بمعنى آخر، تتحمل Microsoft مسؤولية ضمان استمرارية التخزين في خدماتها المُشار إليها بعلامة Microsoft 365، لكنها لا تتحمل مسؤولية حماية البيانات وتخزينها الخاصة بك، بما في ذلك جميع البيانات الموجودة في البريد الإلكتروني. هذا يعني أنك وفقط أنت مسؤول عن الحفاظ على البريد الإلكتروني بشكل آمن ومستقر.
• خطر الامتثال: في الوقت الحاضر، يجب على الشركات الامتثال لعدة متطلبات قانونية، مثل GDPR في الاتحاد الأوروبي. تواجه الشركات التي تعمل في الساحة الدولية متطلبات خاصة حول سرية البيانات، ونقل البيانات إلى أطراف ثالثة، وموقع تخزين البيانات (مكان الإقامة). لا تقدم خيارات التخزين المحلية في Microsoft 365 دائمًا مستوى الأمان والامتثال المطلوب في هذه الحالات.
• خطر فقدان البيانات حتى مع التخزين: أولاً، لا يوفر تشفير البريد الإلكتروني في ملفات PST أو زر "تشفير" في Microsoft Outlook حماية فعلية ضد فقدان البيانات. وبالمثل، توزيع صندوق تخزين منفصل (بدون استخدام خدمة تشفير Exchange Online المدفوعة) لا يفي بجميع معايير حل تشفير البريد الإلكتروني. على سبيل المثال، قد يؤدي حدود التخزين إلى مساحة تخزين محدودة، مما يعني أن بعض البريد الإلكتروني القديم يجب حذفه لفتح مساحة للبريد الإلكتروني الجديد. خلال هذه العملية، قد تفقد معلومات عمل مهمة.
• الأمن مقابل الراحة: من المريح للمدراء أن تكون جميع البيانات في نفس النظام، لكن لهذه الفكرة عيوبها أيضًا. إذا بقيت الملفات المُشفّرة في نفس النظام مع البيانات الأصلية للبريد الإلكتروني، فقد يؤدي ذلك إلى مخاطر أمنية. على سبيل المثال، إذا تمت إساءة استخدام بيانات الوصول أو أصبح النظام ضحية هجوم من قراصنة، فلن تكون البيانات الأصلية فقط في خطر، بل أيضًا البيانات المُشفّرة.
• البحث المحدود: يمكن أن تكون مهمة البحث عن بريد إلكتروني معين أو معلومات موجودة فيه عملية متعبة ومكلفة للوقت. خصوصًا عند البحث عن كميات كبيرة من البيانات، قد تؤدي كفاءة البحث المنخفضة إلى هدر وقت العمل الثمين.
• تكاليف امتلاك شاملة مهمة للشركات الصغيرة والمتوسطة (SMBs): خدمة تشفير Exchange Online هي أقوى خيار تخزين مدمج في Microsoft 365. ومع ذلك، هذه الميزة متاحة فقط في الخطط الراقية لـ Microsoft 365 ومقصودة للشركات الكبيرة. لا تُعتبر خدمة تشفير Exchange Online جزءًا من خطط Microsoft 365 المُخصصة للشركات الصغيرة والمتوسطة، وعليك دفع تكلفة إضافية إذا كنت بحاجة إليها. في هذه الحالات، قد تكون تكلفة شراء حل خارجي لتخزين البريد الإلكتروني أقل بكثير، ويجب تقييم تكاليف الامتلاك الشامل بشكل أدق.

بشكل عام، لا تقدم وظائف تخزين البريد الإلكتروني المحلية في Microsoft 365 بيئة تخزين فعالة وآمنة تمامًا. قد تؤدي القيود إلى نقص في أمان البيانات، وإدارة البيانات غير الفعالة، ومخاطر الامتثال.

الحل: MailStore Server لـ Microsoft 365

MailStore Server هو برنامج مستقل لإدارة البريد الإلكتروني تم تطويره خصيصًا للشركات الصغيرة والمتوسطة. يتم تثبيته بسهولة، ويمكن تثبيته في دقائق قليلة، ويتكيف مع البنية التحتية الحالية دون مشاكل، ويتوافق تقريبًا مع جميع أنظمة البريد الإلكتروني العادية. يثق أكثر من 80,000 شركة من قطاعات مختلفة في جميع أنحاء العالم بـ MailStore لاحتياجاتهم الخاصة بتخزين البريد الإلكتروني.

مزايا MailStore Server مع Microsoft 365:

• الاعتماد على Microsoft: بدون نظام تخزين خارجي، لا يمكن للمستخدمين الوصول إلى بريدهم إذا فشلت خدمات Microsoft 365. تقدم حل تخزين البريد الإلكتروني المستقل مثل MailStore Server حماية فعالة ضد "الإفلاس التجاري" وضمان استمرارية الوصول إلى البريد الإلكتروني للشركة حتى في حالة فشل خدمات M365.

• مساعدة في الامتثال: تخضع العديد من الشركات لمتطلبات قانونية معينة حول فترة احتفاظ البريد الإلكتروني. من المهم الامتثال لهذه التنظيمات عن طريق تخزين البريد الإلكتروني بشكل دقيق، ودقيق، مُحمي من التعديل، ويمكن استخدامه كمصدر مستقر لسنوات. يجب أيضًا الامتثال لمتطلبات حماية البيانات. يمكن أن يساعدك MailStore Server في الامتثال لهذه التنظيمات، وهو معتمد أيضًا على GDPR. بالإضافة إلى ذلك، تكون لديك سيطرة كاملة على بياناتك المُخزنة وأماكن تواجدها.

• حماية قوية ضد فقدان البيانات: باستخدام MailStore Server، يمكنك حماية نفسك بشكل فعّال ضد فقدان البيانات الناتج عن أخطاء في الحذف أو أعطال في الأجهزة. على سبيل المثال، يساعد التخزين اليومي في الحفاظ على سلامة تشفيرك. يمكن تخزين ملفات PST أيضًا مركزياً وحمايتها، مما يجعل مساحة صندوق البريد المحدودة غير ضرورية.

• إدارة بيانات فعّالة: من خلال توحيد البيانات وضغطها، تقل مساحة التخزين المُستخدمة في تشفير MailStore Server بنسبة تصل إلى 70% مقارنة بخوادم البريد الإلكتروني، مما يقلل بشكل كبير من احتياجات التخزين في Microsoft 36逾期

• بحث سريع للمستخدم وخدمة ذاتية: بفضل وظيفة البحث القوية لـ MailStore Server، يمكنك العثور على البريد الإلكتروني المطلوب في ثوانٍ. يُسهّل تطبيق MailStore Outlook Extension تحديد البريد الإلكتروني في الأرشيف بدقة عند البحث عن المرسل أو المستقبل أو نقاط زمنية معينة أو كلمات رئيسية. يمكن للمستخدمين أيضًا استعادة البريد الإلكتروني بسرعة وبساطة من الأرشيف. هذا يخفف عبء فريق الدعم الفني، حيث لا يحتاج هؤلاء إلى التواصل معهم لحل مشكلات من هذا النوع. تُسهل وظيفة البحث الفعّالة أيضًا عمل مدراء النظام والمسؤولين عن الامتثال، خصوصًا عند إجراء عمليات بحث استكشافية في عدة أرشيفات.

• تكاليف شراء وتشغيل معتدلة: يتوفر MailStore Server بحزمة اشتراك رخيصة تبدأ من 259.00 دولارًا أمريكيًا بالإضافة إلى الضرائب. تُ amortize التكاليف الخاصة بالترخيص بسرعة. يمكنك الاستفادة من مزايا برنامج قوي يتطلب صيانة قليلة، يوفر وقتًا وجهدًا، ويجعلك مركّزًا على مهام تقنية مهمة أخرى، مما يعزز إنتاجية شركتك.

• تخصيص متكامل بسلاسة في Microsoft 365: يمكن لـ MailStore Server أن يُدمج بسهولة مع بيئة Microsoft 365 الحالية من خلال متزامنة Active Directory حتى 2000 مستخدم. لا يوجد تركيب معقد أو تكوين معقد - يمكنك البدء في العمل فورًا دون فقدان وقت!

مع MailStore Server، لا تقتصر مزاياك على تخزين البيانات المتوافقة مع GDPR ووظيفة البحث السريع فحسب، بل أيضًا تتمتع بسيطرة كاملة على البريد الإلكتروني المُخزّن. هدفنا هو جعل تشفير البريد الإلكتروني أكثر أمانًا وكفاءة ومساعدتك في الامتثال.

المصدر: تشفير البريد الإلكتروني لـ Microsoft 365 - MailStore