Microsoft 365 üçün Email Arxivlemə

Microsoft 365, Exchange Online və Outlook-da saxladığınız e-poçtaların, bir çox şirkət üçün qanun üzrə zorunlu olsa da avtomatik yedəklənmədikləri və arxivlənmədikləri barədə bilirsizmi?

Microsoft 365-də professional və effektiv e-poçt arxivləmə haqqında bilmeniz lazım olan hər şeyi oxumağa davam edin.

Microsoft 365: günümüzün ən populyar istehlakçı təşəbbüsləri paketi

Microsoft 365, dünya üzrə şirkətlər üçün ən populyar istehlakçı və işbirliyi həlləri paketi kimi özünü isbat etmişdir. Məsələn, market tədqiqatı şirkəti Osterman Research-ə görə, Kuzey Amerikadakı şirkətlərin %80-dən çoxu e-poçt üçün Microsoft 365-dən istifadə edir.¹ Xüsusilə, kiçik girişimlər və böyük şirkətlər üçün bərabər istifadə edilən Microsoft Outlook, əsas e-poçt müştərisi kimi özünü isbat etmişdir.

Microsoft 365 Logosu | ©Microsoft

Microsoft Teams kimi işbirliyi alətlərinin ortaya çıxmasına baxmayaraq, e-poçt həll edici alət kimi davam edir. Statista-ya görə, global e-poçt həcmi gələcək illərdə daha da artaraq 2026-cı ildə təqribən 392,5 milyard e-poçt qeyd ediləcək.²

E-poçt həcmi arta bilər, şirkətlərin e-poçt idarə etməsi üçün qarşılaşılan çətinliklər də artacaq. Şirkətlər, aşıq posta qutuları, yavaş e-poçt sistemləri və məlumat itkisindən qorunma tələbləri ilə başa çıxmaq, həmçinin işdən asılı olan sənədlərin saxlanılması ilə əlaqəli bütün qanun və tənzimləyici tələblərə cavab verəcəklər. E-poçtlar müqavilələr və faturalar kimi əhəmiyyətli məlumatlar əhatə edə bilər, bu səbəblə qanun nümunələri bu sənədlərin mühafizəsindən, orijinala sadəcə və daimi şəkildə istifadə edilə bilən şəkildə iltihabdan qorunması tələb olunur (bax. uyğunluq). Kİçik veri əhvalatları kimi, e-poçtlar da AB-nin GDPR (ümumi veri mühafizəsi qanun) kimi gizlilik qanunlarına uyğun olaraq işləndirilməli və saxlanmalıdır.

Microsoft, seçdiyiniz plana (Business Standard, Business Premium, Enterprise) əsasən e-poçtların təhlükəsizliyini təmin etmək üçün müxtəlif seçimlər təqdim edir. Bu seçimlərdən bəziləri, əsas Microsoft 365 paketinin və ya onun daxilində olan Exchange Online e-poçt xidmətinin hissəsi kimi pulsuz təqdim olunur, digərləri isə yalnız daha pahalı Korporativ planlara daxildir.

Microsoft 365-də istifadə edilə bilən arxivləmə seçimləri:

• PST Arxivləmə və ya Avtomatik Arxivləmə: İstifadəçilər e-poçtları PST fayllarına köçürə və yerli kompyuterlərində ya da buludda saxlaya bilər.
• Microsoft Outlook-dakı "Arxivlə" düyməsi: "Arxivlə" düyməsi, istifadəçilərin e-poçtları arxiv qovluğuna köçürməyə imkan verir. E-poçtlar Outlook poçt qutusunda qalır; sadəcə saxlama yeri dəyişir.
• Exchange Online arxivləməsiz poçt qutusunun arxivlənməsi: Arxiv poçt qutusu, e-poçtların köçürüldüyü müxtəlif saxlama yeri olan ayrı bir poçt qutusudur. Bu arxiv poçt qutusu idarəçi tərəfindən ayarlanmalıdır.
• Exchange Online arxivləməsi ilə poçt qutusunun arxivlənməsi: Exchange Online Arxivləmə (EOA) ilə istifadəçilər e-poçtlarını, idarəçi tərəfindən öz arxivləmə və saxlama qaydalarını tətbiq edə biləcəyi ayrı bir arxiv poçt qutusuna köçürə bilər.

Lakin bu arxivləmə üsulları, modern e-poçt arxivləməsinin gətirdiyi texniki çətinlikləri həll etmək və uyğunluq məsələlərində kömək etmək üçün kifayətli midir? Qısa cavab, əksər hallarda xeyrdir.

Microsoft 365-də mövcud yerli arxivləmə seçimlərinin zəif cəhətləri

Microsoft 365, e-poçtları arxivləmək üçün müxtəlif seçimlər təqdim etsə də, şirkətini riskdən qorumaq üçün müxtəlif dövri əlavə və xüsusi xüsusiyyətlər barədə bilinməlidir.

• "Paylaşılan Məsuliyyət" Modeli: Microsoft, Microsoft 365 hizmetləri üçün paylaşılan məsuliyyət prinsipinə əsaslanır. Ümumiyyətlə, bu Microsoft-un Microsoft 365 etiketi altında hizmetlərin daimi istifadəsi üçün məsuliyyətli olduğunu bildirir, lakin müştərilərin verilənlərini qoruma və saxlama məsuliyyətini öz üzərlərində götürməlidir və bu e-poçtlarda olan bütün verilənlər üçün də keçərli olur. Bu səbəbdən, əsasən, e-poçtlarınızın təhlükəsiz və dayanıqlı saxlanılması üçün yalnız siz və siz məsuliyyətli olarsınız.
• Uyğunluq Riski: Bugün, şirkətlərin AB-nin GDPR'si kimi bir sıra qanun tələblərini yerinə yetirməsi vacibdir. Xarici sahədə fəaliyyət göstərən şirkətlər, veri gizliliyini, verilərin işlənməsi üçün üçüncü tərəf vasitələrinin köçürülməsinə və verilərin saxlanıldığı yeri (ikamət) ilə bağlı xüsusi tələblərə cavab verəcəklər. Microsoft 365-dəki yerli arxivləmə seçimləri, bu cür hallarda tələb olunan təhlükəsizlik və uyğunluq səviyyəsinin həmişə təmin edilməsi üçün yeterli deyil.
• Arxivləmədən sonra veri itkisi riski: Əvvəlcə, e-poçtların təhlükəsiz saxlanılması barədə, PST faylları və ya Microsoft Outlook-dakı "Arxivlə" düyməsi, veri itkisindən əsl əsas qoruma təmin etmir. Eyni zamanda, ayrı bir arxiv poçt qutusu yaradmaq (ücretli Exchange Online Arxivləmə xidməti istifadə edilmədikdə) e-poçt arxivləmə həllinin qәbul etməli olduğu bütün tələbləri ödəmir. Məsələn, saxlama həcmindəki məhdudluqlar, qeyd olunmamış e-poçtların silinməsi üçün yeni yer yaratmaq lazım ola bilər. Bu prosesdə əhəmiyyətli iş məlumatları itkin ola bilər.
• Təhlükəsizlik üçün Konfor: İdarəçilər üçün bütün verilərin eyni sistemdə olmasının rahatlığı olsa da, bu anlayışın dezavantajları də var. Arxivlənmiş fayllar əsas e-poçt verilənləri ilə eyni sistemdə qalırsa, bu təhlükəsizlik risklərinə səbəb ola bilər. Məsələn, əlavə verilənlərin səhv xidmət alıcılarına keçməsi və ya sistem kompyuter hackerı hücumunun qurbanı olması hallarında, yalnızca e-poçt xidmətindəki əsas verilənlər deyil, eyni zamanda arxivlənmiş verilənlər də riskdə ola bilər.
• Sərhədlənmiş axtarış funksiyaları: Microsoft 365-də müəyyən e-poçtları və ya onlarda olan məlumatları axtarmaq çətin və zaman alıcı iş olabilir. Xüsusilə, böyük həcmli verilərlə axtarış zamanı aşağı effektivlik, qiymətli iş vaxtını boşa harcayır.
• KOBİ-lər üçün əhəmiyyətli Toplam Sahiblik Maliyəsi (TCO): Exchange Online Arxivləmə, Microsoft 365-də yerləşdirilmiş arxivləmə alətləri arasında ən güclü seçimdir. Lakin, bu funksiya yalnızca Microsoft 365-in premium planlarına daxildir və böyük şirkətlərin ehtiyacı üçün yönəldirilmişdir. Exchange Online Arxivləmə, orta və kiçik ölçülü şirkətlər (KOBİ-lər) üçün uyğun Microsoft 365 planlarının hissəsi deyil və lazım gələrsə əlavə maliyəli xidmət kimi əlavə edilməlidir. Bu cür hallarda, bir şirkətin üçüncü tərəf e-poçt arxivləmə həllini alma maliyəsi daha az ola bilər və bu halda Toplam Sahiblik Maliyəsinə daha diqqət yetirmək vacibdir.

Nəticə olaraq, Microsoft 36区-ın yerli e-poçt arxivləmə funksiyaları ümumiyyətlə tamamilə effektiv və təhlükəsiz bir arxivləmə mühitini təmin etməz. Sərhədlənmiş seçimlər, sürətli şəkildə veri təhlükəsizliyi çatışmazlığına, veri idarə etməsinin dəyimli olmasına və qanun məsələlərinə yol aça bilər.

Həll: Microsoft 365 üçün MailStore Server

MailStore Server, xüsusən orta ölçülü şirkətlər üçün hazırlanmış öz-özü tənzimləyən e-poçt arxivləmə proqramıdır. Yükləməsi asandır, yalnız bir neçə dəqiqədə quraşdırıla bilər, mövcud infrastruktura müsahidədən çıxmadan uyğunlaşa bilər və neredeyse bütün ədəbi e-poçt sistemləri ilə uyğundur. Dünya üzrə 80,000-dən çox şirkət, mail arxivləmə ehtiyatları üçün ildən-ildə MailStore-a inamı qorur.

MailStore Server və Microsoft 365 ilə sizin Avantajlarınız:

• Microsoft-dan müstəqillik: Xarici e-poçt arxivin olmasa da, Microsoft 365 xidmətləri uğursuz olsa istifadəçilər öz e-poçtalarına daxil olamaz. MailStore Server kimi müstəqil e-poçt arxivləmə həlli, "satıcı qapanması"nın qarşısını alır və M365 xidmətləri uğursuz olsa də, şirkətin öz e-poçtalarına daxil olmaq imkanı verir.
• Qanunlara uyğunluqda kömək: Bir çox şirkət müəyyən e-poçtların saxlama məhdudluqları ilə bağlı qanun tələblərinə məruz qalır. Bu qaydaları yerinə yetirmək üçün e-poçtların ildən-ildə tam, orijinala sadəcə, saxlanılmaqdan qorunmuş və eyni zamanda daimi şəkildə istifadə edilə bilən şəkildə saxlanılması vacibdir. Veri mühafizəsi tələblərinə də cavab verilməlidir. MailStore Server bu qaydaları yerinə yetirməyə kömək edə bilər və ayrıca GDPR sertifikalıdır. Əlavə olaraq, arxivlənmiş verilərlər və bu verilərlərin nədə saxlandığı barədə tam kontrol sahib olursunuz.
• Veri itkisindən qarşısını almaq üçün güclü qorunma: MailStore Server ilə, cihaz xətası və ya yanlış silmədən qaynaqlanmış veri itkisindən etkili şəkildə qorunursunuz. Məsələn, günlük arxivləmə, arxivinizin bütövliyini saxlamağa kömək edir. PST faylları də mərkəzi şəkildə arxivlənə və qorunur, bu da poçt qutularının həcmi məhdudlaşdırılmış şəkildə olmasına imkan verir.
• Effektiv Veri İdarəsi: Veri nümunələşdirməsi və sıxma sayəsində, MailStore Server arxivində saxlanılan verilər, e-poçt serverindən təqdim edilən %70-ə qədər az yer tutur və performansı optimal edərkən Microsoft 365-dəki sax