تأمين البريد الإلكتروني: زر الأرشيف المخفي في Outlook

Microsoft Outlook يوفر لمستخدميه خيارات متعددة لتأشير البريد الإلكتروني. من بين هذه الخيارات، أسرعها هو زر الأرشيف المدمج في شريط القوائم، والذي يمكن الوصول إليه دون الحاجة إلى البحث عن أدوات إضافية.

هل استخدمت زر الأرشيف من قبل؟ هل سبق لك أن نقرت عليه عن طريق الخطأ أثناء حذف بريد إلكتروني؟ أم أنك اتخذت قرارًا واعيًا لاستخدامه؟ البعض يجد هذا مفيدًا، ولكن نعتقد أنه قد يخرجك عن الطريق. فعند الحديث عن تأمين البريد الإلكتروني، لا تُلبّي زر الأرشيف متطلبات حلول الأرشيف المهني.

كيف تعمل عملية تأمين البريد الإلكتروني باستخدام زر الأرشيف في Outlook؟

ما هو دور زر الأرشيف؟ فعليًا، يسمح لك بنقل بريد إلكتروني من صندوق الوارد إلى مجلد أرشيف. ومع ذلك، فإن هذا المجلد موجود في Outlook أيضًا، لذا فإن كل ما تفعله هو تغيير مكان تخزين البريد الإلكتروني. لذلك، حتى لو أطلق Microsoft على هذا الخيار "الأرشيف"، فإنه لا يلبي معايير الحلول المهنية لتأمين البريد الإلكتروني. من التعريف، فإن الأرشيف هو المكان الأخير الذي يتم فيه تخزين المستندات في سلسلة الاستخدام السابقة. لذلك، يجب أن يبقى هذا المحتوى محفوظًا بشكل دائم، على سبيل المثال من خلال إجراءات أمنية خاصة. اليوم، الجدول الأوروبي للخصوصية (GDPR) وغيرها من الالتزامات القانونية تعني أن تأمين البريد الإلكتروني أصبح قضية معقدة للغاية في التطبيق اليومي المؤسسي. في الوقت نفسه، فإن وظيفة الأرشيف هي ضمان أن جميع السجلات - في هذه الحالة البريد الإلكتروني - ستبقى متاحة دائمًا.

العيوب في استخدام زر الأرشيف

إذا كنت ترغب في تأمين البريد الإلكتروني بشكل احترافي أو كنت ملزمًا قانونيًا بذلك، فإن استخدام زر الأرشيف يحمل بعض المخاطر.

ليس مناسبًا لـ:

• حماية البيانات ضد التعديل أو الحذف.
• تقليل حجم البيانات في صندوق البريد، نظرًا لوجود مجلد الأرشيف داخل صندوق البريد.
• ضمان استمرارية الوصول إلى بيانات البريد الإلكتروني إذا فشل Outlook.

يتم استخدام زر الأرشيف فقط لتحسين المظهر البصري لصندوق الوارد. عند استخدامه، تنقل البريد الإلكتروني القديم من مساحة العرض إلى مجلد الأرشيف. يمكن استخدام وظيفة البحث في Outlook لعثور على البريد الإلكتروني القديم، بما في ذلك الذي نقلته إلى مجلد الأرشيف.

ما خيارات تأمين البريد الإلكتروني الأخرى التي توفرها Microsoft؟

الهدف الرئيسي لأي حل احترافي لتأمين البريد الإلكتروني هو ضمان أن بيانات البريد الإلكتروني ستظل قابلة للوصول دائمًا، وبالتالي يمكن استخدامها لسنوات. لتحقيق ذلك، يخزن حل تأمين البريد الإلكتروني نسخًا من جميع الرسائل في أرشيف مركزي، مما يضمن قابلية استخدام البيانات لسنوات وحمايتها.

بالتالي، رغم أن Microsoft توفر عددًا من التطبيقات مرتبطة بتأمين البريد الإلكتروني في Outlook و Exchange Server و Microsoft 365، إلا أنها لا تلبي أو تلبّي جزئيًا أهداف حل تأمين البريد الإلكتروني المهني.

- التأمين عبر ملفات PST / التأمين التلقائي (Outlook)

يمكن للمستخدمين نقل البريد الإلكتروني إلى ملفات PST وتخزينها محليًا على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم أو في السحابة.

- تأمين صندوق البريد دون استخدام التأمين عبر Exchange Online

صندوق الأرشيف هو صندوق بريد منفصل يحتوي على مساحة تخزين خاصة يمكن استخدامها لنقل البريد الإلكتروني. يجب إعداد هذا صندوق الأرشيف بواسطة مدير النظام.

- تأمين صندوق البريد باستخدام التأمين عبر Exchange Online

مع استخدام التأمين عبر Exchange Online (EOA)، يمكن للمستخدمين نقل البريد الإلكتروني إلى صندوق أرشيف منفصل حيث يمكن للإدارة تطبيق سياسات التأمين والتخزين الخاصة بها.

لماذا استخدام حل تأمين البريد الإلكتروني مستقل؟

قد يبدو من المفيد أن يكون وظائف تأمين البريد الإلكتروني والبريد الإلكتروني في نفس المنصة. ومع ذلك، عادةً لا تلبي خيارات تأمين البريد الإلكتروني في Microsoft متطلبات حل تأمين البريد الإلكتروني المهني.

لا توفر ملفات PST أو زر الأرشيف حماية حقيقية ضد فقدان البيانات عند تخزين البريد الإلكتروني في بيئة آمنة. بنفس الطريقة، لا تلبي صناديق البريد المخصصة في M365 (بدون استخدام EOA) معايير حل تأمين البريد الإلكتروني المهني بالكامل. فقط صناديق البريد المخصصة مع EOA توفر الوظائف والخصائص الضرورية لتأمين البريد الإلكتروني المهني، مثل سياسات التخزين والاحتفاظ القانوني وخيارات eBulma. ومع ذلك، فإن EOA متاحة فقط في الخطط الإضافية للشركات (Business Extra و Enterprise) التي تكون باهظة الثمن، مما يجعلها خيارًا غير عملي للشركات الصغيرة والمتوسطة بسبب القيود المالية.

من ناحية أخرى، توفر حلول تأمين البريد الإلكتروني المستقلة العديد من الوظائف بأسعار معقولة، مما يجعلها أكثر ملاءمة للشركات الصغيرة والمتوسطة.

فيما يلي بعض المزايا الأساسية لحلول تأمين البريد الإلكتروني المستقلة:

- الاستقلالية من Microsoft

بدون أرشيف خارجي، لا يمكن للمستخدمين الوصول إلى البريد الإلكتروني إذا فشلت خدمة Microsoft 365. استخدام أرشيف خارجي يمنع الاعتماد على البائع ويضمن استمرارية الوصول إلى البريد الإلكتروني حتى في حالة فشل M365.

- خدمة ذاتية للعملاء

يمكن للمستخدمين استخدام وظيفة البحث في الأرشيف بسرعة وفعالية، ويمكنهم أيضًا استعادة الرسائل المتأمنة بسرعة وببساطة دون الحاجة إلى خدمات مُديري النظام.

- حماية ضد فقدان البيانات والتعديلات

لا يمكن للمستخدمين حذف أو تعديل البريد الإلكتروني بعد دخوله إلى الأرشيف. يمكن فقط لمدير النظام تحديد مدة تخزين البريد الإلكتروني في النظام. يوفر التوثيق (Journaling) تأمينًا بدون عوائق.

- الامتثال للقوانين المتعلقة بالخصوصية

عند استخدامها بشكل مناسب، توفر حلول تأمين البريد الإلكتروني المعتمدة ضمانًا بأن يتم معالجة البريد الإلكتروني وفقًا للقوانين المتعلقة بالخصوصية. خاصةً منذ دخول تنظيم DSGVO في الاتحاد الأوروبي حيز التنفيذ، أصبحت خصوصية البيانات تركيزًا رئيسيًا للرأي العام.

- تكلفة امتلاك منخفضة (TCO)

توفر حلول تأمين البريد الإلكتروني المستقلة وظائف كثيرة بأسعار معقولة. خاصةً الشركات الصغيرة والمتوسطة (KOBİ) تستفيد منها ولا تحتاج إلى اللجوء إلى حلول مؤسسية باهظة الثمن.

الخلاصة - زر الأرشيف في Outlook لا يمكن تأمين البريد الإلكتروني بشكل احترافي

كما يدل اسمه، لا يقدم زر الأرشيف الكثير. في بعض الحالات، يمكن أن يوفر الوقت عن طريق تقليل الحاجة لإدارة عدد كبير من المجلدات الفرعية في صندوق الوارد. ومع ذلك، لا يمكنه تلبية معايير التأمين التي يُتوقع أن توفرها حلول تأمين البريد الإلكتروني الاحترافية. في مراجعتنا المجانية، نشرح بالتفصيل أي خيارات تأمين البريد الإلكتروني متوفرة في Microsoft 365 و Microsoft Exchange Server، وأيها يناسب احتياجاتك أكثر.

المصدر: أرشيف Outlook: تأمين البريد الإلكتروني باستخدام زر الأرشيف في Outlook (mailstore.com)