الطريقة الصحيحة لإدارة ملفات PST (والتخلص منها)
يقول مهندس الدعم التقني المستوى الثاني مايكل بيلزر: "تتواصل الشركات بشكل منتظم معنا لأنها تواجه صعوبة في التعامل مع عدد كبير من ملفات PST داخل شركاتها، ومن ثم تهتم ببرنامج MailStore Server الخاص بنا". ما يلي هو سيناريو نادر: "يقوم المستخدمون بإنشاء ملفات PST لنقل البريد الإلكتروني من صناديق البريد الخاصة بهم إلى أجهزة الكمبيوتر المحلية بهدف تجاوز حدود صناديق البريد. لكن المشكلة بالنسبة للمسؤولين عن تقنية المعلومات وجميع الأشخاص الذين يريدون الوصول إلى المعلومات المهمة الموجودة في هذه رسائل البريد الإلكتروني، أن تحديد جميع الأماكن التي تم فيها حفظ هذه ملفات PST أمر ليس سهلاً". وفي العموم، تشكل ملفات PST تحدياً من عدة جوانب بالنسبة لمسؤولي تقنية المعلومات.
الطريق الصحيح لإدارة ملفات PST (والابتعاد عنها)
يقول مهندس الدعم الفني المستوى الثاني مايكل بيلزر: "غالبًا ما تتجه الشركات التي تواجه صعوبة في التعامل مع عدد كبير من ملفات PST داخل شركاتها إلى التواصل معنا بشأن برنامج MailStore Server". يواصل قائلاً: "على سبيل المثال، هذا السيناريو ليس نادراً: ينشئ المستخدمون ملفات PST لنقل البريد الإلكتروني من صناديق البريد المحلية إلى أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم لتجاوز حدود صناديق البريد. لكن المشكلة بالنسبة لإداري التكنولوجيا وجميع الأشخاص الذين يرغبون في الوصول إلى المعلومات المهمة المخزنة في هذه رسائل البريد الإلكتروني، أن تحديد جميع الأماكن التي يتم فيها حفظ هذه ملفات PST في النهاية ليس سهلاً". بشكل عام، تشكل ملفات PST تحديات من عدة جوانب بالنسبة لإداري التكنولوجيا.
النسخ الاحتياطية الزمنية
كما ذكر سابقًا، يتم تخزين ملفات PST بشكل فردي في مواقع مختلفة على أجهزة المستخدمين، بدلًا من تخزينها مركزياً. هذا يزيد من صعوبة نسخها احتياطياً، ويؤدي في كثير من الأحيان إلى فقدان البيانات المهمة، مما يؤدي في النهاية إلى عقوبات بسبب عدم الامتثال لفترات الحفظ القانونية أو متطلبات توفر البيانات.
تنسيق الملفات عرضة للأخطاء
تتأثر التنسيقات القديمة لملفات PST بشكل كبير عند تجاوز حجم الملف 2 جيجابايت، بينما التنسيقات الحديثة ليست مناعية تمامًا لحدوث أخطاء في الملف. بشكل خاص، استخدام ملفات PST التي لا يتم تخزينها محلياً على محطة العمل معرض لخطر كبير.
عدم الامتثال لمتطلبات التوافق
بما أن متطلبات الحفظ القانوني للبريد الإلكتروني تختلف بناءً على الظروف، فإن معظم الشركات تخضع لبعض نوع من الالتزامات القانونية المتعلقة بتنظيم حفظ وتخزين البريد الإلكتروني. ومع ذلك، في الممارسة العملية، تكون ملفات PST خارج نطاق التحكم لقسم تقنية المعلومات، مما يجعلها غير مناسبة كوسيلة للامتثال للالتزامات القانونية. على سبيل المثال، يمكن للمستخدمين حذف البريد الإلكتروني المنشأ من ملفات PST عن قصد أو بشكل خاطئ، مما يشكل خطرًا قانونيًا إذا كان هذا البريد الإلكتروني مُلزمًا بفترات حفظ معينة. يسمح برنامج MailStore Server بتحديد سياسات الحفظ التي تمنع حذف البريد الإلكتروني، ولكن تُحفظ فقط إذا كان ذلك مطلوبًا قانونيًا. كما أن سياسات الحفظ التي يمكن إنشاؤها بشكل منفصل في برنامج MailStore تساعد الشركات على الامتثال لطلبات GDPR، مما يجعلها ذات أهمية خاصة من منظور الاتحاد الأوروبي. تحديد سياسات الحفظ يمنح مدراء تقنية المعلومات التحكم الكامل في مدة الحفظ المطلوبة لكل نوع من أنواع البريد الإلكتروني. يمكنهم تحديد ما إذا كانت الرسائل تُحذف تلقائيًا من الأرشيف أم لا، وإذا كانت ستُحذف فمتى، مما يسمح لهم بالامتثال لفترات الحفظ القانونية المختلفة.
لا يمكن العثور على البريد الإلكتروني بسرعة
يقول المهندس النظامي المخضرم في MailStore، بيويرن ميلن: "أهمية البريد الإلكتروني في الاتصالات التجارية تعني أن المحتوى الحرج، مثل المستندات كالأدلة، يمكن أن يصبح جزءًا من نزاع قانوني بسهولة". "لكن إذا لم يتم أرشفة هذه الرسائل بشكل مركزي، فإنها غير قابلة للعثور عليها، وإذا لم تتمكن الشركة من إثبات أن هذه الرسائل لم يتم فحصها، فقد تفقد الحجة الأساسية في المحكمة." لمنع هذه الظروف، يُنصح بهذه الشركات بالتخلص من ملفات PST وتخزين البريد الإلكتروني في أرشيف مركزي آمن. فائدة إضافية هي أنه عندما يتم تخزين البريد الإلكتروني في أرشيف MailStore الآمن، يمكن العثور عليه بسرعة من خلال وظيفة البحث المتكاملة.
تحميل إضافي على قسم تقنية المعلومات
تخلق ملفات PST عبئًا عمل مستمر على مدراء تقنية المعلومات. تشمل أمثلة ذلك استعادة البيانات المفقودة أثناء النسخ الاحتياطي أو إصلاح الملفات التالفة حسب طلب المستخدمين. بالإضافة إلى ذلك، تضع ملفات PST متطلبات عالية جدًا للتخزين والنسخ الاحتياطي عندما يتم تخزينها مركزياً.
الحل: نقل ملفات PST إلى أرشيف مركزي
عندما تتخذ شركة قرارًا طويل الأمد للتخلص من ملفات PST، فإن برنامج MailStore Server سيضمن حدوث انتقال سلس. في البداية، يمكن أرشفة جميع ملفات PST داخل الشركة مركزياً. يتكامل البرنامج بسلاسة مع Microsoft Outlook، بحيث يمكن للمستخدمين استمرار الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني كما كان من قبل، بالإضافة إلى القدرة على البحث بين الرسائل بسرعة شديدة عبر وظيفة البحث الكامل. عند الحاجة، يمكن للمستخدمين إعادة تحميل الرسائل من الأرشيف بضغطة واحدة، مما يحرر قسم تقنية المعلومات من عبء استعادة الرسائل المفقودة في المستقبل. أخيرًا، تقديم حل أرشفة يلغي ملفات PST كحل مؤقت لتجاوز حدود صناديق البريد، وهي الآن غير مطلوبة. باستخدام قواعد الحذف القابلة للتخصيص، يمكن لMailStore Server حذف الرسائل بعد أرشفتها، مما يحافظ بشكل دائم على مستوى منخفض لحجم البيانات في خادم البريد. لم تعد حدود صناديق البريد ضرورية.
للمزيد من المعلومات حول فوائد أرشفة البريد الإلكتروني، يُرجى زيارة MailStore Server أو تجربة MailStore Server المجاني لمدة 30 يومًا.
المصدر: الطريق الصحيح لإدارة ملفات PST (والابتعاد عنها) - MailStore