PST Dosyalarını Yönetmenin (ve Onlardan Kurtulmanın) Doğru Yolu

İkinci Düzey Teknik Destek Mühendisi Michael Pelzer, "Şirketlerindeki çox sayda PST dosyası ilə başa çıxamayan və bu səbəbə görə MailStore Server proqramımızla maraqlanan şirkətlər səliqəli şəkildə bizimlə əlaqə saxlayır" deyir. Aşağıdakı senaryo nadir deyil: "İstifadəçilər, poçt qutusu kotalarını aşmaq üçün Outlook poçt qutularından yerli maşınlarına e-poçt ötürmək üçün PST faylları yaradır. Lakin IT idarəsi və əslində bu e-poçtlarda saxlanılmış əhəmiyyətli məlumatlara erişmək istəyən hər kəs üçün problem, bu PST fayllarının nihayətində saxlanıldığı bərabər yerləri tapmaq üçün asan olmamasıdır" deyir. Ümumiyyətlə, PST faylları IT idarəsi üçün çox sayda cəhətdən çətinlik yaradır.

Zaman Alıcı Yedəkləmələr

Daha əvvəl qeyd edildiyi kimi, mərkəzi saxlanma əvəzinə PST faylları adətən istifadəçilərin maşınlarında müxtəlif yerlərə yayılır. Bu tətbiq, yedəkləməni çətinləşdirir, əlavə olaraq bu məlumatlar çox əhəmiyyətli və qanun üzrə saxlama müddətlərinə və ya məlumat mövcudluğu tələblərinə uyğun olmayan hallarda cəzalara səbəb ola bilər.

Xətağa Gözlü Fayl Formatı

Əvvəlki PST formatları, 2 GB fayl ölçüsünü keçməsi səbəbi ilə əsasən zədələnərkən, daha yeni formatlar da fayl pozulmasına tamamilə qarşı deyil. Xüsusilə, ilgili iş stansiyasında yerli olaraq saxlanılmayan PST fayllarının istifadəsi təhlükəlidir.

Uyğunluluq Tələbləri Ədələşdirilməyib

E-poçt saxlama müddətləri ilə əlaqəli qanun hüququna əsaslanan mövqeyi sadəcə xalqarası mərhələdə deyil, həmçinin hallara görə də dəyişə bilər. Ancaq çoxsaylı şirkət e-poçt saxlama və işlənməsi ilə bağlı bir növ qanuni məcburiyyət üzərindədir. Bununla birlikdə, ümumi qayda olaraq PST faylları IT şöbəsinin kontrolündən kənar olur və bu səbəbdən qanuni məcburiyyətləri ödəmək üçün uyğun deyil. Nümunə olaraq, istifadəçilər PST fayllarından yaradılmış e-poçtları müəyyən edici və ya səhv olaraq silə bilər. Bu e-poçtlar müəyyən saxlama müddətində olsalar, bu hallar qanuni risklər yaradır. MailStore Server, e-poçtların silinməsinin qanuni olaraq tələb olunduğu hallarda saxlanmasına imkan verir. Əlavə olaraq, MailStore proqramında ayrı-ayrılıqda yaradılan saxlama siyasətləri şirkətlərin GDPR tələblərinə əməl etməsinə köməklik edir. Bu səbəbdən AB GDPR açısı ilə xüsusi əhəmiyyət kəsb edir. Saxlama siyasətlərinin təyin edilməsi, IT idarəsinə müxtəlif e-poçt növlerinin neçə müddət arxivlənəcəyinə tam dəqiq kontrol imkanı verir. E-poçtların arxivdən avtomatik olaraq silinməsi və ya silinməsinin nə zaman baş veriləcəyinə onlar öz qərarını verə bilir və bu sayda müxtəlif qanuni saxlama müddətlərinə əməl edə bilər.

E-poçtlar sürətli şəkildə tapılmır

MailStore-da Senior Sistem Mühendisi olan Björn Meyn, realist bir senaryo izah edərkən deyir: "İş əlaqəsi üçün e-poçtların önəmi, məsələn kanıt kimi istifadə olunduqda, yasal anlaşmazlıq qismi halına gələ biləcək əhəmiyyətli məzmunun anlamına gəlir". "Ancaq bu e-poçtlar mərkəzi olaraq arxivlənmədikdə, şirkət də bu e-poçtların saxlanmadığını isbat edə bilməz, bu halda məhkəmədə əsas arqumentlərdən məhrum qalır". Bu cür halları qarşısını almaq üçün bu şirkətlərin PST fayllarından imtina etməsi və e-poçtlarını mərkəzi olaraq təhlükəsiz arxivdə saxlamaq tövsiyə olunur. Digər əlavə Avantaj isə, MailStore arxivində təhlükəsizlikdən sonra, birləşmiş axtarış funksiyası sayəsində e-poçtların sürətli şəkildə tapılmasıdır.

IT idarəsi üçün daha çox iş

PST faylları, IT idarəsi üçün davamlı olaraq iş yükü yaradır. Nümunələr arasında, yedəklərdən itkin məlumatların bərpasını və ya istifadəçilərin tələb etdiyi zədələnmiş faylların təmirini nəzərdə tutur. Əlavə olaraq, PST fayllarının mərkəzi olaraq saxlanılması, saxlama və yedəkləmədə yüksək tələblər yaradır.

Həll: PST Fayllarınızı Mərkəzi Arxivə Aktarın

Bir şirkət uzun müddət PST fayllardan imtina etmə qərarı verdikdə, MailStore Server məsuliyyətsiz keçidin baş vermesini təmin edəcəkdir. Başlanğıc olaraq, şirkətdəki bütün PST faylları mərkəzi olaraq arxivlənə bilər. Proqram, Microsoft Outlook-a əlavə olaraq integrasiya edilə bilər, məsələn, bu zaman istifadəçilər e-poçtlarına əvvəlki kimi daxil olmağa davam edə bilər və əlavə olaraq çox sürətli tam mətn axtarış funksiyasına əsaslanaraq e-poçtlar arasında axtarış edə bilər. Lazım gəldikdə, istifadəçilər bir maus tıklaması ilə e-poçtları özü də arxivdən bərpola bilər və IT idarəsi növbəti addımda itkin e-poçtları bərpolaşdırma əməliyyatından tamamilə xilas olur. Nəhayət, bir arxivləmə həllinin təqdim edilməsi PST fayllarını, poçt qutusu kotalarını bir dəfə və hər kəs üçün atlamak üçün müvəkkil bir həll yox edir. Yaradıcı silinmə qaydaları sayəsində MailStore Server e-poçtları arxivləndikdən sonra silə bilər, bu zaman e-poçt serverindəki məlumat həcmi daimi olaraq aşağı səviyyədə saxlanır. Poçt qutusu kotaları artıq tələb olunmur.

E-poçt arxivləməsinin faydaları haqqında daha çox məlumat əldə edin və ya MailStore Server-ı bugünkü gün üçün pulsuz 30 günlük trial versiyasında sınayın.

Mənbə: PST Fayllarını idarə etməyin (və özünüzdan kurtarılan) doğru yolu - MailStore