Avrupa'da E-fatura Zorunlu Hale Geliyor, E-posta Arşivlemenin Rolü Nedir?
Elektronik fatura veya kısaca e-fatura, Almanya'da zorunlu hale geliyor. Bu yazımızda e-faturanın ne olduğunu, kimler için zorunlu olacağını, e-faturanın neden ve ne zaman yasalaştığını ve bu bağlamda profesyonel bir e-posta arşivleme çözümüne sahip olmanın önemini açıklıyoruz.
E-Fatura Nedir?
EN Standardı 16931, bir e-faturayı, otomatik ve elektronik olarak işlenmesine izin veren yapılandırılmış, elektronik bir formatta düzenlenmiş, iletilmiş ve alınmış bir fatura olarak tanımlar. Elektronik fatura, orijinal olarak makine tarafından okunabilir bir biçimde oluşturulmuş ve elektronik yollarla gönderilmiş olmalıdır. Daha sonra taranan bir kağıt fatura, bir e-fatura değildir ve yine de kağıt fatura olarak kabul edilir. Yukarıdakiler, içerdikleri bilgiler yapılandırılmamış olduğundan ve daha fazla elektronik ve otomatik olarak işlenemediğinden, bir posta ekinde gönderilen PDF formatındaki standart faturalar için de geçerlidir.
Almanya'da en yaygın e-fatura biçimleri "XRechnung" ve "ZUGFeRD"dir.
Xrechnung Fatura
XRechnung standardı, temel olarak bir Temel Fatura Kullanım Spesifikasyonu (CIUS) ve EN 16931 standardının Almanya versiyonudur. XML tabanlı XRechnung, UBL (Evrensel İş Dili) ve CII (UN/CEFACT Sektörler Arası Fatura) biçimlerini destekler.
ZUGFeRD Fatura
ZUGFeRD ("Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland") da EN 16931'e dayanmaktadır. ZUGFeRD faturaları, esas olarak, insanlar tarafından daha kolay okunabilen bir formatın (PDF/A) oluşturulduğu ve yapılandırılmış, makine tarafından okunabilir XML formatıyla gönderildiği hibrit faturalama için kullanılır.
XRechnung ve ZUGFeRD faturalarına ek olarak, Factur-X, EDIFACT ve ebInterface gibi diğer formatlar da e-fatura uyumlu olabilir.
E-fatura Almanya'da Ne Zaman Yasalaşır ve Kimler İçin Zorunludur?
Prensip olarak, e-faturaya geçişin 1 Ocak 2025'e kadar tamamlanması gerekir ve bu, şirketler arasındaki ticari faaliyetler (B2B) için geçerlidir. B2C pazarı yeni mevzuattan etkilenmez, vergiden muaf ürün ve hizmetler, 250 Euro'nun altındaki faturalar ve toplu taşıma biletleri de etkilenmez. Yaklaşık 12 ay sonra, tüm kamu sektörü tedarikçilerinin de e-fatura gönderebilecek durumda olması gerekiyor. Almanya'daki merkezi kamu makamları, 18 Nisan 2019'dan bu yana e-faturaları alabilmek ve işleyebilmek zorundaydı. B2B sektöründe e-faturaya geçişi kolaylaştırmak için belirli geçiş dönemleri geçerlidir ve bunlar aşağıda listelenmiştir.
1 Ocak, 2025 Almanya'da vergiye tabi gelir elde eden şirketlerin bu tarihe kadar e-fatura alabilmesi gerekir. Ancak bu firmaların sadece e-fatura gönderme zorunluluğu yoktur. Örneğin, alıcının onay vermesi koşuluyla, fatura başka bir yaygın formatta da gönderilebilir (örneğin, kağıt fatura veya PDF olarak). Bu geçici düzenleme, sırasıyla 2025 ve 2026'da elde edilen 800.000 Euro'yu (p.a.) aşan gelirler için 2026'nın sonuna kadar geçerlidir.
1 Ocak, 2027 2027 yılından itibaren B2B sektöründe faaliyet gösteren ve yıllık 800.000 Euro'dan fazla gelir elde eden tüm şirketler e-fatura göndermekle yükümlü olacak. Daha düşük gelire sahip şirketler, fatura alıcısının kabul etmesi koşuluyla 31 Aralık 2027 tarihine kadar faturalarını başka bir yaygın formatta göndermeye devam edebilir.
1 Ocak, 2028 2028'den itibaren tüm B2B şirketlerinin e-fatura kullanması gerekecek.
Almanya, zorunlu B2B e-faturalandırma konusunda yalnız değil: İtalya, Polonya ve Romanya'da da benzer düzenlemeler zaten mevcut ve Fransa ve Macaristan da aynı şeyi yapma niyetinde olduklarını söylediler. Buradaki itici faktör, mali prosedürleri optimize etmeyi amaçlayan ViDA (Dijital Çağda KDV) olarak bilinen bir Avrupa Komisyonu önerisidir.
Hukuki arka plan nedir?
Zorunlu e-fatura, çeşitli yasa ve yönetmeliklere dayanmaktadır. 2014/55/EU sayılı AB Direktifi, kamu ihale sistemlerinde elektronik faturalandırma standartlarını belirlemektedir. Almanya'da bu standartlar, özel bire-fatura yönetmeliği (13 Ekim 2017 tarihli E-RechV) şeklinde uygulanmaktadır.
Alman mevzuatı, 23 Şubat 2024 tarihli "Büyüme Fırsatları Yasası" (Wachstumschancen-Gesetz) kapsamında (Federal Konsey tarafından 22 Mart 2024'te onaylandığı üzere) şirketler için zorunlu e-faturanın önünü açtı. Yasa, bürokrasiyi azaltarak ekonomik büyümeyi artırmayı amaçlıyor. Zorunlu e-fatura, vergilendirmeyi basitleştirmeyi ve tüm şirketler için daha adil hale getirmeyi amaçlamaktadır.
Buna ek olarak, Almanya'nın KDV Yasası (UstG) bir süre önce elektronik faturalar için temel vergi gerekliliklerini belirledi. Hem KDV Kanunu'ndan hem de Almanya Mali Kanunu'ndan (AO) kaynaklanan bu standartlar, GoBD ("defterlerin, kayıtların ve belgelerin elektronik biçimde uygun şekilde yönetilmesi ve saklanmasının yanı sıra veri erişimine ilişkin ilkeler") tarafından doğrulanmıştır. GoBD, vergi ile ilgili verilerin elektronik biçimde kaydedilmesi, işlenmesi ve saklanması için gereklilikleri içerir ve vergi ödemesi gereken tüm şirketler, serbest meslek sahipleri ve serbest çalışanlar için geçerlidir.
E-Fatura Neden Tanıtılıyor?
Vergi makamları, ViDA Girişimi'nin (Dijital Çağda KDV) ve e-faturanın AB genelinde KDV tahsilatını optimize edeceğini umuyor. Amaç, ilgili tüm taraflar için verimli ve şeffaf bir KDV raporlama sistemi oluşturmaktır. Elektronik olarak işlenebilen faturalar, faturalanan işlemlerin doğrudan ilgili vergi dairesine iletilmesinin mümkün olacağı anlamına gelir. Otomatikleştirilmiş süreç, veri iletirken zaman kazandırır, vergi hesaplamasındaki hataları en aza indirir ve vergi dolandırıcılığı girişimlerini önler.E-fatura, otomatik işleme sayesinde faturaların daha hızlı ödenmesi gibi başka avantajların yanı sıra posta ve kağıtta maliyet tasarrufu potansiyeli de sağlar.
E-posta Arşivlemenin Rolü Nedir?
E-faturalar, bir ERP sistemi aracılığıyla otomatik olarak veya bir e-postaya ek olarak (ZUGFeRD faturası) gönderilebilir. Her iki durumda da, fatura verilerinin önemi nedeniyle, kayıp veya manipülasyonu önlemek ve fatura verilerinin her zaman kullanılabilir olmasını sağlamak için uygun koruma sağlanmalıdır. E-faturalar e-posta ile gönderiliyorsa, verileri korumanın en iyi yolu profesyonel bir e-posta arşividir. Bunun nedeni, profesyonel bir e-posta arşivleme çözümünün, e-postalar kullanıcıların posta kutularında görünür hale gelmeden önce e-postaları ve ekleri, e-posta istemcisinden veya e-posta sunucusundan bağımsız bir arşive kopyalayabilmesidir. Bu, fatura belgelerinin posta kutusundan kasıtlı olarak veya yanlışlıkla silinmesi durumunda verilerin kaybolmadığı anlamına gelir. Ayrıca arşivdeki e-postalar, arşivdeki verilerin manipüle edilememesi için şifrelenir. Ayrıca, arşiv platformdan bağımsız olduğundan, teknik bir sorun veya siber saldırı nedeniyle personel posta kutuları veya tüm posta sunucuları kullanılamaz hale gelse bile fatura verileri erişilebilir durumda kalır. Sonuç olarak, MailStore Server gibi profesyonel bir e-posta arşivleme çözümü, e-posta ile gönderilen tüm e-faturaları güvenli bir şekilde arşivleme yeteneğine sahiptir.