ما هي أهمية ت归档 البريد الإلكتروني مع ازدياد إلزام الفاتورات الإلكترونية في أوروبا؟
تُصبح الفاتورة الإلكترونية أو ما يُعرف اختصارًا بـ "e-invoice" إلزامية في ألمانيا. في هذا المقال، نشرح ما هي الفاتورة الإلكترونية، من سيتوجب عليهم إصدارها إلزاميًا، لماذا ومتى تم تطبيق قانون الفاتورة الإلكترونية، وأهمية امتلاك حل مهني لحفظ البريد الإلكتروني في هذا السياق.
ما هو الفاتورة الإلكترونية؟
يُعرّف المعيار EN 16931 الفاتورة الإلكترونية كفاتورة تم ترتيبها في نموذج إلكتروني منظم، وتم إرسالها واستلامها تلقائيًا و전자ياً. يجب أن تكون الفاتورة الإلكترونية مُنشَّأة في شكل يمكن قراءته آليًا من قبل الآلة، وتم إرسالها إلكترونيًا. لا تُعتبر الفاتورة الورقية التي تم فحصها لاحقًا كفاتورة إلكترونية، بل ما زالت تُعد فاتورة ورقية. ينطبق هذا أيضًا على الفواتير القياسية التي تُرسل كملف PDF كمرفق في بريد إلكتروني، نظرًا لأن البيانات المحتوية فيها غير منظمة، وبالتالي لا يمكن معالجتها إلكترونيًا أو تلقائيًا بشكل أكبر.
أوسع أشكال الفواتير الإلكترونية في ألمانيا هي "XRechnung" و"ZUGFeRD".
فاتورة XRechnung
يُعد معيار XRechnung بشكل أساسي نسخة ألمانيا من النموذج القياسي لفاتورة استخدام (CIUS) ومعيار EN 16931. يعتمد XRechnung القائم على XML على تنسيقات UBL (لغة الأعمال العالمية) وCII (فاتورة قطاعية عابرة للصناعات من UN/CEFACT).
فاتورة ZUGFeRD
ZUGFeRD ("دليل المستخدم المركزي للפורום الألماني للفواتير الإلكترونية") يعتمد أيضًا على معيار EN 16931. تُستخدم فواتير ZUGFeRD بشكل أساسي لمنشورات هجينة، حيث يتم إنشاء التنسيق (PDF/A) بشكل أسهل لقراءته من قبل البشر، ويتم إرساله بتنسيق XML منظمة قابلة للقراءة الآلية.
إلى جانب فواتير XRechnung وZUGFeRD، يمكن أن تكون التنسيقات الأخرى مثل Factur-X وEDIFACT وebInterface متوافقة مع الفاتورة الإلكترونية.
متى تصبح الفاتورة الإلكترونية قانونية في ألمانيا ولمن تكون إلزامية؟
بشكل عام، يجب الانتهاء من الانتقال إلى الفاتورة الإلكترونية بحلول 1 يناير 2025، وهذا ينطبق على الأنشطة التجارية بين الشركات (B2B). لا يؤثر القانون الجديد على السوق B2C، ولا يتأثر الضرائب المعفاة أو المنتجات والخدمات، ولا الفواتير التي تقل عن 250 يورو، ولا تذاكر النقل العام. بعد حوالي 12 شهرًا، يجب أن يكون جميع موردي قطاع الدولة قادرين على إرسال فواتير إلكترونية. منذ 18 أبريل 2019، كانت مكاتب الدولة المركزية في ألمانيا مضطرة لاستلام ومعالجة الفواتير الإلكترونية. هناك فترات انتقالية محددة لتسهيل الانتقال إلى الفواتير الإلكترونية في قطاع B2B، وهي موضحة أدناه.
1 يناير 2025: يجب على الشركات التي تحقق دخلًا خاضعًا للضرائب في ألمانيا الانتهاء من الانتقال إلى الفاتورة الإلكترونية بحلول هذا التاريخ. ومع ذلك، لا توجد إلزامًا على هذه الشركات لإرسال الفاتورة الإلكترونية. على سبيل المثال، يمكن إرسال الفاتورة في تنسيق آخر (مثل الفاتورة الورقية أو PDF) بشرط موافقة المشتري. هذه الترتيبات المؤقتة سارية المفعول حتى نهاية 2026، بالنسبة للشركات التي تحقق دخلًا يزيد عن 800.000 يورو سنويًا (p.a.) في 2025 و2026.
1 يناير 2027: من عام 2027، ستكون جميع الشركات التي تعمل في قطاع B2B وتتلقى دخلًا سنويًا يزيد عن 800.000 يورو ملزمة بإرسال الفاتورة الإلكترونية. يمكن للشركات ذات الدخل الأقل إرسال فواتيرها في تنسيق آخر (مثل الفاتورة الورقية أو PDF) حتى 31 ديسمبر 2027 بشرط موافقة المشتري.
1 يناير 2028: من عام 2028، يجب على جميع شركات B2B استخدام الفاتورة الإلكترونية.
ألمانيا ليست وحيدة في اعتماد الفاتورة الإلكترونية الإلزامية: توجد تنظيمات مشابهة في إيطاليا والبرتغاليا والرومانيا، وصرحت فرنسا والمجر أيضًا أنها ستقوم بنفس الشيء. العامل الدافع وراء هذا هو اقتراح من ViDA (ضريبة القيمة المضافة في العصر الرقمي) من قبل مفوضية الاتحاد الأوروبي، والتي تهدف إلى تحسين إجراءات الضرائب.
ما هو الخلفية القانونية؟
الفاتورة الإلكترونية الإلزامية تعتمد على مجموعة من القوانين واللوائح. الائتلاف الأوروبي (2014/55/EU) يحدد معايير الفواتير الإلكترونية في أنظمة المناقصات العامة. في ألمانيا، تطبق هذه المعايير على شكل مخطط إلكتروني للفاتورة (E-RechV) المعمول به في 13 أكتوبر 2017.
أدت قانون "قانون فرص النمو" (Wachstumschancen-Gesetz) الصادر في 23 فبراير 2024 (وتمت الموافقة عليه من قبل مجلس الوزراء في 22 مارس 2024) إلى إمكانية الفاتورة الإلكترونية الإلزامية للشركات. يهدف القانون إلى تقليل البيروقراطية وزيادة النمو الاقتصادي. الهدف من الفاتورة الإلكترونية الإلزامية هو تبسيط ضريبة القيمة المضافة وإنشاء نظام أكثر عدالة لجميع الشركات.
بالإضافة إلى ذلك، حددت قانون ضريبة القيمة المضافة الألماني (UstG) مؤخرًا متطلبات ضريبية أساسية للفواتير الإلكترونية. هذه المعايير التي نشأت من قانون ضريبة القيمة المضافة والقانون الألماني للضرائب (AO) تؤكدها GoBD ("مبادئ إدارة وتخزين الدفاتر والسجلات والمستندات الإلكترونية، بالإضافة إلى مبادئ الوصول إلى البيانات") وتتناول متطلبات تسجيل وتخزين البيانات الإلكترونية. تطبق هذه المعايير على جميع الشركات التي يجب دفع ضريبة القيمة المضافة، والمهنيين المستقلين والعاملين الحرّين.
لماذا يتم ترويج الفاتورة الإلكترونية؟
تتوقع مكاتب الضرائب أن يساهم مشروع ViDA (ضريبة القيمة المضافة في العصر الرقمي) وفرض الفاتورة الإلكترونية في تحسين جمع ضريبة القيمة المضافة عبر الاتحاد الأوروبي. الهدف هو إنشاء نظام تقرير ضريبي فعّال وشفاف لجميع الأطراف المعنية. الفواتير الإلكترونية التي يمكن معالجتها تلقائيًا تعني أن العمليات المدفوعة يمكن إرسالها مباشرة إلى دائرة الضرائب المعنية. يوفر النظام التلقائي وقته في نقل البيانات ويقلل الأخطاء في حساب الضرائب ويمنع محاولات الاحتيال الضريبي. كما أن الفاتورة الإلكترونية توفر فوائد مثل دفع الفواتير بشكل أسرع من خلال المعالجة التلقائية، بالإضافة إلى إمكانية توفير تكاليف عبر البريد والورق.
ما دور الملفات الإلكترونية في الأرشيف؟
يمكن إرسال الفواتير الإلكترونية تلقائيًا من خلال نظام ERP أو كملف مرفق (ZUGFeRD) في بريد إلكتروني. في كلتا الحالتين، يجب توفير حماية مناسبة لضمان عدم فقدان البيانات أو تلاعبها والحفاظ على توفر بيانات الفاتورة دائمًا. إذا تم إرسال الفواتير الإلكترونية عبر البريد الإلكتروني، فإن أفضل طريقة لحماية البيانات هي من خلال أرشيف بريد إلكتروني احترافي. السبب في ذلك هو قدرة حلول الأرشيف البريدية الاحترافية على نسخ الرسائل الإلكترونية والمرفقات إلى أرشيف مستقل عن برنامج بريد الإلكتروني أو خادم البريد الإلكتروني قبل أن تظهر الرسائل في صندوق بريد المستخدم. هذا يعني أن بيانات فواتير المستندات لن تفقد في حالة حذفها عن قصد أو خطأ من صندوق بريد المستخدم. كما أن الرسائل الإلكترونية في الأرشيف تُشفّر لمنع تعديل البيانات. بالإضافة إلى ذلك، نظرًا لأن الأرشيف مستقل عن منصة الأرشيف، فإن بيانات فواتير المستندات ستظل متاحة حتى في حالة عدم توفر صناديق البريد أو خوادم البريد الإلكترونية بسبب مشكلة تقنية أو هجوم إلكتروني. بشكل عام، حلول أرشيف البريد الإلكتروني الاحترافية مثل MailStore Server تتمتع بقدرة أمان لتوثيق جميع الفواتير الإلكترونية المرسلة عبر البريد الإلكتروني.