Avropa-da E-faktura Məcburi Hala Gəlir, Email Arxivləmənin Röli Nədir?

E-Fatura Nədir?

EN Standardı 16931, e-faturanı, avtomatik və elektronik şəkildə işlənilməsinə icazə verən, strukturlaşdırılmış, elektronik formatda hazırlanmış, ötürülmüş və qəbul edilmiş faktura kimi tərifləyir. Elektronik faktura, əsas şəklində maşın tərəfindən oxunmaq üçün yaradılmış və elektronik üsullarla göndərilməlidir. Sonra skan edilmiş kağıt faktura, e-faktura deyil və hələ də kağıt faktura kimi qəbul edilir. Üstləri, içində olan məlumatlar strukturlaşdırılmamış olduğundan və daha çox elektronik və avtomatik işlənməyə imkan vermədikləri üçün, e-poçta əlavəsi kimi göndərilən standart PDF formatlı fakturalar üçün də həlledici kimi qalır.

Almaniyada ən çox yayılmış e-faktura formatları "XRechnung" və "ZUGFeRD"dir.

Xrechnung Faktura

XRechnung standartı, əsas şəklində bir Temel Fatura Kullanım Spesifikasyonu (CIUS) və EN 16931 standartının Almaniyada olan versiyasıdır. XML bazlı XRechnung, UBL (Evrensel İş Dili) və CII (UN/CEFACT Sektör Arası Faktura) formatlarını dəstəkləyir.

ZUGFeRD Faktura

ZUGFeRD ("Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland") da EN 16931-ə əsaslanır. ZUGFeRD fakturaları, əsas şəklində insanlar tərəfindən daha asan oxunabilən bir formatın (PDF/A) yaradıldığı və strukturlaşdırılmış, maşın tərəfindən oxunmaq üçün XML formatı ilə göndərildiyi hibrid faktura üçün istifadə olunur.

XRechnung və ZUGFeRD fakturalarına əlavə olaraq, Factur-X, EDIFACT və ebInterface kimi digər formatlar da e-faktura uyğun ola bilər.

E-faktura Almaniyada Nə Vaxt Qanunlaşdırılır və Kimlər üçün zəruridir?

Prinsip olaraq, e-faktura keçidinin 1 Yanvar 2025-ci ilə qədər tamamlanması tələb olunur və bu, şirkətlər arasında ticarət (B2B) üçün keçərli olur. B2C bazarı yeni qanunvericilikdən təsirlənməz, vergi məruz qalmayan məhsullar və xidmətlər, 250 avrodan az olan fakturalar və həcmi biletləri də təsirlənməz. Təqribən 12 ay sonra, bütün dövlət sektoru təchizatçılarının e-faktura göndərə biləcək hallarına gəlməsi tələb olunur. Almaniyadakı mərkəzi dövlət orqanları, 18 Noyabr 2019-dan sonra e-fakturaları qəbul edə və işlədə bilməlidir. B2B sektorunda e-faktura keçidini asanlaşdırmaq üçün müəyyən keçid dövrü mövcuddur və bunlar aşağıda siyahıya alınmışdır.

1 Yanvar, 2025 Almaniyada vergi məbləği olan gəlir əldə edən şirkətlərin bu tarixdən əvvəl e-faktura qəbul edə biləcəyi tələb olunur. Ancaq bu şirkətlər e-faktura göndərmək məcburiyyəti yoxdur. Məsələn, alıcının razılığı şərtilə, faktura başqa bir yayılmış formatda da göndərilə bilər (məsələn, kağıt faktura və ya PDF kimi). Bu müvəcib tənzimləmə, növbəti illər 2025 və 2026-cu illərdə 800.000 avro (a.s.) gəlirin aşması üçün 2026-nın sonuna qədər keçərli olur.

1 Yanvar, 2027 2027-ci ildən sonra B2B sektorunda fəaliyyət göstərən və illik 800.000 avronun üstündə gəlir əldə edən bütün şirkətlər e-faktura göndərmək məcburiyyətində olacaq. Daha az gəlirə malik şirkətlər, faktura qəbulçusu tərəfindən qəbul edilməsi şərtilə 31 Dekabr 2027 tarixinə qədər fakturalarını başqa bir yayılmış formatda göndərməyə davam edə bilər.

1 Yanvar, 2028 2028-ci ildən sonra bütün B2B şirkətlərinin e-faktura istifadə etməsi tələb olunacaq.

Almaniyada zorunlu B2B e-faktura tələbinin yeganəsi deyil: İtaliya, Polşa və Romaniyada eyni qaydalar artıq mövcuddur, Fransa və Macarıstan da eyni şeyi etməyə qarar verdilər. Burada təşviq edən amil, mali prosesləri optimallaşdırmaq məqsədi ilə ViDA (Dijital Çağda KDV) adlanan Avropa Komisiyasının təklifidir.

Hukuki arxa plan nədir?

Zorunlu e-faktura, müxtəlif qanun və qaydalara əsaslanır. 2014/55/EU nömrəli AB Direktifi dövlət tender sistemlərində elektronik faktura standartlarını təyin edir. Almaniyada bu standartlar, xüsusi bir e-faktura qaydası (13 Oktyabr 2017-ci il E-RechV) şəklində tətbiq olunur.

Alman qanunvericiliği, 23 Fevral 2024-cü il “Böyümə Fırsatları Qanunu” (Wachstumschancen-Gesetz) (Federal Şurası tərəfindən 22 Mart 2024-cü ildə qəbul edilmiş) çərçivəsində şirkətlər üçün zorunlu e-faktura yollarını açıb. Qanun, bürokratiyani azaltmaqla iqtisadi böyüməni artırmaq məqsədini daşıyır. Zorunlu e-faktura, vergiləndirməni sadələşdirməyi və bütün şirkətlər üçün daha adil bir hal yaratmağı hədəf alır.

Əlavə olaraq, Almaniyada KDV Qanunu (UstG) əvvəlki dövrlərdə elektronik fakturalar üçün əsas vergi tələblərini təyin etmişdir. Hem KDV Qanunundan hem də Almaniyada Mali Qanunundan (AO) gələn bu standartlar, GoBD ("defterlerin, qeydlerin və sənədlərin elektronik formada düzgün şəkildə idarə edilməsi və saxlanılması, əlavə olaraq veri əldə etmə ilə bağlı prinsiplər") tərəfindən təsdiqlənmişdir. GoBD, vergi ilə əlaqəli məlumatların elektronik formada qeyd edilməsi, işlənməsi və saxlanılması üçün tələbləri əhatə edir və vergi ödəməli olan bütün şirkətlər, beşər zəmanət sahibləri və beşər işçiləri üçün keçərli olur.

Nə vaxt e-faktura təqdim edilir?

Vergi orqanları, ViDA Girişimindən (Dijital Çağda KDV) və e-faktura, AB ölkələrində KDV toplanmasının optimallaşdırılması üçün umurlar. Məqsəd, əlaqəli bütün tərəflər üçün effektiv və şəffaf KDV hesabat sistemi yaratmaqdır. Elektronik şəkildə işlənilə bilən faktura, fatura edilən proseslərin müvafiq vergi dairəsinə daxil edilməsinin mümkün olduğu deməkdir. Avtomatlaşdırılmış proses, məlumat ötürülməsi zamanı vaxt qazandırır, vergi hesablamasındakı xətalarnı minimuma endirir və vergi qurbanlığı girişimlərini qarşısını alır. E-faktura, avtomatlaşdırılmış işləm sayəsində fakturaların daha tez ödənilməsi kimi başqa faydalarla birgə, poçta və kağızda maliyyələşmə qazanc potensialı da təmin edir.

E-poçta arxivləməsinin rolü nədir?

E-fakturalar, ERP sistemi vasitəsilə avtomatik olaraq ya da e-poçta əlavəsi kimi (ZUGFeRD faktura) göndərile bilər. Hər iki hallarda, faktura məlumatlarının önəmli olması səbəbi ilə, itirilmə və ya manipulyasiyadan qorunması və faktura məlumatlarının həmişə istifadə edilə biləcəyi üçün uyğun qoruma təmin olunmalıdır. E-fakturalar e-poçta yolu ilə göndərilsə, məlumatların qorunması üçün ən yaxşı yol professional bir e-poçta arxivləmə sistemidir. Bu səbəb, professional bir e-poçta arxivləmə həlli, e-poçtaların istifadəçilərin poçta qutularında görünmədən əvvəl e-poçta müştərisindən və ya e-poçta serverindən asılı olmayan bir arxivdə kopyalayaraq e-poçtaları və əlavələri saxlaya bilər. Bu, faktura sənədlərinin poçta qutusundan müəyyən olaraq və ya səhv olaraq silinməsi hallarında məlumatların itmirilməsini deməkdir. Əlavə olaraq, arxivdəki e-poçtalar şifrlənmişdir və arxivdəki məlumatların manipulyasiyasını qarşısını alır. Əlavə olaraq, arxivin platformdan asılı olmayan olması, texniki bir məsələ və ya siber hücum nəticəsində personel poçta qutuları və ya bütün poçta serverləri işlənməz hala gəlsə də faktura məlumatları əlçatdırılabilir halda qalır. Nəticədə, MailStore Server kimi professional bir e-poçta arxivləmə həlli, bütün e-poçta yolu ilə göndərilən e-fakturaları təhlükəsiz şəkildə arxivləmə imkanına malikdir.

Mənbə: E-faktura və E-poçta Arxivləməsinin Rölesİ