تدوينات البريد الإلكتروني - لمحة عامة للمديرين التقنيين

لماذا يجب أن ترشد البريد الإلكتروني؟ دليل للمديرين التقنيين ومسؤولي الأنظمة

البريد الإلكتروني ليس مجرد أداة اتصال رقمية مهمة فحسب، بل هو أيضًا مصدر معلومات شامل وقيّم للشركات. ومع ذلك، قد يكون من الصعب إدارة هذا الموارد. عادةً، البيانات المرسلة عبر البريد الإلكتروني لا يتم تخزينها في مكان منفصل، بل توجد في صناديق البريد الخاصة بالموظفين، مما يؤدي إلى تكوين مخازن بيانات منقسمة ناتجة عن سنوات من المعلومات، والتي تتسع يوميًا. يلعب الحفاظ على هذه المعلومات دورًا مهمًا في استخدامها بشكل فعال من قبل الزملاء.

هذا الدليل موجه للمدراء التقنيين الراغبين في الحصول على لمحة عامة حول تأريخ البريد الإلكتروني. ستتعلم في هذا المقال:

• لماذا يجب أن يكون تأريخ البريد الإلكتروني جزءًا من استراتيجية تقنية شاملة.
• كيف يمكن أن تخفف البرامج المناسبة العبء عن قسم التقنية.
• الفروقات بين تخزين البيانات ونسخها احتياطيًا.
• ما الفوائد الإضافية التي يمنحها تأريخ البريد الإلكتروني لمنشأتك من حيث التقنية.

ما هي الصعوبات في إدارة البريد الإلكتروني؟

تتمتع معظم الشركات بحلول ممتازة للبريد الإلكتروني أو حلول البرامج المجمعة، لكن هذه الأنظمة لم تُصمم أبدًا لتخزين كميات كبيرة من البيانات على المدى الطويل، مما يؤدي إلى مشاكل تقنية وقانونية ومالية:

• بناءً على الدولة والقطاع، قد يكون من الضروري تخزين البريد الإلكتروني لفترة طويلة لمعالجة البيانات وجعلها قابلة للوصول، وذلك وفقًا لمتطلبات قانونية وإدارية مختلفة. عادةً، القطاعات التي ترسل أو تتلقى كميات كبيرة من البيانات الحساسة والشخصية عبر البريد الإلكتروني تخضع للوائح أكثر صرامة، ومن بينها قطاع الصحة وقطاع المالية بالإضافة إلى الجهات الحكومية والمؤسسات التعليمية.
• في حالة وجود خلاف قانوني (مثل استخدام البريد الإلكتروني كدليل) أو عندما يرفع مالك البيانات حقوقه بموجب قانون حماية البيانات العامة (GDPR) في الاتحاد الأوروبي (حق الحذف/الوصول إلى البيانات/تقييد معالجة البيانات وغيرها)، يجب أن يكون لدى شركة الإدارة أو فريق القانون والامتثال القدرة على الوصول إلى البيانات من خلال مخزون البريد الإلكتروني بشكل فعال وسريع.
• للحصول على هذه موارد الاتصال بشكل فعال ومثمر، يجب أن يتمكن المستخدمون دائمًا من الوصول بسهولة وسرعة إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني. عادةً، فقط حلول تأريخ البريد الإلكتروني المحترفة يمكن أن تلبي هذا الطلب. الجانب الذاتي (القدرة على تنفيذ عمليات بحث فردية من قبل المستخدمين للحصول على رسائل البريد الإلكتروني المطلوبة) يقلل بشكل كبير من العبء على قسم تقنية المعلومات (خاصةً مكتب الخدمة)، ولكن هذا ليس متاحًا في كل حلول التأريخ.

بسبب زيادة حركة البريد الإلكتروني واللوائح أكثر صرامة في العديد من الأسواق (مثل GDPR في الاتحاد الأوروبي وCCPA في كاليفورنيا)، ننصح جميع مديري التقنية بالتعامل مع تأريخ البريد الإلكتروني بشكل إيجابي. يجب أن يكون حل تأريخ البريد الإلكتروني جزءًا من استراتيجية تقنية شاملة. بدون حل لتأريخ البريد الإلكتروني، سيكون من الصعب تنفيذ سياسات إدارة البريد الإلكتروني التي تصدرها الإدارة في أنظمة قسم تقنية المعلومات. هذه الإرشادات قد تتضمن سياسات الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني لرسائل معينة، وتخزين رسائل البريد الإلكتروني الموزعة بشكل مركزي (مثل ملفات PST المحلية، رسائل البريد الإلكتروني فقط الموجودة في مشغلات البريد)، وتحديد قدرة استعادة الرسائل القديمة.

كيف يعمل تأريخ البريد الإلكتروني؟

يتم تكامل ملفات تأريخ البريد الإلكتروني مع نظام البريد الحالي (يمكن استخدامه كما كان من قبل). يُحدد المدير متى ومتى تنقل الرسائل البريدية إلى التأريخ، وكيف يتم حذفها من صناديق البريد بعد التأريخ. بشكل مثالي، يجب أن يكون من الممكن إدارة البيانات الضخمة بكفاءة.

MailStore Server وهو منتجنا يوفر أيضًا وصولًا مباشرًا إلى التأريخ. يمكن للمستخدمين مراجعة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم، بما في ذلك الملفات المرتبطة بها، ويمكنهم استرجاع البيانات من التأريخ بسرعة وفعالية باستخدام وظيفة البحث بالنص الكامل، دون الحاجة إلى مساعدة موظفي تقنية المعلومات. وبالتالي، يُوفر تأريخ البريد الإلكتروني وسيلة سريعة وسهلة للوصول إلى الرسائل المتأرخة لجميع المستخدمين في الشركة.

ماذا يعني هذا لقسم تقنية المعلومات في شركة صغيرة أو متوسطة الحجم؟

يواجه مديرو التقنية ضغطًا متزايدًا بسبب موجة البيانات المتزايدة. يزداد الوقت والموارد المطلوبة لضمان أن البيانات آمنة، قابلة للعودة واستخدامها بشكل دائم.

يمكن لتأريخ البريد الإلكتروني أن يخفف هذا الضغط بشكل كبير:

• خيار حذف الرسائل البريدية فور تأريخها يقلل من العبء على خادم البريد ويقلل من تكاليف التشغيل، مما يساعد في تقليل متطلبات التخزين.
• يُقلل من مخاطر فقدان الرسائل البريدية بشكل دائم. حتى لو كانت هناك نسخ احتياطية منتظمة (مثل النسخ التدريجية)، لا يمكن القضاء على هذا الخطر تمامًا. المهم: يجب أن تُنسخ احتياطيًا التأريخ أيضًا!
• لأن الرسائل البريدية يمكن حذفها فور تأريخها من الخادم، تصبح مساحة صناديق البريد غير قابلة للتطبيق، مما يعني أن حجم البيانات على خادم البريد يمكن الحفاظ عليه دائمًا في مستوى منخفض.
• يقلل تأريخ البريد الإلكتروني تعقيد عملية النسخ الاحتياطي والاسترجاع. الحفاظ على حجم البيانات المنخفض على خادم البريد يعني أن عملية النسخ الاحتياطي ستكون أسرع بكثير وستحتاج إلى مساحة تخزين أقل، ويمكنك استعادة خادم البريد بسرعة أكبر في حالة طوارئ.
• يمكن للمديرين تجميع الرسائل البريدية المخزنة بشكل غير مركزي وتصنيفها بسهولة، مما يساعد في منع المشكلات الناتجة عن توزيع ملفات PST ورسائل البريد الإلكتروني على المستخدمين.
• إذا كنت تستخدم خدمة سحابية أو مزود خدمات تقنية لتشغيل البريد الإلكتروني، فإن استخدام حل تأريخ البريد الإلكتروني منفصل يوفر لك استقلالية. في حالة فشل خدمة البريد (أو عند الانتقال إلى مزودين جدد)، ستكون مهمة فريق تقنية المعلومات أقل صعوبة.

إذا وفرت أداة التأريخ وظيفة بحث واسترجاع ذاتية، فلن يكون من الضروري لقسم تقنية المعلومات قضاء وقت ومهارة في استعادة الرسائل البريدية من النسخ الاحتياطية. يُمكن للمستخدم العادي الوصول إلى التأريخ في أي وقت بدون مساعدة.

نحن لدينا بالفعل حل لنسخ احتياطي - لماذا نحتاج أيضًا إلى تأريخ البريد الإلكتروني؟

لا ينبغي أبدًا حذف رسائل البريد الإلكتروني. تأريخ البريد الإلكتروني ضروري للحفاظ على توفر المعلومات المحتواة في الرسائل البريدية. ومع ذلك، يجب أن يكون التأريخ جزءًا من خطة النسخ الاحتياطي الخاصة بك ويجب أن يحمى من الأعطال النظامية!

"نحن ننسخ احتياطيًا بيانات خوادم البريد لدينا. لا يوجد ضرورة لتأريخ الرسائل بشكل منفصل." يعاني المديرون التقنيون الذين يتبنون هذا المقترح من خطر كبير، لأن النسخ الاحتياطية لا تحل محل تأريخ البريد الإلكتروني المحترف.

النسخ الاحتياطي والتأريخ، على الرغم من كونهما عنصرًا أساسيًا لجميع الشركات التي تهتم بأمن البيانات، إلا أنهما يخدمان أهدافًا مختلفة (راجع الجدول أدناه):

الهدف	نسخ البريد الإلكتروني احتياطيًا	تأريخ البريد الإلكتروني
إزالة حدود صناديق البريد
إزالة ملفات PST
تقليل متطلبات التخزين عبر ضغط البيانات
تقليل العبء على خوادم البريد وتبسيط عمليات النسخ الاحتياطي والاسترجاع
تأمين تخزين البريد الإلكتروني لفترات طويلة وسليمة
المساعدة في الامتثال للوائح
مساعدة في السيناريوهات المتعلقة بـ eDiscovery
فهرسة النص الكامل للبريد الإلكتروني لإجراء بحث سريع
السماح للمستخدمين النهائيين باسترجاع الرسائل المفقودة بسرعة وسهولة

المدى	نسخ البريد الإلكتروني احتياطيًا	تأريخ البريد الإلكتروني
صحي
مقبول
جزئيًا مقبول
أقل قبولًا

تعتمد تقييمات الجدول على مفاهيم أساسية لنسخ احتياطي وتأريخ البريد الإلكتروني. تُبنى وظائف حل تأريخ البريد الإلكتروني الذي يجري حديثًا على وظائف MailStore Server. قد تختلف وظائف حلول النسخ الاحتياطي والتأريخ البريدي حسب الموردين.

هل يساعد تأريخ البريد الإلكتروني في الامتثال لاحتياجات GDPR في الاتحاد الأوروبي؟

تُعزز لائحة حماية البيانات العامة (GDPR) في الاتحاد الأوروبي قوانين الخصوصية في أوروبا، مما يجعل الامتثال لقوانين حماية البيانات ممكنًا. لذلك يجب على الشركات أن تضمن معالجة بيانات شخصية بشكل يتوافق مع متطلبات GDPR في مختلف المجالات. يمكن أن تؤدي الانتهاكات إلى غرامات تصل إلى 20 مليون يورو أو 4% من مبيعات الشركة العالمية لعام واحد قبل ذلك.

يُعد الامتثال لمتطلبات GDPR في قواعد الخصوصية تحديًا مؤسسيًا يتطلب العديد من الإجراءات والإجراءات. يمكن أن تساعد أدوات تأريخ البريد الإلكتروني الشركات على الامتثال لبعض متطلبات GDPR الأساسية. حتى الشركات خارج الاتحاد الأوروبي، إذا كانوا يخططون لمعالجة بيانات المواطنين الأوروبيين في العمليات اليومية، فإن الاطلاع على GDPR يُنصح به.

يمكن لبرنامج MailStore Server الخاص بنا مساعدتك في الامتثال لمتطلبات GDPR التالية، مثل:

• حق الوصول (GDPR المادة 15): وظيفة البحث القوية في حل التأريخ لدينا تمكنك من العثور بسرعة على رسائل البريد الإلكتروني وملفات الترفيعات المرتبطة بها، والنقل إليها. تُمكن الشركات من الوضع الذي يمكنها فيه تقديم المعلومات إلى أطراف ثالثة عند الحاجة.
• حق الحذف (GDPR المادة 17): قد يكون من الضروري حفظ الوثائق التي تحتوي على بيانات شخصية بشكل مشمول في مدة الحفظ القانونية أو التنظيمية، وحماية هذه البيانات من الحذف أو التعديل. يوفر MailStore Server وظائف تدعم إدارة الحذف / الحفظ، مما يسمح لك بالامتثال لمتطلبات GDPR.
• حق نقل البيانات (GDPR المادة 20): يحق للأفراد الذين يتم التعامل مع بياناتهم الشخصية أن يطالبوا بطلب تفاصيل أي بيانات شخصية متعلقة بهم، وأن يتم تقديمها في شكل منظم وشائع الاستخدام وقابل للقراءة بواسطة الآلة، وأن يتم نقل هذه البيانات إلى "مُنظم آخر". يوفر MailStore Server وظيفة تصدير تدعم جميع التنسيقات الشائعة للبريد الإلكتروني (EML، MSG، PST) وتُتوافق مع حق نقل البيانات.
• حق الاعتراض (GDPR المادة 21): يشترط GDPR أن تُظهر الشركة أنها حصلت على موافقة الأشخاص المعنيين لمعالجة بيانات شخصية. يمكن للأفراد أيضًا سحب موافقتهم. نظرًا لأن MailStore Server هو أداة تأريخ البريد الإلكتروني، فإن الموافقة والانسحاب من خلال البريد الإلكتروني يتم نسخها في تدفق البيانات (مثل متجر على الإنترنت، نظام البريد الإلكتروني التسويقي، إلخ). تُنسخ الرسائل المتعلقة بعمليات مثل التسويق عبر البريد الإلكتروني أو إدارة العملاء المحتملين إلى التأريخ.

التنظيم والشفافية في معالجة البيانات الشخصية هي متطلبات أساسية عند الامتثال لـ GDPR من تجميع البيانات إلى حفظها / الوصول إليها وحتى حذفها. لذلك، استخدام برامج تأريخ البريد الإلكتروني قوية هو خطوة مهمة في طريق الامتثال لـ GDPR.

فوائد تأريخ البريد الإلكتروني خارج نطاق تقنية المعلومات

كما ذكرنا سابقًا، يُعد تأريخ البريد الإلكتروني عنصرًا أساسيًا في استراتيجية تقنية المعلومات وسياسة إدارة المعلومات لشركة. ومع ذلك، قد يكون من الصعب مقنعة المديرين خارج قسم تقنية المعلومات حول مزايا تطبيق البرنامج الجديد - كما يُظهر الجدول أدناه، يمكن لتأريخ البريد الإلكتروني أن يجلب فوائد للشركة في جميع المجالات.

حماية من فقدان البيانات

يمكن أن يُفقد الموظفون رسائل بريد إلكترونية مهمة عن طريق الخطأ أو حتى بتعمد. السيناريو الذي يفقد الموظف جميع محتويات صندوق البريد عند مغادرته الشركة خاصًا للغاية. في جميع أنحاء العالم، تُفقد البيانات الحيوية يوميًا بهذه الطريقة. ومع ذلك، باستخدام حل لتأريخ البريد الإلكتروني، يمكن تأريخ جميع حركة البريد الإلكتروني الحالية والمستقبلية بشكل كامل، مما يتيح تأريخ الرسائل البريدية قبل وصولها للمستخدمين، ومن ثم منع فقدان البيانات.

يساعد في الامتثال للقوانين

يمكن لتأريخ البريد الإلكتروني دعم الامتثال لمتطلبات قانونية وتنظيمية تقع عادةً على عاتق إدارة الشركة. قد يؤدي إهمال مهام التأريخ إلى غرامات مالية، وقد يُفتح في بعض الحالات دعاوى قضائية وفقًا للقانون المدني.

لذلك، من المنطقي لمعظم الشركات أن تؤريخ جميع الرسائل البريدية والمل