E-poçt arxivəsi - IT qərar qurbanları üçün ümumi baxış

E-poçt Arxivəsi – IT Qərar qəbul ediciləri üçün ümumi baxış

Niyə e-poçtları arxivə etməlisiniz? IT meneceri və sistem administratorları üçün qeyd

E-poçt yalnız əhəmiyyətli diqqət mərkəzli digər vasitə kimi deyil, şirkətlər üçün ətrafı və qiymətli məlumat mənbəyi kimi də əhəmiyyətli şəkildə həyata keçirilir. Ancaq bu mənbəni idarə etmək çətindir. Ən yaxşı hallarda, e-poçt vasitəsi ilə göndərilən məlumatlar ayrı bir yerlə saxlanılmır, ancaq işçilərin poçt qutularında olur və bu da illər ərzində yığılan, gündən-gün artan parçalanmış veri silolarına səbəb olur. Bu məlumatı işdən qorxan şəxslər tərəfindən verimli şəkildə istifadə etmək üçün vaxt keçdikcə saxlama, bir şirkətin uğurlu olmasında çox əhəmiyyətli rol oynayır.

Bu qeyd, e-poçt arxivləməsinə ümumi baxış əldə etmək istəyən IT mütəxəssislərinə yönəldilmişdir. Bu yazıda öyrənəcəksiniz

• nə üçün e-poçt arxivləməsi kapsulya IT strategiyasının hissəsi olmalıdır,
• düzgün proqramın IT departamenti iş yükünüzü necə azaltacağı,
• verilərin arxivlənməsi və yeddi kopyalarının arasındakı fərqlər,
• e-poçt arxivləməsinin sizin şirkətiniz üçün IT-nin ötəsi necə faydalar yaradacağı.

E-poçt idarə etməsinin çətinliyi nədir?

Əksər şirkətlər, e-poçt əlaqəsi üçün məşhur e-poçt serverləri və ya qrup proqramı həllərinə malikdirlər. Ancaq bu sistemlər heç bir zaman uzun müddət ərzində böyük həcmli məlumat saxlamaq və təmin etmək üçün nəzərdə tutulmayıb və bu da texniki, qanun nəzəriyyəsi və mali problemlərə səbəb ola bilər:

• Ülkeya və sektörlərə görə, e-poçtların işlənməsi və bu məlumatların uzun müddət ərzində saxlanılması, müxtəlif qanun və tənzimləmə nəzərdə tutulmuş qaydalarına əməl etmək məcburiyyətində olur. Ən çox hallarda, e-poçt vasitəsi ilə böyük həcmli xasiyyətli, şəxsi məlumatlar göndərən və alan sektorlar daha sərt tənzimləmələrə məruz qalır. Bunlar arasında tibb sektoru və finans sektorunun yanısıra dövlət yetkililəri və təhsil institutları daxildir.
• Qanun nəzəriyyəsi məsuliyyət hallarında (məsələn, e-poçtların süni əsas kimi istifadə olunduğu hallarda) və ya məlumat sahiblərinin AB-nin ümumi məlumat qoruma qanunvericiliyinə (silmə hüququna, məlumatlara daxil olma hüququna, işləməni məhdudlaşdırma hüququna və s.) əsaslanan hüquqlarını təqdim etdikləri hallarda, şirkət idarəsi və ya qanun/uyğunluq ekibləri, e-poçt stokundan məlumatları həmişə verimli şəkildə axtara və əldə edə biləcək konuma malik olmalıdır.
• Bu əlaqə mənbəyini effektiv və verimli şəkildə istifadə etmək üçün istifadəçilərin bütün e-poçtlarına həmişə asan və sürətli şəkildə daxil olmaq imkanı olmalıdır. Ən yaxşı hallarda, yalnız bir neçə professional e-poçt arxivləmə həlli bu tələbi ödəyə bilər. Self servis yönü (istifadəçilər bir-bir e-poçtları almaq üçün arxiv axtarışlarını özü edə bilər), IT departamenti (xüsusi olaraq servis masası) iş yükünü əhəmiyyətli dərəcədə azaltır, lakin hər bir arxivləmə həllində mövcud deyil.

E-poçt trafikindəki artım və son illərdə bir neçə pazarda daha sərt tənzimləmələrin (məsələn, AB-də GDPR və Kaliforniyada CCPA) səbəbiylə, bütün IT qərar qəbul edicilərinin e-poçt arxivləməsi məsələsini proaktiv şəkildə nəzərdən keçirmələrini tövsiyə edirik. Ətrafı e-poçt idarə etmə konseptinin əsas qurğusu kimi uyğun e-poçtları professional şəkildə arxiv etmə seçimi, hər IT strategiyasının hissəsi olmalıdır. Bir arxivləmə həlli olmadan, şirkət idarəsi tərəfindən nəşr olunmuş e-poçt idarə etmə siyasətlərinin IT departamenti sistemlərində tətbiq edilməsi imkansız olmasa da çətin olar. Bu cür tənzimləmələr, müəyyən e-poçtlar üçün saxlama siyasətləri, paylanan e-poçtların mərkəzi arxivlənməsi (məsələn, yerli PST faylları, yalnız e-poçt clientlərində olan e-poçtlar) və ən köhnə e-poçtların geri yüklənmə qabiliyyətini daxil edə bilər.

E-poçt Arxivləməsi necə işləyir?

Bir e-poçt arxivləri, mövcud e-poçt sistemini tamamlar (elbette ki, əvvəlki kimi istifadə edilə bilər). İdarə, hansı e-poçtların ne vaxt arxivləyiləcəyini və e-poçtların arxivləndikdən sonra e-poçt serverindəki poçt qutularından silinməsi və silinməməsi nəzərdə tutulur. İdeal olaraq, arxiv böyük həcmli məlumatları effektiv şəkildə idarə edə bilər.

MailStore Server adlı mahsulumuz, istifadəçilərin arxivdə daxil olmaq imkanı da verir. İstifadəçilər, fayl əlavələri daxil olmaqla e-poçtlarına baxa və bu məlumatları IT personelinin köməyinə ehtiyac duyulmadan, sürətli və qüvvətli bir tam mətn axtarış funksiyasının köməyilə arxivdən geri yükləyə bilər. Beləliklə, şirkətindəki bütün istifadəçilərə arxivlənmiş e-poçtlarına daxil olmaq üçün sürətli və asan yollar təmin edilir.

Bu, KOBİ-nin IT departamenti üçün nə deməkdir?


IT qərar qəbul ediciləri, inkişaf edən veri dalgasından dolayı artan bir təzyiq altında olurlar. Bu cür məlumatların təhlükəsiz, geri qaytarıla və uzun müddət ərzində saxlanıla bilən qalması üçün tələb olunan vaxt və resurslar hər gün artmaqdadır.

E-poçt arxivləməsi bu təzyiqləri əhəmiyyətli dərəcədə azaltmağa kömək edə bilər:

• E-poçtların arxivləndiyi andan serverdən silinmə seçimi, e-poçt serverindəki iş yükündən və əlaqəli işləm xərclərindən danışmağa ehtiyac yoxdur, saxlama tələblərinin azaldılması üçün kömək edir.
• E-poçtların geri qayıtmaq məhdudlaşdırılmış şəkildə itirilmə riski ən aşağı səviyyəyə endirilir. E-poçt serverinin dövri yeddi kopyaları (məsələn, artımlı yeddi kopyalar vasitəsi ilə) bu riski tamamilə ortadan qalıb kənarlaşdıra bilməz. Önemli: arxivlər daima yeddi kopyalansın!
• E-poçtlar arxivləndikdən sonra serverdən silinə bilərsə, poçt qutusu kotaları təsirsizləşir, bu da e-poçt serverindəki məlumat həcmi daima aşağı səviyyədə saxlanıla biləcəyini ifadə edir.
• Arxivləmə, yeddi kopya və geri yükləmə prosesinin mürəkkəbliyini azaldır. E-poçt serverindəki məlumat həcmi aşağı səviyyədə saxlanırsa, yeddi kopya prosesi daha sürətli və az saxlama sahəsi tələb edir və xüsusi hallarda, poçt serverinizi yeddi kopya cihazlarından çox daha sürətli geri yükləyə bilərsiniz.
• İdarələr, mərkəzi olmayan şəkildə saxlanan e-poçtları birləşdirə və asanlıqda arxivləyə bilər. Bu, yerli istifadəçi sistemlərinə paylanan PST faylları və e-poçtların səbəb olduğu məsələlərin qarşısını alır.
• E-poçtlarınızı bir ümumi bulut təchizatçısı və ya IT xidmət təchizatçısı vasitəsi ilə idarə etdiysinizsə, ayrı bir e-poçt arxivləmə həllini istifadə etməklə sizin özünüz üçün özübaşına şərait yaradır. E-poçt xidməti məsuliyyətindən çıxarsa (və ya təchizatçılardan dəyişmək məcburiyyətində olarsanız), IT ekibinin sistemləri yenidən işlədirməsi çox az çətin olar.

Arxivləmə aləti self servis bir axtarış və əldə etmə funksiyası təmin edərsə, IT departamenti artıq əvvəlki yeddi kopyalardan e-poçtların geri yüklənməsi üçün vaxt və əmək harcamasına ehtiyac duymayacaq. Ortanca bir istifadəçi, arxivinə dəyərli vaxt olmadan istədiyi zaman daxil olmaq imkanı əldə edə bilər.

Artıq bir yeddi kopya həlli var – niyə arxivləməyə də ehtiyac var?

Şirkət e-poçtları asla silinməməlidir. E-poçtların arxivlənməsi, daxilindəki məlumatların həmişə əlçatdırılabilir qalması üçün vacibdir. Ancaq, arxivlərin özü yeddi kopya planınızın hissəsi olmalı və sistem xətalara qarşı qorunmalıdır!

"E-poçt serverlərimizdəki məlumatları artıq yeddi kopyalayırıq. Veriləri ayrı-ayrı arxivləməyə ehtiyac yoxdur." Bu təklifin izlədiyi IT idarəçiləri əhəmiyyətli risk alır, çünki yeddi kopyalar professional bir e-poçt arxivləməsinin yerinə getməz.

Yeddi kopya və arxivləmə, hər hansı bir şirkət üçün bazis funksiyaları olsa da, fərqli məqsədləri izləyirlər (aşağıdakı cədvəldən baxın):

Məqsəd E-poçt yeddi kopyaları E-poçt arxivləməsi

Poçt qutusu kotalarını pozmaq

PST fayllarını pozmaq

Saxlama tələblərini azaltmaq üçün yekunlaşdırma və sıxma

E-poçt serverlərinin iş yükünü azaltmaq və yeddi kopya və geri yükləmə proseslərini sadələşdirmək

Müqayisəsiz, təhlükəsiz və uzun müddətli e-poçt saxlama təmin etmək

![Şəkil](kre逾期

Ümumi uyğunluq tələblərinin ödənilməsinə kömək et