E-posta Yedekleme tek başına yeterli değil

E-posta, şirketlerde anlık mesajlaşma ve sosyal işbirliği araçlarının artan kullanımına rağmen, kuruluşlar içinde en önemli iletişim aracı olmaya devam ediyor. Radicati Group, 2018 yılında dünya çapında her gün 281,1 milyar e-postanın gönderilip alındığını bildiriyor. Uluslararası teknoloji pazar araştırma firması, toplamın 2021 yılına kadar 319,6 milyara çıkacağını tahmin ediyor. Bu rakamlar ve iş e-postalarını arşivlemek için artan yasal gereklilikler göz önüne alındığında, BT karar vericilerinin e-posta arşivlemeyi stratejik BT planlamalarına entegre etmeleri çok mantıklıdır. Bunun nedeni, elektronik yazışmalardaki artışın, işle ilgisi nedeniyle güvenli bir şekilde yedeklenmesi ve arşivlenmesi gereken büyük hacimli verilerle sonuçlanmasıdır. Küresel olarak aktif şirketlerle iş yaparken, BT karar vericileri, e-posta uyumluluğuna ilişkin düzenlemelerin ülkeden ülkeye farklılık gösterdiği gerçeğini göz ardı etmemelidir.

Yedekleme ve arşivleme arasındaki fark

BT denetçileri, şu ilkeye güvendiklerinde ince buz üzerindedirler: "E-posta sunucumuzu zaten yedekliyoruz, bu nedenle ayrı olarak arşivlemeye gerek yok." Yedekleme, e-posta arşivlemenin yerini tutmaz! Her arşivleme işleminin arkasındaki temel fikir, verilerin uzun bir süre boyunca bile geri alınabilir ve kullanılabilir olmasını sağlamaktır. Şirketler faturaları, fiyat tekliflerini ve destek ve randevu taleplerini her gün e-posta yoluyla işler. Birçok ülkede düzenlemeler, bu e-postaların orijinal, kurcalamaya karşı korumalı biçimlerinde uzun yıllar boyunca her zaman tam olarak erişilebilir olmasını gerektirir. E-posta arşivlemenin yaptığı tam olarak budur ve onu, tek amacı önemli verileri sınırlı bir süre içinde güvence altına almak ve gerektiğinde geri yüklenebilmesi için korumak olan bir yedeklemeden temel olarak ayıran şeydir. Harici veri depolama aygıtlarındaki yedeklemeler, e-postalar alındıktan hemen sonra veya yedeklemeden önce silinebileceğinden, tüm e-postaların eksiksiz, kurcalamaya karşı korumalı depolanmasını sağlayamadıkları için bu gereksinimi karşılayamaz. Buna karşılık, profesyonel bir e-posta arşivleme çözümü, uzun yıllar boyunca herhangi bir miktarda verinin kullanılabilirliğini sağlamak için tüm e-postaların tam kopyalarını merkezi bir arşivde saklar. Hash değerleri ve şifreleme gibi önlemler, kurcalamaya karşı koruma sağlar. Buna ek olarak, kullanıcılar e-postalarına Microsoft Outlook'ta da erişebilir ve sorunsuz bir entegrasyon sayesinde tam metin indeksleme kullanarak bunları hızlı bir şekilde arayabilir, bulabilir ve geri yükleyebilir.

Veri korumasını sağlayın

Gelen ve giden e-postaları arşivlerken herhangi bir veri koruma düzenlemesiyle çakışmayı önlemek için, özel e-posta kullanımını yasaklamanızı veya çalışanların yalnızca harici e-posta hizmetlerini kullanmasını zorunlu kılmanızı öneririz. Politika, örneğin şirketin BT altyapısını kullanma kılavuzlarında, bir şirket sözleşmesinde, bir çalışanın rıza beyanında veya bireysel bir iş sözleşmesinde yazılı olarak belirtilebilir.

Son

Yedeklemeler arşivlemenin yerini alamaz ve e-posta arşivleme geleneksel yedekleme görevlerinin yerini alamaz. Arşivlerin bile yedeklenmesi gerektiğinden, yedeklemelerin önemli olmaya devam ettiğini söylemeye gerek yok. Güvenlik odaklı CIO'ların ve BT süpervizörlerinin BT stratejilerinin, hızlı ve eksiksiz felaket kurtarma sağlamak ve yasal risklerden kaçınmak için yedeklemelerin yanı sıra e-posta arşivlemeyi de içermemesi gerektiği gerçeğinden kaçış yoktur.

Kaynak: E-posta: Yedekleme Tek Başına Yeterli Değil - MailStore