البريد الإلكتروني: لا يكفي الاحتفاظ بالنسخ الاحتياطية فقط

يستمر البريد الإلكتروني في أن يكون أداة الاتصال الأهم داخل المؤسسات، رغم ازدياد استخدام أدوات الرسائل الفورية والتعاون الاجتماعي. تقول Radicati Group إن 281.1 مليار بريد إلكتروني تم إرساله وتلقيه يوميًا في عام 2018. ومن المتوقع أن تصل هذه الأرقام إلى 319.6 مليار بريد إلكتروني بحلول عام 2021، وفقًا لشركة "Radicati Group"، وهي شركة أبحاث السوق العالمية للتكنولوجيا. وبما أن هذه الأرقام تشير إلى ازدياد هائل في حجم البيانات، فإن المدراء التقنيين من المنطق أن يدمجوا احتواء البريد الإلكتروني في خططهم الاستراتيجية لتقنية المعلومات. السبب يكمن في أن الزيادة في المكاتبات الإلكترونية تؤدي إلى بيانات ضخمة يجب حفظها وتخزينها بأمان. ومع العمل مع شركات نشطة على مستوى العالم، يجب أن لا يتجاهل المدراء التقنيون حقيقة أن لوائح الامتثال المتعلقة بالبريد الإلكتروني تختلف من دولة إلى أخرى.

الفرق بين النسخ الاحتياطية والتخزين

يرتكز مفتشو تقنية المعلومات على مبدأ خطر يشبه المشي على جليد رقيق: "نحن نقوم أصلاً بنسخ احتياطية لخوادمنا البريدية، لذا لا نحتاج إلى تخزين منفصل." لكن النسخ الاحتياطية لا تغني عن التخزين! الفكرة الأساسية وراء كل عملية تخزين هي ضمان القدرة على استرجاع البيانات واستخدامها لفترة طويلة. تتعامل الشركات يوميًا مع مكاتبات مثل الفواتير والمقترحات السعرية والطلبات المتعلقة بالدعم والملاقات. في العديد من الدول، تتطلب لوائح أن تكون هذه الرسائل الإلكترونية متاحة بالكامل في شكل أصلي محمي من التعديل لسنوات طويلة. هذا بالضبط ما يفعله تخزين البريد الإلكتروني، وهو ما يميّزه عن النسخ الاحتياطية التي تهدف فقط إلى حماية البيانات لفترة محدودة، ويمكن استرجاعها عند الحاجة. تفشل النسخ الاحتياطية في أجهزة التخزين الخارجية في تلبية هذه الحاجة، لأنها قد تُحذف فور استلام البريد الإلكتروني أو قبل النسخ الاحتياطي، وبالتالي لا يمكنها ضمان تخزين جميع الرسائل الإلكترونية بشكل كامل ومحمي من التعديل. ومن ناحية أخرى، تُخزّن حلول تخزين البريد الإلكتروني المحترفة نسخًا كاملة من جميع الرسائل في أرشيف مركزي، مما يضمن توفر البيانات لسنوات طويلة. كما تُقدّم أدوات مثل القيم المدمجة (Hash) والتشفير حماية ضد التعديل. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للعملاء الوصول إلى بريدهم عبر Outlook وبحثها بسرعة باستخدام تأسيس مشارف النص الكامل.

حماية البيانات

لتجنب الصراع مع أي لوائح لحماية البيانات أثناء تخزين البريد الإلكتروني الوارد والصادر، نوصي بمنع استخدام البريد الإلكتروني الخاص أو إجبار الموظفين على استخدام خدمات البريد الإلكتروني الخارجية فقط. يمكن للسياسة أن تُكتب في دليل استخدام البنية التحتية المعلوماتية لشركة، أو في عقد شركة، أو إقرار الموظف، أو في عقد عمل فردي.

الخاتمة

لا يمكن للنسخ الاحتياطية أن تغني عن التخزين، ولا يمكن لتخزين البريد الإلكتروني أن يحل محل مهام النسخ الاحتياطية التقليدية. وبما أن الأرشيفات تحتاج أيضًا إلى نسخ احتياطية، فلا يزال من المهم أن تستمر النسخ الاحتياطية. لا يمكن للقادة التنفيذين لتقنية المعلومات والمستوى الأعلى في تقنية المعلومات أن يتجاهلو الحقيقة بأن خططهم التقنية يجب أن تشمل ليس فقط النسخ الاحتياطية بل أيضًا تخزين البريد الإلكتروني لضمان استعادة الأزمات بسرعة وبدون عيوب، ولتجنب المخاطر القانونية.

المصدر: البريد الإلكتروني: لا يكفي الاحتفاظ بالنسخ الاحتياطية فقط - MailStore