احفظ البريد الإلكتروني بدلًا من نقله
توجد عدة سيناريوهات يجب على مديري التكنولوجيا المعلومات معالجتها بشأن مشكلة "انتقال البريد الإلكتروني". في حالة تغيير خادم البريد الإلكتروني أو عند وجود شركات لا تمتلك خادم بريد إلكتروني خاص بها، قد يؤدي تغيير مزود البريد الإلكتروني إلى احتمال لا مفر منه لنقل البريد الإلكتروني أو "نقل البيانات". عادةً ما يواجه مديرو التكنولوجيا المعلومات عند إجراء بحث على الإنترنت عن الأدوات التي يخططون لاستخدامها كأداة انتقال، اصطدامهم بـ MailStore Server. في المدونة التالية، نشرح لماذا هذا غير منطقي، ونقدم بدلاً من ذلك البديل الذي نقترحه.
لا توجد بريد إلكتروني قديم على خادم البريد الجديد
MailStore Server هو حل برمجي يدعم تجميع البريد الإلكتروني في مكان مركزي. إذا كانت الشركة في مرحلة تغيير البنية التحتية للبريد الإلكتروني وتنوي تركيب خادم بريد إلكتروني جديد تمامًا، فإن نقل عدد كبير من الرسائل القديمة إليه ليس منطقيًا على الإطلاق. بدلًا من ذلك، نقترح طريقًا مختلفًا يتضمن MailStore Server:
تجميع البريد الإلكتروني يوفر أكثر من مجرد الانتقال
تجميع رسائلك البريدية. اجعل جميع رسائل بريدك الإلكتروني تنتقل إلى أرشيف مركزي. علاوة على الامتثال للعديد من متطلبات القانون، فإن تجميع البريد الإلكتروني يوفر لك مزايا إضافية، وتجنّب تحميل نظامك الجديد بكمية هائلة من البيانات القديمة من البداية! بدلًا من ذلك، يمكنك تعريف سياسات الاحتفاظ التي يمكن أن تساعدك في الامتثال لדרجات GDPR، وتفعل "تنظيفًا" جيدًا وتتمكن من حذف الرسائل التي لم تعد مطلوبة الاحتفاظ بها. يمكن للمديرين امتلاك سيطرة كاملة على مدة احتفاظ الرسائل من خلال تعريف سياسات الاحتفاظ الفردية. يتخذون قرارات بشأن ما إذا كانت الرسائل ستُحذف تلقائيًا من الأرشيف أم لا، وبالتالي يلتزمون بفترات احتفاظ مختلفة سواء كانت قانونية أو تنظيمية. وفي الوقت نفسه، يبقى معظم الأشياء كما هي بالنسبة لمستخدمي Microsoft Outlook في الشركة: باستخدام مُلحق Outlook، يمكنهم الاستمرار في الاستمتاع بالوصول الكامل إلى جميع الرسائل المجمعة من بيئات العمل التقليدية. يختلف فقط عملية البحث عن البريد الإلكتروني والملفات المرتبطة به: أسرع بكثير، ويسمح للمستخدمين العثور على رسائل بريد إلكتروني قديمة للغاية في ثوانٍ! ويمكن أن يساعد هذا فقط في زيادة الإنتاجية.
الخلاصة: عندما يواجه المديرون ومدراء التكنولوجيا مهامًا صعبة مثل نقل جميع رسائل البريد الإلكتروني في شركاتهم، يجب أن يفكر benchmark بجدية في شراء حل لترميز البريد الإلكتروني. هذا الأمر سيجعل مشروع الانتقال أسهل، ويوفر حماية ضد فقدان البيانات، ويبسّط عمليات النسخ الاحتياطي والتحديث، ويقلل من متطلبات التخزين. إذن الشعار هو: لا تنقل، بل احفظ.