Google Workspace, Google Apps Vault ile E-posta Arşivleme - İyi Bir Fikir mi?

E-postaların Neden Arşivlenmesi Gerekiyor?

Birçok şirkette, iş verilerinin ve bilgilerinin iletilmesi söz konusu olduğunda e-postalar tercih edilen araçtır. Bu nedenle bir şirketin e-posta envanteri, sözleşmeler, faturalar, personel verileri ve satın alma siparişleri gibi büyük miktarda kritik bilgiyi içerecektir ve bunların hepsinin uygun şekilde saklanması gerekir.

Ülkeye ve sektöre bağlı olarak, e-postalar işlendiğinde ve içerdikleri veriler kalıcı olarak kullanılabilir hale gelebilmeleri için uzun süreler boyunca saklandığında farklı yasal gereklilikler geçerli olabilir. Bu, özellikle sağlık ve finans sektörü gibi sıkı düzenlemelere tabi sektörlerin yanı sıra hassas kişisel verilerin genellikle e-posta ile gönderilip alındığı devlet kurumları ve eğitim kurumları için geçerlidir.

E-posta arşivleme yasalarına uyulmaması ciddi sonuçlar doğurabilir: örneğin, arşivleme görevlerinin ihlali para cezalarına ve diğer yaptırımlara ve hatta bazı durumlarda medeni kanun kapsamında dava açılmasına neden olabilir. Ve başka bir örnek: E-postaların kanıt olarak kullanıldığı veya veri sahiplerinin AB'nin Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) kapsamındaki haklarını ileri sürdüğü dava durumunda, şirketinizin tüm e-posta envanterini hızlı ve verimli bir şekilde araması gerekebilir. Bu, profesyonelce yönetilen bir e-posta arşivinin yardımıyla çok daha kolaydır.

E-posta Arşivleme ve BT Stratejisi

Giderek daha katı hale gelen gizlilik mevzuatı (örneğin, Kaliforniya'daki CPA, ABD'deki HIPAA ve FERPA) ve uyumluluk düzenlemeleri ışığında, elektronik yazışmaların kalıcı popülaritesi ile birlikte, her şirket e-posta arşivleme yaklaşımında proaktif olmalıdır. İşle ilgili e-postaların profesyonel olarak arşivlenmesi, yalnızca kapsamlı bir e-posta yönetimi konseptinin temel taşı değildir; herhangi bir BT stratejisinin bir parçası olmalıdır. Sonuç olarak, arşivleme ile, dosya ekleri de dahil olmak üzere tüm e-postalarınızın, her zaman kullanılabilir olmaları için kurcalamaya karşı korumalı bir şekilde tamamen saklandığından emin olabilirsiniz.

E-postaları yedeklemek yeterli değil mi?

E-posta arşivleme ve e-posta yedeklemeleri, iş sürekliliği bağlamında önemli araçlardır, ancak birbirlerini dışlamaz. Kural olarak, yedeklemeler verileri (ideal olarak, e-posta arşivinin kendisi dahil) orta ve kısa vadede korumaya hizmet eder, böylece bu bilgiler gerektiği gibi geri yüklenebilir. Sistem arızası veya fidye yazılımı saldırısı durumunda bile iş açısından kritik sistemlere ve verilere erişilebilmesini sağlarlar. Buna karşılık, arşivleme, e-postaların orijinaline sadık, bulunması kolay ve kalıcı olarak erişilebilir bir biçimde uzun yıllar saklanmasını sağlar.

Google Apps Kasası ile e-posta arşivleme nasıl çalışır?

Google Workspace, kullanıcılarına bilgi yönetimi ve e-delil tespiti için bir yazılım aracı olan Google Apps Kasası'nı sunar. Bu nedenle, geçerli bir Apps Kasası lisansına (aşağıya bakın) sahip Workspace kullanıcıları, yalnızca e-postalar değil, Google Drive, Chat, Gruplar ve Meet gibi diğer Workspace programlarındaki dosyalar da dahil olmak üzere büyük miktarda veriyi istedikleri süre boyunca depolayabilir.

Google Apps Kasası'nı Kimler Kullanabilir?

Her şirket çalışanı için Google Apps Kasası lisansları, "Business Plus" ve "Essentials" Workspace paketlerinin yanı sıra "Enterprise" ve "Education" sürümlerine de dahildir. Ancak, daha uygun fiyatlı "Ön Cephe", "Business Starter" ve "Business Standard" planlarını seçtiyseniz, e-postaları arşivlenecek her çalışan için aylık olarak Apps Kasası kullanıcı lisansları satın almanız gerekir.

Google Apps Kasası ile çalışma alanınızda oluşturduğunuz ve işlediğiniz tüm veriler konuya göre kümelenebilir, hiyerarşiler halinde düzenlenebilir ve görselleştirilip dışa aktarılabilir. Uygun yetkiye sahip yöneticiler, depolanan verileri kullanıcı hesabına, kuruluş birimine, tarihe veya belirli anahtar sözcüklere göre arayabilir.

Yetkili kullanıcılar, geçmiş günlüklerini görüntülemek, ayrıcalıklar atamak ve kullanıcı hesaplarını yönetmek için Google Apps Kasası'nı kullanabilir. Bu, arşivde tutulan kritik bilgilere hızlı bir şekilde erişmeniz gerekebilecek soruşturmalar, denetimler ve davalar durumunda yardımcı olabilir. "Google Workspace Kullanıcıları için Bağımsız E-posta Arşivleme Çözümünün Avantajları" başlıklı teknik incelememizde, "muhafazaların" oynadığı rol ve saklama kurallarını tanımlamamanız durumunda ortaya çıkabilecek riskler de dahil olmak üzere dikkat etmeniz gereken her şey hakkında ayrıntılı bilgi verilmektedir.

Google Apps Kasası'nın e-posta arşivleme konusundaki sınırlamaları nelerdir?

Google Apps Kasası ile şirketiniz e-postaları ve dosya eklerini uzun süreler boyunca depolayabilir. Google'a göre, veri işlemeye ilişkin eki kabul ettiğinizde ve Google Workspace ile Cloud Identity için standart sözleşme maddelerini kabul ettiğinizde, AB'nin GDPR'si kapsamında tanımlanan yeterlilik ve güvenlik gereksinimlerini karşılamış olursunuz. ABD'nin coğrafi konumlarında, Google'ın iş ortaklarına yönelik değişiklik sözleşmesini kabul ettiğinizde "HIPAA uyumlu" olursunuz.

Bununla birlikte, çözümün doğasında bulunan zayıflıklar ve güvenlik açıkları nedeniyle Google Apps Kasası'nın saklama ve kullanılabilirlik açısından gereksinimlerinizi karşılayıp karşılayamayacağı konusunda genelleme yapmak zordur. Bunlar, örneğin, sınırlı dışa aktarma işlevlerini ve kullanıcıların veya lisansların silinmesi durumunda veri kaybı riskini içerir. Teknik incelememizde, bu sorunların arkasında ne olduğuna bakıyoruz ve karşılaşabileceğiniz diğer bazı güvenlik açıklarını analiz ediyoruz.

Son

E-posta arşivleme, bir şirketin BT stratejisinin ve bilgi yönetimi politikasının önemli bir bileşenidir. Workspace'in veri ve bilgileri yönetmeye yönelik yerel aracı olan Google Apps Kasası, bu bağlamda değerli bir yardımcı olabilir. Bununla birlikte, uyumluluk ve yasama sorunlarına yol açabilecek belirli güvenlik açıklarıyla birlikte gelir ve uzmanlık alanı e-posta arşivleme olan bağımsız, üçüncü taraf yazılımları seçmeniz daha iyi olabilir.

Google Apps Kasası'nda karşılaşabileceğiniz dezavantajlar ve Google Workspace kullanıcılarının üçüncü taraf yazılımlardan hangi alanlarda yararlanabileceği hakkında ayrıntılı bilgiye ihtiyaç duyarsanız teknik incelememizi öneririz.

Buradan İndirin

Bir Google Workspace kullanıcısı olarak e-postalarınızı korumanın ve kullanılabilir durumda tutmanın sizi neden ilgilendirdiği hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız ilgili blog makalelerine göz atın:

• E-posta Arşivleme – BT Karar Vericileri için Genel Bir Bakış

• E-postalarınız Neden Bulutta Otomatik Olarak Güvenli Değil?

• BT Yöneticileri Neden E-posta Arşivlemeye Önem Vermeli?

• MailStore Server Yardımı: Google Workspace'ten E-postaları Arşivleme

Kaynak: Google Workspace Kullanıcıları için E-posta Arşivleme Seçenekleri (mailstore.com)