البريد الإلكتروني أرشفة باستخدام Google Workspace و Google Apps Vault - فكرة جيدة؟

لماذا يجب أرشفة البريد الإلكتروني؟

في العديد من الشركات، يُستخدم البريد الإلكتروني كوسيلة رئيسية لنقل البيانات والمعلومات. لذلك، فإن مخزون البريد الإلكتروني للشركة سيمثل كميات كبيرة من المعلومات الحيوية مثل العقود والفواتير وبيانات الموظفين والطلبات الشرائية، ويجب حفظ جميع هذه المعلومات بشكل مناسب.

قد توجد متطلبات قانونية مختلفة تتعلق بحفظ البريد الإلكتروني لفترات طويلة، اعتمادًا على الدولة والقطاع. هذا ينطبق بشكل خاص على القطاعات الخاضعة للتنظيم الصارم مثل قطاع الصحة والمال، وكذلك المؤسسات الحكومية والتعليمية التي يتم من خلالها نقل البيانات الحساسة الشخصية عادة عبر البريد الإلكتروني.

عدم الامتثال للأنظمة المتعلقة بإرشفة البريد الإلكتروني قد يؤدي إلى عواقب جدية: على سبيل المثال، يمكن أن يؤدي انتهاك مهام الأرشفة إلى غرامات نقدية وعقوبات أخرى، وحتى في بعض الحالات، قد يؤدي إلى فتح دعاوى قضائية بموجب القانون المدني. ومن الأمثلة الأخرى: في حالات تستخدم الرسائل الإلكترونية كبراهين أو عندما يطالب أصحاب البيانات بحقوقهم في إطار تنظيم حماية البيانات العامة في الاتحاد الأوروبي (GDPR)، قد يتعين على شركتك أن تبحث بسرعة وفعالية في كل مخزون البريد الإلكتروني. وهذا يصبح أسهل بكثير مع أرشيف بريد إلكتروني مُدار بشكل احترافي.

أرشفة البريد الإلكتروني وتقنية المعلومات

مع تزايد صارمة التشريعات المتعلقة بالخصوصية (مثل CPA في كاليفورنيا، وHIPAA في الولايات المتحدة الأمريكية، وFERPA)، فإن انتشار استخدام الرسائل الإلكترونية كوسيلة للتخزين الدائم يدفع كل شركة إلى اتخاذ موقف إيجابي في تبني سياسة أرشفة البريد الإلكتروني. تخزين الرسائل الإلكترونية المتعلقة بالعمل بشكل احترافي لا يُعد مجرد حجر أساس لفكرة إدارة البريد الإلكتروني الشاملة فحسب، بل يجب أن يُعد أيضًا جزءًا من أي استراتيجية تقنية معلومات. وبذلك، تضمن أرشفة البريد الإلكتروني أن جميع رسائلك الإلكترونية، بما في ذلك الملفات المرفقة، محفوظة بشكل آمن تمامًا بحيث تكون متاحة دائمًا.

هل يكفي احتفاظ البريد الإلكتروني فقط؟

تُعد أرشفة البريد الإلكتروني وأرشيفات النسخ الاحتياطية أدوات مهمة في سياق استمرارية العمل، ولكنها لا تتنافيان. بشكل عام، توفر النسخ الاحتياطية حماية البيانات (بشكل مثالي، تشمل أرشيفات البريد الإلكتروني نفسها) لفترات قصيرة ومتوسطة، مما يسمح بتحميل البيانات عند الحاجة إليها. حتى في حالات فشل النظام أو هجوم البرمجيات الخبيثة، فهي تضمن إمكانية الوصول إلى البيانات والأنظمة الحيوية من الناحية التجارية. في المقابل، تضمن الأرشفة أن البريد الإلكتروني يتم الاحتفاظ به بشكل أصلي، وسهل العثور عليه، ويمكن الوصول إليه بشكل دائم لسنوات طويلة.

كيف تعمل أرشفة البريد الإلكتروني باستخدام حقيبة Google Apps؟

تقدم Google Workspace للعملاء أداة برمجية تُسمى "Google Apps Vault" لإدارة المعلومات وتحديد البراهين الإلكترونية. وبالتالي، يمكن للعملاء الذين يمتلكون ترخيصًا قائمًا (انظر أدناه) من Vault، تخزين كميات كبيرة من البيانات، بما في ذلك البريد الإلكتروني، والملفات الموجودة في Google Drive، وChat، وGroups، وMeet وغيرها من برامج Workspace التي يرغبون في الاحتفاظ بها لفترة تختارها.

من يمكنه استخدام Google Apps Vault؟

تتضمن التراخيص الخاصة بـ Google Apps Vault لجميع موظفي الشركة، بالإضافة إلى حزم Workspace "Business Plus" وـ"Essentials"، تشمل أيضًا إصدارين "Enterprise" وـ"Educational". ومع ذلك، إذا اخترت خططًا أكثر تكلفة مثل "Frontline" وـ"Business Starter" وـ"Business Standard"، فعليك شراء تراخيص مستخدم Vault لكل موظف يرغب في أرشفة البريد الإلكتروني.

يمكن لمستخدمي Vault المُفوضين تجميع جميع البيانات التي تنشئها وتتعامل معها في بيئة عملك حسب الموضوع، وتنظيمها على شكل هياكل ترتيبية وتصورها بصريًا وإخراجها. يمكن للمسؤولين المُفوضين البحث عن البيانات المحفوظة حسب حساب المستخدم أو وحدة الشركة أو التاريخ أو كلمات مفتاحية معينة.

يمكن للمستخدمين المُفوضين استخدام Google Apps Vault لعرض سجلات اليومية السابقة، وتخصيص الإذونات وإدارة حسابات المستخدمين. هذا يمكن أن يكون مفيدًا في حالات التحقيقات والتدقيق القضائي حيث تُحتاج إلى الوصول السريع إلى المعلومات الحيوية المحفوظة في الأرشيف. في مقالتنا التقنية بعنوان "مزايا حلول أرشفة البريد الإلكتروني المستقلة لمستخدمي Google Workspace"، نقدم تفاصيل مفصلة حول دور "الحصريات" ومخاطر عدم تعريف سياسات الاحتفاظ.

ما هي قيود Google Apps Vault على أرشفة البريد الإلكتروني؟

يمكن لشركة Google أن تخزن البريد الإلكتروني والملفات المرفقة لفترات طويلة باستخدام Google Apps Vault. وفقًا لـ Google، عند قبول شروط المعالجة البيانات والبنود العقدية القياسية لـ Google Workspace وCloud Identity، فإنك تلبي متطلبات الكفاءة والأمان المحددة في إطار GDPR ل الاتحاد الأوروبي. وإذا كنت تقع في مناطق جغرافية أمريكية، فإن قبول اتفاقية التعديلات الخاصة بالشراكات مع Google يجعك "متوافقًا مع HIPAA".

مع ذلك، من الصعب عمومًا أن نعمّل بشكل عام ما إذا كانت متطلبات التخزين والتوافر تُلبي من قبل Google Apps Vault نظرًا للعيوب والثغرات الأمنية التي تمتلكها. هذه القيود قد تتضمن على سبيل المثال وظائف تصدير محدودة وتزيد من خطر فقدان البيانات في حالة حذف المستخدمين أو التراخيص. في مقالتنا التقنية، ننظر في ما وراء هذه المشكلات ونحلل بعض الثغرات الأمنية الأخرى التي قد تواجهها.

الخاتمة

تُعد أرشفة البريد الإلكتروني عنصرًا أساسيًا في استراتيجية تقنية المعلومات وسياسة إدارة البيانات لشركة. تشكل Google Apps Vault، كأداة محلية من Google Workspace لإدارة البيانات والمعلومات، مساعدة قيمة في هذا السياق. ومع ذلك، تأتي معها ثغرات أمنية معينة قد تؤدي إلى مشاكل في الامتثال والتشريع. لذلك، قد يكون من الأفضل اختيار برامج مخصصة تُركز على أرشفة البريد الإلكتروني.

إذا كنت بحاجة إلى معلومات تفصيلية حول العيوب التي قد تواجهها في Google Apps Vault أو المجالات التي يمكن لمستخدمي Google Workspace الاستفادة منها من خلال البرامج الخارجية، ننصحك بقراءة مقالتنا التقنية.

احصل على النسخة

إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول سبب اهتمامك بحماية البريد الإلكتروني وجعله متاحًا، يُرجى مراجعة المقالات المدونة ذات الصلة:

• أرشفة البريد الإلكتروني – نظرة عامة على قرار المديرين التقنيين
• لماذا البريد الإلكتروني في السحابة ليس آمنًا تلقائيًا؟
• لماذا يجب على مدراء التكنولوجيا الاهتمام بأرشفة البريد الإلكتروني؟
• مساعدة من MailStore Server: أرشفة البريد الإلكتروني من Google Workspace

المصدر: خيارات أرشفة البريد الإلكتروني لمستخدمي Google Workspace (mailstore.com)