Google Workspace, Google Apps Vault ilə E-poçt Arxivləmə - Yaxşı Bir Fikir mi?

Niyə e-poçtalar arxivlənməlidir?

Çox sayda şirkətdə iş verilənlərinin və məlumatların ötürüləsi nəzərdə tutulur, bu səbəbdən şirkətin e-poçtaları qeyd olunan müqavilələr, fakturalar, əməkdaşlıq məlumatları və alış sifarişləri kimi böyük miqdarlı əhəmiyyətli məlumatları ehtiva edəcəkdir və bu məlumatların hamısının düzgün şəkildə saxlanılması tələb olunur.

Ölkə və sektor əsasında, e-poçtalar işləndikdə və onlarda olan məlumatlar daimi şəkildə istifadə üçün saxlanıldığında müxtəlif qanun normaları tətbiq olunur. Bu, xüsusilə sərtləşmiş qaydalarla tənzimlənən sahələr, məsələn, tibb və maliyyə sahələri kimi, habelə şəxsi məlumatlar adətən e-poçtalarla göndərildiyi və ya qəbul edildiyi dövlət və tələb sahələri üçün də keçərli ola bilər.

E-poçtaların arxivlənməsi qaydalarına əməl etməmək ciddi nəticələr doğurabilir: məsələn, arxivləmə vəzifələrinin təqdim edilməsi məbləğli cəzalara və ya digər tədbirlərə səbəb ola bilər və əlavə olaraq, dəvət məsələlərində e-poçtaların süni səbəb kimi istifadə edildiyi və ya məlumat sahiblərinin AB-nin Ümumi Məlumat Qorunması Qaydası (GDPR) çərçivəsində olan hüquqlarını irəlilətirdiyi hallarda, şirkətiniz e-poçta inventarını tez və effektiv şəkildə axtarış etməli ola bilər. Bu, profesionalluq ilə idarə edilən bir e-poçta arxivinin köməyi ilə çox asan olur.

E-poçtaların arxivlənməsi və IT strategiyası

Gələcəkdə daha sərtləşən gizlilik qanunvericiliyi (məsələn, Kaliforniyada CPA, ABŞ-da HIPAA və FERPA) və uyğunluq qaydaları ışığında, elektron yazışmaların daimi məşhurluqları ilə birlikdə, hər şirkət e-poçta arxivlənməsi yanaşmasında proaktiv olmalıdır. İşdən əlavə e-poçtaların professional şəkildə arxivlənməsi, əlavə olaraq kapsulya e-poçta idarəetmə konseptinin əsas nöqtəsi deyil, hər hansı IT strategiyasının hissəsi olmalıdır. Nəticədə, arxivləmə ilə birlikdə, fayl əlavələri daxil olmaqla bütün e-poçtalarınız, həmişə istifadə üçün tamamilə saxlanılmalıdır və bu da bir qayda olaraq əlavə edilmədən qorunmalıdır.

E-poçtaların yeddiyinə yetərli deyil?

E-poçta arxivlənməsi və e-poçta yeddiyinə, işdə davam etmək kontekstində əhəmiyyətli vasitələrdir, lakin bir-birinin əvəzinə deyil. Ümumi qayda, yeddiyin verilənləri (ideal olaraq, e-poçta arxivinin özü daxil) orta və qısa məsafədə qorumağa xidmət edir, bu da məlumatların tələb olunan kimi geri yüklənilə biləcəyi deməkdir. Sistem xətası və ya qırıcılıq proqramı hücumu hallarında də, işi əhəmiyyətli sistemlər və məlumatlara erişmək imkanı yaradır. Bu qarşı tərəfdən, arxivləmə e-poçtaların orijinalına əmin, axtarış qaydada və daimi olaraq erişilə bilən şəkildə uzun illər saxlanmasına imkan verir.

Google Apps Kasası ilə e-poçta arxivlənməsi necə işləyir?

Google Workspace, məlumat idarəetməsi və e-səbəb təyin etmək üçün bir proqram vasitəsi olan Google Apps Kasası təqdim edir. Bu səbəbdən, təsdiqli bir Apps Kasası lisansına (aşağıya baxın) sahib olan Workspace istifadəçiləri, yalnız e-poçtalar deyil, Google Drive, Chat, Gruplar və Meet kimi digər Workspace proqramlarında olan böyük miqdarlı məlumatları, istədiyi müddət ərzində saxlaya bilər.

Google Apps Kasası kimlər tərəfindən istifadə edilir?

Hər şirkət əməkdaşı üçün Google Apps Kasası lisansları, "Business Plus" və "Essentials" Workspace paketləri kimi, habelə "Enterprise" və "Education" versiyalarına da daxildir. Lakin, daha uyğun qiymətli "Frontline", "Business Starter" və "Business Standard" planlarını seçsəniz, e-poçtaları arxivləmək üçün hər əməkdaş üçün aylıq olaraq Apps Kasası istifadəçi lisansları almalısınız.

Google Apps Kasası ilə işdə yaradılmış və işləndirilmiş bütün məlumatlar mövzuya görə toplanaraq, hirərkiyalar şəklində düzəldilə və vizual olaraq xaric edilə bilər. Uyğun yetki olan idarəçilər, saxlanılmış məlumatları istifadəçi hesabına, təşkilat bölməsinə, tarixə və ya müəyyən açar sözlərə görə axtarış edə bilər.

Yetkiləşdirilmiş istifadəçilər, Google Apps Kasası ilə əvvəlki günləri göstərmək, ayrıcalıqlar atamaq və istifadəçi hesablarını idarə etmək üçün istifadə edə bilər. Bu, arxivdə saxlanılmış əhəmiyyətli məlumatlara tezliklə erişmək lazımı olan təhqiqatlar, denetimlər və davalarda kömək edə bilər. Google Workspace İstifadəçiləri üçün Bağımsız E-poçta Arxivləmə Çözümünün Avantajları adlı texniki təhlilimizdə, "mühafizələrin" oynadığı rol və saxlama qaydalarını təyin etməyiniz hallarında ortaya çıxa biləcək risklər daxil olmaqla, diqqət etməli olduğunuz hər şey haqqında ətraflı məlumat verilir.

Google Apps Kasası e-poçta arxivləməsində necə məhdudiyyətlər var?

Google Apps Kasası ilə şirkət e-poçtaları və fayl əlavələrini uzun müddət saxlaya bilər. Google-ın deyimi ilə, veri işləmə eki qəbul etdiyiniz və Google Workspace və Cloud Identity üçün standart müqavilə şərtlərini qəbul etdiyiniz zaman, AB-nin GDPR-ı tələb etdiyi qeyd və təhlükəsizlik tələblərini ödəyəcəksiniz. ABŞ-ın coğrafi yerlərində, Google-nun iş əlaqədarlarının müxtəliflik müqaviləsini qəbul etdiyiniz zaman "HIPAA uyğun" olacaqsınız.

Bununla birlikdə, həllin əsasında olan zəifliklər və təhlükəli açarlar səbəbindən Google Apps Kasası tələblərinizi saxlama və istifadə edilə bilərliyi məsələsinin nəzərə alındığına dair ümumi qeyd etmək çətin olur. Bu, məsələn, məhdud xarici mübadilə funksiyalarını və istifadəçilərinin və ya lisansların silinməsi hallarında veri itirilmə riskini daxil edir. Texniki təhlilimizdə bu məsələlərin ardında nə olduğunu baxırıq və digər təhlükəli açarlarla da ümumiyyətlə mübarizə aparmaq üçün analiz edirik.

Son

E-poçta arxivlənməsi, bir şirkətin IT strategiyasının və məlumat idarəetməsi siyasətini əhəmiyyətli komponenti kimi hiss edilir. Workspace-in verilənlər və məlumatları idarə etməyə yaxud olan yerli vasitəsi olan Google Apps Kasası, bu kontekstdə dəyərli bir köməkçidir. Buna baxmayaraq, müəyyən təhlükəli açarlarla birlikdə gələ bilən uyğunluq və qanunvericilik məsələlərinə yol aça bilər və e-poçta arxivlənməsi sahəsində mütəxəssis, üçüncü tərəf proqramları seçmək daha yaxşı olar.

Google Apps Kasası-da rast gəlinə biləcək dezavantajlar və Google Workspace istifadəçilərinin hansı sahələrdə üçüncü tərəf proqramlardan faydalanmaq istəyə biləcəkləri haqqında ətraflı məlumat lazım gələrsə, texniki təhlilimizi tövsiyə edirik.

Buradan İndirin

Google Workspace istifadəçisi kimi e-poçtalarınızı qorumaq və mövcud saxlamaq sizi necə maraqlandırır haqqında daha çox məlumat almaq istəyirsə, müvafiq blog yazılarına baxın:

• E-poçta Arxivlənməsi - IT Qərarlar Alıcılara Ümumi Baxış
• E-poçtalarınız Niyə Otomatik Olaraq Buludda Güvənli Deyil?
• IT İdarəçiləri Niyə E-poçta Arxivlənməsinə Əhəmiyyət Verir?
• MailStore Server Yardımı: Google Workspace-dən E-poçtaların Arxivlənməsi

Mənbə: Google Workspace İstifadəçiləri üçün E-poçta Arxivlənməsi Seçimləri (mailstore.com)