سياسات الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني في MailStore Server وMailStore SPE

يمكن لمستخدمي MailStore Server وMailStore SPE الآن إعداد سياسات الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني وفقًا لقواعد GDPR، خاصةً حق حذف البيانات الشخصية (الذي يُعرف أيضًا باسم "حق النسيان") المذكور في المادة 17 من GDPR. بهذه الطريقة، يمكن للمدراء أن يعينوا سياسات احتفاظ فردية لتحديد مدة الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني المختلفة، مما يمنحهم سيطرة كاملة على فترات الاحتفاظ بالبريد. يمكن تحديد ما إذا كانت الرسائل الإلكترونية ستُحذف تلقائيًا من عدمه، ومتى ستُحذف، بحيث يمكن الامتثال للسنوات المختلفة المطلوبة وفقًا للأنظمة. في هذا السياق، يُعد استخدام تاريخ الاحتفاظ كعامل دليل مهمًا في حالة حذف تلقائي، نظرًا لسهولة تعديل تاريخ إرسال أو استلام البريد الإلكتروني. تُطبق جميع سياسات الاحتفاظ العامة في الإصدارات القديمة بشكل تلقائي بعد هذا الترقية.

تعريف سياسات الاحتفاظ

إنهاء إجراءات تحديد سياسات الاحتفاظ الجديدة في MailStore سهل للغاية. يمكن للمدراء اختيار "التوافق" -> "التوافق العام" من القائمة. ومن ثم، تحت قسم "سياسات الاحتفاظ"، يمكن تحديد مدة الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني حسب نوعه، ومنع الحذف غير المرغوب فيه.

يجب أيضًا على المدراء أن يأخذوا في الاعتبار أن تحديد سياسة احتفاظ واحدة للبريد الإلكتروني قد لا يكون كافيًا في بعض الحالات أو الدول. على سبيل المثال، تؤثر هذه القواعد في ألمانيا عادةً على طلبات الوظائف، والتي يجب أن تُحذف بشكل دائم بعد فترة احتفاظ تبلغ حوالي 90 يومًا. يوفر MailStore 11 مرونة أكبر في سياسات الاحتفاظ من حيث مدة الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني.

مع ذلك، يجب استخدام فترة احتفاظ عامة تُطبق على جميع الرسائل الإلكترونية في البداية. يجب أن يكون المدراء حريصين على اختيار فترة احتفاظ قصوى مطلوبة وفقًا للقوانين في حالة وجود دولة معينة. يجب أن تُوافق على هذه الإعدادات لكل سياسة احتفاظ مُعينة، ويجب تفعيلها بشكل منفصل لحماية المدراء. هذا يسمح بإضافة عدد معين من سياسات الاحتفاظ التي تتوافق مع معايير محددة تعتمد على بحث في الأرشيف. يمكن للمدراء، على سبيل المثال، تحديد فترات مختلفة لـ "الإشعارات خارج المكتب" أو "التطبيقات".

سياسة الاحتفاظ حسب الحاجة

تُعرض جميع السياسات المُنشأة في قائمة مُرتبة حسب الأولوية. ماذا يعني هذا؟ تتم إجراء بحث في أرشيف البريد الإلكتروني في وقت معين محدد، وفقًا للخصائص المُخزنة في السياسات.

يحدد البحث الرسائل الإلكترونية التي تتجاوز فترة الاحتفاظ المحددة، ومن ثم يُحذف ما تم تحديده. بشكل افتراضي، يبدأ البحث في الساعة 03:30 ويحدد الرسائل الإلكترونية ذات الأولوية الأعلى.

في هذا السياق، على سبيل المثال، يجب أن تقع سياسة احتفاظ عامة (التي تمنع حذف أي رسالة إلكترونية قبل وقت معين) دائمًا تحت سياسات الاحتفاظ الأخرى التي تسمح بحذف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة (مثل طلبات الوظائف) قبل انتهاء فترة الاحتفاظ.

يمكن أيضًا تعديل الأولويات بشكل منفصل. نظرًا لأن البحث التلقائي قد يستغرق وقتًا طويلاً حسب حجم الأرشيف، فقد يؤثر سلبًا على أداء النظام، وبالتالي يُفضل أن يتم البحث في الأرشيف ليلا.

بعد تحديد سياسات الاحتفاظ المطلوبة، يجب أن يُجرّب المدراء سياسات الاحتفاظ هذه قبل تفعيلها. يمكن للمدراء هذا من خلال تفعيل معاينة البريد الإلكتروني مؤقتًا باستخدام كلمة المرور الإدارية للوصول إلى أرشيف البريد الإلكتروني. بعد الانتهاء من الفحص، يجب تعطيل معاينة البريد الإلكتروني مرة أخرى. في هذه الأثناء، يُنصح بتقديم سبب لوصول المدراء إلى الأرشيف (مثل "مراجعة سياسات الاحتفاظ") في الحقل المخصص لذلك. كجزء من البحث عن الرسائل الإلكترونية المؤثرة من سياسات الاحتفاظ (مثل "إشعارات خارج المكتب")، يمكن للمدراء بعد فتح رسالة بريد إلكترونية أن يروا أي سياسة احتفاظ سارية المفعول، ويستخدموا زر "تفاصيل الاحتفاظ" في شريط الأدوات لرؤية مدة الاحتفاظ بالرسالة الإلكترونية.

إذا حاول المدراء حذف رسالة بريد إلكترونية مُحفوظة تحت سياسة احتفاظ سارية، فسيتم رفض عملية الحذف وعرض رسالة مناسبة في برنامج MailStore.

MailStore Server وMailStore SPE: الاختلافات

تُطبق الإجراءات الأساسية المذكورة في هذا القسم على MailStore Server وMailStore SPE. ومع ذلك، في حالة MailStore SPE، يُسمح فقط للمدراء المعنيين من العملاء النهائيين باستخدام سياسات الاحتفاظ. لا يمكن لمدير مزود الخدمة ("$archiveadmin") الوصول إلى سياسات الاحتفاظ.

يمكن العثور على فيديو دعم يشرح كيفية تعيين سياسات الاحتفاظ هنا:

يمكن العثور على تعليمات مفصلة حول كيفية تعيين وتشغيل سياسات الاحتفاظ هنا: هنا

المصدر: ميزة مميزة: سياسات الاحتفاظ في MailStore - MailStore