MailStore Server və MailStore SPE: GDPR məkanizmaları

MailStore Server və MailStore SPE istifadəçiləri, xüsusən də şəxsi məlumatlarla əlaqədar olan silinmə hüququ (təsdiq olunmayan məlumatlar) kimi də bilinən GDPR-nin 17-ci maddəsinə uyğun olaraq, GDPR qaydalarına uyğun saxlama siyasətlərini təyin edə bilərlər. Bu sayədə, idarəetmələr fərdi saxlama prinsipləri təyin edərək müxtəlif e-poçt növü arxivlərinin saxlanma dövrünü tam həkimiyyət sahibi olurlar. E-poçtların arxivdən avtomatik olaraq silinməsi və ya silinməməsi, hansı zaman silinməsi haqqında təyin edilə bilər, bu da qanunun tələb etdiyi müxtəlif saxlama məzmunlarına uyğun olur. Bu kontekstdə, e-poçtun göndərilməsi və ya alınması tarixinin manipulyasiyası asan olduğu üçün, saxlama məzmununun göstərici faktor kimi istifadə edilməsi əhəmiyyətli olur. Bu yüksəklikdən əvvəl mövcud əsas sürümlərdəki hamısı ümumi saxlama prinsipləri avtomatik olaraq qəbul edilir.

Saxlama siyasətlərinin təyin edilməsi

İdarəetmələrin yeni saxlama siyasətləri təyin etmə prosesi MailStore-da çox asandır. Menüdən "Uyğunluluq" -> "Ümumi uyğunluluq" seçə bilərlər. Sonra, "Saxlama Siyasətləri" altı, hansı e-poçtun arxivdə ne qədər müddət saxlanacağı təyin edilə bilər və tələb olunmayan silinməsi qarşısına alına bilər.

İdarəetmələr, həmçinin, bütün e-poçtlar üçün bir ümumi saxlama siyasəti təyin etmək, bəzi hallarda və ya ölkələrdə qanunlar üçün kifayətli olmayacağını nəzərə almaq lazımdır. Məsələn, Almaniyada bu qaydalar, 90 günlik saxlama müddətindən sonra daimi olaraq silinməsi tələb edilən iş təkliflərini təsir edir. MailStore 11, saxlama müddətləri baxımından e-poçt arxivinə daha çox fəlsəfəvi əlavə edir.

Lakin, ilk quraşdırma zamanı bütün e-poçtlar üçün ümumi saxlama müddəti istifadə edilməlidir. Ən azı, idarəetmələr belə bir ölkədə qanunlar tələb etdiyi maksimum saxlama müddətini seçməlidir. Bu ayarlar, təyin olunan hər bir saxlama siyasəti üçün təsdiq edilməli və sonra idarəetməni qorumaq üçün ayrı-ayrı aktiv edilməlidir. Bu, e-poçt üçün saxlama siyasətlərinin hər biri ayrı-ayrı təyin olunmuş kriteriyalara uyğun olaraq saxlanma siyasətləri əlavə etməyə imkan verir. Məsələn, idarəetmələr "kompüterdən kənar bildirişləri" və ya "tətbiq proqramları" üçün fərqli dövrlər təyin edə bilər.

Tələb olunan qədər saxlama siyasəti

Yaradılmış bütün siyasətlər öncəliklərinə görə bir siyahıda göstərilir. Bu nə demək? Siyasətlərdə saxlanan xüsusiyyətlərə əsaslanaraq, e-poçt arxivində müəyyən bir vaxt üzrə təyin edilmiş "İş" ilə əlaqədar olaraq bir axtarış aparılır.

Axtarış, təyin olunmuş saxlama müddətini keçmiş e-poçtları təyin edir. Sonra, onlar silinir. Təsdiq olunmayan şəkildə, axtarış saat 03:30-da başlayır və siyahıda ən yüksək öncəlikli siyasət ilə əlaqədar olan e-poçtları müəyyən edir.

Bu kontekstdə, məsələn, heç bir e-poçtun müəyyən vaxtdan əvvəl silinməməsi tələb edən ümumi saxlama siyasəti, iş təklifləri kimi müəyyən e-poçt növü üçün bu müddət tamamlanmadan silinməsinə olan siyasətlər altında yer almalıdır.

Öncəlikləri ayrı-ayrı dəyişmək də mümkündür. Arxivin həcmindən asılı olaraq avtomatik axtarışlar uzun müddət davam edə bilər və buna görə iş yükünü mənfi təsir edə bilər, bu səbəbdən arxivin axtarışı gecədə aparılır.

İdarəetmə, tələb olunan saxlama siyasətlərini təyin etdikdən sonra, bu siyasətlərin təsdiq edilməsi və bağlayıcı hala gəlməsinin əvvəlindən dəqiq təyin edilməsi tələb olunur. Bu işi aparmaq üçün, idarəetmə e-poçt təhlilini müvəqqəti olaraq aktiv edərək, e-poçt arxivinə daxil olmaq üçün idarəetmə şifrəsindən istifadə edir. Təhlil tamam olunurda, e-poçt təhlili yenidən inaktif edilməlidir. Bu arada, bu addım qeyd olunur, buna görə daxil olmaq üçün səbəb (məsələn, "saxlama siyasətlərinin təhlil edilməsi") daxil edilməsini məsləhət görürük. Arxivdə saxlama siyasətlərindən (məsələn, "kompüterdən kənar bildiriş") təsirlənən e-poçtlar üçün aparılan axtarışın bir hissəsi kimi, idarəetmə e-poçt açdıqdan sonra hansı saxlama siyasətinin qüvvədə olduğunu və arxivləşmə dəyərlərini əlavə etmək üçün alət çubuğunda "Saxlama Dəyərləri" düyməsini istifadə edərək, e-poçtun ne qədər müddət saxlanacağına baxa bilər.

İdarəetmə, qüvvədə olan saxlama siyasəti ilə əlaqədar arxivləşmiş e-poçtun silinməsinə cəhd edərsə, silinmə prosesi rədd olunur və MailStore proqramı ilgili mesajı göstərir.

MailStore Server və MailStore SPE: Fərqlər

Saxlama siyasətləri ilə bağlı burada təsvir olunan əsas prosedurlar MailStore Server və MailStore SPE üçün də həyata keçirilir. Lakin MailStore SPE ilə əlaqədar olaraq, yalnız son məzunların idarəetmələrinin saxlama siyasətlərini istifadə etməsinə icazə verilir. Xidmət təchizatçısının idarəetməsi ("$archiveadmin") saxlama siyasətlərindən istifadə edə bilməz.

Saxlama siyasətlərinin necə təyin ediləcəyini izah edən dəstək video burada tapa bilərsiniz:

Saxlama siyasətlərinin təyin edilməsi və istifadəsi ilə əlaqədar detallı təlimatlar burada tapa bilərsiniz.

Mənbə: Əsas xüsusiyyət: MailStore-da saxlama siyasətləri - MailStore