Microsoft Exchange Server için E-posta Arşivleme

Microsoft Exchange Server ile E-postaları Güvenilir Bir Şekilde Yönetme

Microsoft Exchange Server, birçok kurumsal firma tarafından Outlook ile birlikte e-postaları yönetmek için kullanılan en iyi bilinen e-posta sunucularından biridir. Microsoft, hem Standart hem de Kurumsal sürümler sunarak, çok az çalışanı olan küçük şirketlerin yanı sıra Kurumsal düzeydeki şirketlerin ihtiyaçlarını da karşılar. Microsoft Exchange hem bulut hizmeti olarak hem de şirket içinde kullanılabilir. Microsoft Exchange Server'ın şirket içi sürümü, bir şirketin veri merkezine yüklenir ve yerel altyapısında çalıştırılır.

E-posta Arşivleme: E-posta Verilerinizi Güvende Tutma

E-postalar, sözleşmeler, siparişler ve iadelerle ilgili veriler, tedarikçilerle iletişimler ve şirket ve çalışanlarıyla ilgili diğer gizli veriler dahil olmak üzere çok sayıda iş açısından kritik bilgi içerir. Saklama yasalarına uyumu ve sürekli iş başarısını sağlamak için bu verilerin korunması gerekir. Bu nedenle e-posta arşivleme, büyüklükleri ne olursa olsun Microsoft Exchange Server kullanan tüm şirketler için uzun zamandır bir zorunluluk olmuştur.

Uzun vadeli e-posta arşivlemesi kurmanın ana nedeni, e-posta sunucusu üzerindeki baskıyı azaltmak için uyumluluğu sağlamak veya posta kutularındaki e-posta verilerinin hacmini sürekli olarak düşük bir seviyede tutmak olsun, arşivleme herhangi bir Exchange kurulumunun önemli bir yönü haline gelmiştir.

İş açısından kritik e-posta verilerini koruma girişimlerinde birçok şirket, e-postaların arşivlenmesi için Outlook ve Microsoft Exchange Server tarafından sunulan entegre seçeneklere geri dönüyor. Bunun verilerinizi korumak için ne ölçüde uygun bir araç olduğunu ve sizin için başka hangi seçeneklerin mevcut olduğunu açıklamaya devam edeceğiz.

Bunlar, Microsoft Exchange Server Tarafından Sunulan E-posta Arşivleme Seçenekleridir

Microsoft, Exchange Server ortamınızdan (Standart veya Kurumsal) e-postaların güvenliğini sağlamak söz konusu olduğunda bir dizi seçenek sunar.

• PST arşivleme veya Otomatik ArşivlemeKullanıcılar e-postaları Microsoft Outlook'taki PST dosyalarına taşıyabilir ve bunları yerel olarak kendi bilgisayarlarında veya bulutta depolayabilir.

• Microsoft Outlook'ta "Arşivle" düğmesi 

• "Arşivle" düğmesi, kullanıcıların e-postaları bir arşiv klasörüne taşımasına olanak tanır. E-postalar Outlook posta kutusunda kalır; Yalnızca e-postaların saklama konumu değişir.

• Yerinde arşivleme (In-Situ arşivleme olarak da bilinir)Arşiv posta kutusu, e-postaların taşınabileceği kendi depolama alanına sahip ayrı bir posta kutusudur. Bu arşiv posta kutusu bir yönetici tarafından ayarlanmalıdır.

Bu arşivleme yöntemleri, profesyonel e-posta arşivleme gereksinimlerini karşılamak için yeterli mi ve iş açısından kritik verilerin saklanması için yasal gerekliliklerin yerine getirilmesine yardımcı olabilir mi? Kısa cevap, bunun genellikle böyle olmadığıdır.

MailStore Server gibi profesyonel, platformdan bağımsız bir e-posta arşivleme çözümü, e-postalarınızı orijinaline sadık, kurcalamaya karşı korumalı ve herhangi bir süre boyunca kalıcı olarak alabileceğiniz bir biçimde merkezi bir arşivde korumanıza olanak tanır.

Microsoft Exchange Server'ın yerel arşivleme özellikleri bunu yapamaz. PST dosyaları genellikle kullanıcıların bilgisayarlarında yerel olarak dağıtılır ve hiçbir şekilde kasıtlı veya yanlışlıkla silinmeye karşı korumalı değildir.

Aynı şekilde, "Arşivle" düğmesi, e-postalar yalnızca Outlook posta kutusundaki başka bir güvenli olmayan klasöre taşındığından, e-posta verilerinin değiştirilmesine veya kaybolmasına karşı hiçbir koruma sağlamaz.

Öte yandan, In-Situ arşivleme, otomatik arşivleme prosedürleri ve dava durumunda Yasal Bekletme gibi kapsamlı işlevlere sahip profesyonel bir e-posta arşivleme çözümünün birçok özelliğine sahiptir. Ancak, In-Situ arşivlemenin tüm yerel Microsoft arşivleme seçeneklerine özgü önemli bir dezavantajı vardır: Microsoft Exchange'in kullanılabilirliğine ve kesintisiz çalışmasına bağlıdır. Microsoft Exchange başarısız olursa, In-Situ arşivleme kullanılamaz ve arşiv posta kutusuna erişim artık mümkün değildir. En kötü senaryoda, bu da veri kaybına neden olabilir.

MailStore Server ile E-posta Arşivleme

MailStore Server, özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler düşünülerek geliştirilmiş bağımsız bir e-posta arşivleme yazılımıdır. Kurulumu kolaydır, birkaç dakika içinde kurulabilir, mevcut altyapılara sorunsuz bir şekilde uyar ve neredeyse tüm olağan e-posta sistemleriyle uyumludur. Yazılımın aşağıdaki işlevlerinden ve avantajlarından yararlanırsınız:

• Exchange sunucusundaki yükte kalıcı azalma Arşivlemeden sonra posta kutularından e-postaların kural tabanlı olarak silinmesi, Microsoft Exchange Server'daki e-posta verilerinin hacminin sürekli olarak düşük bir seviyede tutulabileceği anlamına gelir. Örneğin, on sekiz aydan daha eski olan tüm e-postalar, başarıyla arşivlendikten sonra posta kutularından günlük olarak silinebilir.

• Journaling ile sağlanan arşivleme bütünlüğü Microsoft Exchange kullanan bir şirket, journal arşivlemeyi ayarlayarak, tüm e-postaların gönderildikleri veya alındıkları anda arşivlenmesini sağlayabilir. Bu, kullanıcılar posta kutularından e-postaları silseler bile arşivin bütünlüğünün garanti edilmesini sağlama avantajına sahiptir.

• Mevcut e-postaların arşivlenmesi (posta kutusu arşivleme)MailStore Server, çeşitli kaynaklardan gelen mevcut e-postaların arşivlenmesini de sağlar. MailStore, bireysel, çoklu ve hatta tüm posta kutularını doğrudan arşivlemenin yanı sıra, ortak klasörlerden, paylaşılan posta kutularından ve yerel e-posta istemcilerinden gelen e-postaların arşivlenmesini de kapsar. MailStore, EML ve PST dosyaları gibi tüm olağan dosya biçimlerini arşivleyebildiğinden, arşivlenecek e-postaların dosya biçimi yalnızca küçük bir rol oynar.

Şirketiniz için Daha Fazla Avantaj

Yönetici için

• Yedekleme ve geri yükleme işlemlerinin basitleştirilmesi

• Depolama gereksinimlerinde %70'e varan azalma (örn. tekilleştirme (de-duplication) ve sıkıştırma (compression) yoluyla)

• Tüm PST dosyalarının merkezi depolama konumu

• Kullanıcılar için self servis işlevi sayesinde BT ekiplerinin iş yükünde azalma

Şirket için

• AB'nin #GDPR ve Türkiye'nin #KVKK 'sına uyum konusunda yardım

• Günlük kaydı ve şifreleme sayesinde tüm e-postaların tam korunması

• Artık e-posta verisi kaybı yok

• Üretkenlikte artış

• Mütevazı satın alma ve işletme maliyetleri

Kullanıcılar için

• Tüm e-postalarınızda ve dosya eklerinizde hızlı, tam metin aramaları

• Posta kutusu kotalarıyla ilgili artık sorun yok

• Tek tıklamayla geri yükleme yoluyla kaybolan e-postaların kurtarılması

Kaynak: Email Archiving for Microsoft Exchange Server - MailStore