البريد الإلكتروني أرشيف Microsoft Exchange Server

إدارة البريد الإلكتروني بشكل آمن باستخدام Microsoft Exchange Server

Microsoft Exchange Server هو أحد أكثر خوادم البريد الإلكتروني شهرةً المستخدمة من قبل العديد من الشركات المؤسسية لإدارة البريد الإلكتروني مع Outlook. تقدم Microsoft نسختين، القياسي والمؤسساتي، لتلبية احتياجات الشركات الصغيرة ذات عدد قليل من الموظفين وكذلك الشركات المؤسسية. يمكن استخدام Microsoft Exchange كخدمة سحابية أو محليًا داخل الشركة. يتم تثبيت نسخة Exchange Server المحلية على مركز بيانات الشركة وتُشغل في البنية التحتية المحلية.

تأرشيف البريد الإلكتروني: حماية بياناتك

تحتوي رسائل البريد الإلكتروني على معلومات حرجة للعمل مثل البيانات المتعلقة بالعقود والطلبات والاستلامات والتواصل مع الموردين والأمور الأخرى السرية المتعلقة بالشركة والموظفين. من أجل الامتثال للقوانين التنظيمية والحفاظ على النجاح المستمر، يجب حماية هذه البيانات. ومن هنا أصبح تأرشيف البريد الإلكتروني إلزاميًا لجميع الشركات التي تستخدم Microsoft Exchange Server بغض النظر عن حجمها.

السبب الرئيسي لتأسست تأرشيف البريد الإلكتروني على المدى الطويل هو ضمان الامتثال أو الحفاظ على حجم البيانات في صندوق البريد عند مستوى منخفض، سواء لضغط الخادم أو للحفاظ على الأداء. وبالتالي أصبح تأرشيف البريد الإلكتروني جزءًا مهمًا من أي تركيب Exchange.

في محاولة لحماية البيانات المتعلقة بالعمل، تعود العديد من الشركات إلى خيارات التكامل المقدمة من Outlook وMicrosoft Exchange Server لتأرشيف البريد الإلكتروني. سنستمر في توضيح مدى مناسبة هذه الأدوات لحماية بياناتك، وأي خيارات أخرى متوفرة لك.

هذه خيارات تأرشيف البريد الإلكتروني التي تقدمها Microsoft Exchange Server

تقدم Microsoft مجموعة من الخيارات لضمان أمان البريد الإلكتروني في بيئة Exchange Server (القياسي أو المؤسسي).

• تأشير PST أو التأرشيف التلقائي: يمكن للمستخدمين نقل رسائل البريد الإلكتروني إلى ملفات PST في Outlook والتخزين المحلي على أجهزتهم أو السحابة.
• زر "تأرشيف" في Outlook: يسمح هذا الزر لمستخدمي البريد بنسخ الرسائل إلى مجلد تأريفي. تبقى الرسائل في صندوق البريد، لكن مكان التخزين يختلف.
• تأشير المكان (In-Situ Tأرشيف): هذا صندوق بريد تأريفي منفصل يتم فيه تخزين الرسائل. يجب على المدير إعداد هذا الصندوق.

هل هذه طرق التأرييف كافية لتلبية متطلبات تأرييف البريد الإلكتروني المحترف، ومساعدتك في الامتثال للقوانين المتعلقة بحماية البيانات الحساسة؟ الإجابة القصيرة هي أن هذا عادةً لا يكفي.

حلول تأرييف البريد الإلكتروني المحترفة مثل MailStore Server توفر لك حماية مركزة للبريد الإلكتروني بتنسيق ثابت ومستقر، مما يسمح لك بتخزين الرسائل لأي فترة زمنية تختارها. لا يمكن لخصائص التأرييف المحلية في Microsoft Exchange Server أن توفر هذا النوع من الحماية. ملفات PST عادةً تُوزَّع محليًا على أجهزة المستخدمين ولا تحمي من الحذف العرضي أو المقصود.

بالمثل، زر "تأرييف" لا يوفر أي حماية ضد التعديل أو فقدان بيانات البريد الإلكتروني، حيث يتم نقل الرسائل فقط إلى مجلد أمن غير مضمون في صندوق البريد.

أما بالنسبة لتأرييف المكان (In-Situ)، فهو يحتوي على العديد من ميزات حلول تأرييف البريد الإلكتروني المحترفة مثل الإجراءات التلقائية للتآرييف والاحتفاظ بالرسائل في القضايا القانونية. ومع ذلك، فإن هذا الخيار له عيب كبير مشترك مع جميع خيارات التأرييف المحلية في Microsoft: يعتمد على توفر Microsoft Exchange وتشغيله بشكل مستمر. إذا فشل Microsoft Exchange، فلا يمكن استخدام تأرييف المكان، ولا يمكن الوصول إلى صندوق التأرييف. في أسوأ الظروف، هذا قد يؤدي إلى فقدان البيانات.

تأرييف البريد الإلكتروني باستخدام MailStore Server

MailStore Server هو برنامج مستقل لتأرييف البريد الإلكتروني تم تطويره خصيصًا للشركات الصغيرة والمتوسطة. يتم تثبيته بسهولة ويمكن التثبيت في دقائق، وهو يتكيف بسلاسة مع البنية التحتية الحالية ويتوافق تقريبًا مع جميع أنظمة البريد الإلكتروني العادية. يمكنك الاستفادة من الوظائف والفوائد التالية:

• تقليل حجم البيانات على خادم Exchange: يمكن الحفاظ على مستوى منخفض للحجم من خلال حذف الرسائل تلقائيًا من صناديق البريد بعد التأرييف. مثلاً، يمكن حذف جميع الرسائل التي تزيد على 18 شهرًا من العمر يوميًا بعد التأرييف.
• الكاملية في التأرييف عبر التسجيل: يمكن للشركات التي تستخدم Microsoft Exchange تحديد التسجيل لضمان تسجيل جميع الرسائل عند إرسالها أو استلامها. هذا يوفر فائدة كبيرة في ضمان تكامل التأرييف حتى لو حذف المستخدمون الرسائل من صناديق بريدهم.
• تأرييف الرسائل الحالية (تأرييف صندوق البريد): يوفر MailStore Server أيضًا تأرييف الرسائل الحالية من مصادر مختلفة. بالإضافة إلى تأرييف صناديق البريد الفردية والجماعية وحتى جميع صناديق البريد، فإنه يشمل أيضًا تأرييف الرسائل من المجلدات المشتركة والصندوق البريدي المشترك ومحفظة البريد الإلكتروني المحلية. كما أن MailStore يمكنه تأرييف جميع أشكال الملفات العادية مثل EML وPST، وبالتالي لا يلعب تنسيق الملف دورًا كبيرًا في تأرييف الرسائل.

مزيد من الفوائد لشركتك

للمدراء

• تبسيط عمليات النسخ الاحتياطي والعودة
• انخفاض بنسبة تصل إلى 70% في متطلبات التخزين (عن طريق الاستنساخ والضغط)
• مساحة تخزين مركزية لجميع ملفات PST
• تقليل العبء على فريق تقنية المعلومات بفضل وظيفة المستخدم الذاتي

للمؤسسة

• مساعدة في الامتثال للتشريعات الأوروبية #GDPR والتشريعات التركية #KVKK
• حماية كاملة للبريد الإلكتروني عبر السجل اليومي والشفيرات
• لا يوجد فقدان بيانات البريد الإلكتروني بعد الآن
• زيادة الإنتاجية
• تقليل التكاليف الأولية والتشغيلية

للمستخدمين

• بحث نص كامل سريع في جميع رسائل البريد الإلكتروني وملحقاتها
• لا توجد مشاكل مع حدود صندوق البريد
• استعادة الرسائل المفقودة بضغطة واحدة

المصدر: Email Archiving for Microsoft Exchange Server - MailStore