Mühendislik Firması Kritik E-posta Verilerini Korumak için E-posta Arşivlemeyi Kullanıyor
E-posta, dijital çağda şirketler için kritik bir faktör haline geldi. E-posta, günlük bir iletişim aracı olmasının yanı sıra, önemli bilgi ve belge alışverişinde bulunmak için kullanılırken, aynı zamanda hem şirket içinde hem de müşterilerle işbirliğini kolaylaştırır. Bununla birlikte, e-postayı bir bilgi kaynağı olarak etkili bir şekilde kullanmak, bir işletmenin başarısını ilerletmek için üstesinden gelinmesi gereken büyük bir zorluk oluşturabilir.
Mühendislik Firması, E-posta Verilerini Korumak için E-posta Arşivlemeyi Kullanıyor E-posta, dijital çağda şirketler için kritik bir faktör haline geldi. E-posta, günlük bir iletişim aracı olmasının yanı sıra, önemli bilgi ve belge alışverişinde bulunmak için kullanılırken, aynı zamanda hem şirket içinde hem de müşterilerle işbirliğini kolaylaştırır. Bununla birlikte, e-postayı bir bilgi kaynağı olarak etkili bir şekilde kullanmak, bir işletmenin başarısını ilerletmek için üstesinden gelinmesi gereken büyük bir zorluk oluşturabilir.
Büyük uluslararası sanayi grupları için bir referans noktası olarak hizmet veren İtalyan mühendislik firması LA SIA, bu zorlukla zaten karşı karşıya kaldı. Büyüyen bir işgücüne sahip genişleyen bir şirket olan LA SIA, şu anda İtalya'da 8 lokasyonda faaliyet gösteriyor. Endüstriyel müşterilerle olağan iletişimin yanı sıra, mühendislik firması, mimarlık, mühendislik ve bina inşaatı alanlarında sürekli olarak özel teknik desteğe ihtiyaç duyulması nedeniyle her gün çok yüksek hacimli e-postalarla uğraşmak zorundadır.
MailStore sunucusu ile e-posta arşivleme yoluyla bilgi silolarının ortadan kaldırılması ve merkezi bir bilgi kaynağının oluşturulması
Daha önce, önemli teknik belgelerin yanı sıra sözleşmeler, planlar ve anlaşmalardan oluşan gelişen e-posta envanterleri, e-postaların kopyalarını çıkaracak ve bunları IMAP aracılığıyla yerel olarak kaydedecek çalışanlar tarafından bağımsız olarak yedekleniyordu. Bununla birlikte, eksik ayrıcalıklar (erişim hakları), bir çalışanın yıllık izinde olması, hastalık nedeniyle devamsızlık yapması veya şirketten tamamen ayrılması durumunda önemli e-posta verilerine genellikle yöneticiler ve diğer personel tarafından erişilemediği anlamına geliyordu.
LA SIA, BT hizmet sağlayıcısı Sensible Data'yı bu soruna bir çözüm bulmaya ve veri silolarına olan ihtiyacı kesin olarak ortadan kaldıracak esnek ayrıcalıklara sahip merkezi bir bilgi kaynağı oluşturmaya çağırdı. Sensible Data, posta kutusu arşivleme yöntemini kullanarak tüm e-posta envanterlerini merkezi bir arşive kopyalamak ve böylece bilgi silolarına olan ihtiyacı ortadan kaldırmak amacıyla MailStore Server'ı uygulamaya karar verdi. Çalışanların bilgisayarlarında yerel olarak yedeklenen e-posta verileri geçmişte kaldı. Günlük olarak alınan ve gönderilen e-postalar ise dergi arşivleme yoluyla doğrudan arşive aktarılır. Veri manipülasyonu ve veri kaybı etkin bir şekilde ortadan kaldırılır ve tüm e-posta yazışmalarının sorunsuz bir şekilde belgelenmesi garanti edilir.
İşle ilgili e-posta verileri yalnızca arşivde kalıcı olarak korunmakla ve manipülasyona karşı korunmakla kalmaz, aynı zamanda esnek ayrıcalıklar sayesinde her zaman kullanılabilir ve geri alınabilir. Önemli veriler artık MailStore'un Outlook Eklentisi, MailStore Web Erişimi ve MailStore İstemcisi kullanılarak hızlı ve basit bir şekilde aranabilir ve alınabilir.
E-posta Arşivleme, BT Altyapısının Yükünü Azaltıyor
Merkezi arşive aktarıldıktan sonra, e-postalar çalışanların posta kutularından silinebilir, böylece gereken depolama alanı miktarı azalır ve taşan posta kutuları ve hantal PST dosyaları geçmişte kalır. E-posta altyapısı üzerindeki yük hissedilir şekilde azalır. Ayrıca, yedekleme ve geri yükleme işlemleri, birkaç sunucu söz konusu olduğunda bile artık çok daha az zaman alıyor.
Çıkarımlar: MailStore sunucusu ile e-posta arşivleme, e-postalarda tutulan verilerin iş başarısı için etkin bir şekilde kullanılmasına olanak tanır
LA SIA, e-postaların şirket için değerli bir bilgi kaynağı olduğunu kabul etti. Bu nedenle, iş başarısı için korunmaları ve verimli bir şekilde kullanılmaları gerekir. Veri siloları ve dağıtılmış e-posta verilerine erişim eksikliği, herhangi bir şirketin ticari operasyonlarını frenleyebilir. Profesyonel bir e-posta arşivleme çözümü, bu sorunu ortadan kaldırmanın yanı sıra, e-posta sunucusunun ihtiyaç duyduğu depolama miktarında azalma ve daha hızlı yedekleme ve geri yükleme süreleri gibi iş açısından kritik e-posta verilerinin verimli kullanımının ötesinde faydalar sağlayabilir.
LA SIA'da e-posta arşivleme hakkında daha fazla bilgi için lütfen Vaka Çalışmamıza bakın.
Kaynak: LA SIA, e-posta arşivleme için neden MailStore Server'ı kullanıyor?