شركة هندسية تستخدم أرشيف البريد الإلكتروني لحماية بيانات البريد

أصبح البريد الإلكتروني عاملاً حاسماً للشركات في العصر الرقمي. يُستخدم البريد الإلكتروني كوسيلة اتصال يومية، ويستخدم أيضاً في تبادل المعلومات والمستندات المهمة، كما يسهل التعاون داخل الشركة مع العملاء. ومع ذلك، فإن استخدام البريد الإلكتروني كمصدر معلومات بشكل فعال يمكن أن يشكل تحدياً كبيراً لنجاح الأعمال.

تُعتبر شركة إيطالية للهندسة، LA SIA، التي تعمل كمرجع لشركات الصناعة الدولية الكبيرة، قد واجهت هذا التحدي بالفعل. الشركة، التي تمتلك قوة عمل متزايدة وتُعَد شركة ناشئة تنشط في 8 مواقع بدولة إيطاليا، معرضة لرسائل بريدية ذات حجم كبير يومياً بسبب الحاجة المستمرة إلى دعم تقني خاص في مجالات الهندسة، والعمارة، وإنشاء المباني.

إزالة مخازن المعلومات وإنشاء مصدر مركزي للمعلومات من خلال أرشيف البريد الإلكتروني مع MailStore Server

سابقاً، كانت مخازن المعلومات التي تتضمن مستندات تقنية مهمة بالإضافة إلى العقود والخطط والاتفاقيات، تُنسخ بشكل مستقل من قبل الموظفين باستخدام IMAP لتخزينها محلياً. ومع ذلك، مع وجود ميزات متاحة غير كافية، لم يكن الوصول إلى بيانات البريد الإلكتروني المهمة ممكنًا عادةً للمدراء والموظفين في حالات مثل الإجازات السنوية، أو الامتناع عن العمل بسبب المرض، أو ترك الشركة بشكل كامل.

لذا، دعا LA SIA شركة Sensible Data المزودة لخدمات التكنولوجيا إلى إيجاد حل لهذه المشكلة وإنشاء مصدر معلومات مركزي يمتلك صلاحيات مرنة لمنع الحاجة إلى مخازن البيانات. قررت Sensible Data استخدام أسلوب أرشيف صندوق البريد لنسخ جميع مخازن البريد الإلكتروني إلى أرشيف مركزي، وبالتالي إزالة الحاجة إلى مخازن البيانات. تصبح بيانات البريد الإلكتروني التي كانت تخزن محلياً في أجهزة الموظفين الآن من الماضي. البريد الإلكتروني اليومي المستلم والمُرسل يُنقل مباشرةً إلى الأرشيف عبر أرشيف التسجيل. يتم إزالة التعديلات على البيانات وفقدانها بشكل فعال، ويُضمن تسجيل جميع محادثات البريد الإلكتروني دون مشاكل.

يمكن الوصول إلى بيانات البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل ليس فقط أنها محفوظة بشكل دائم في الأرشيف وتحتحماية التعديلات، بل يمكن أيضاً استخدامها وإرجاعها في أي وقت من خلال صلاحيات مرنة. تصبح البيانات المهمة قابلة للبحث والاحتواء بسرعة وببساطة باستخدام مُلحق Outlook لـ MailStore، الوصول عبر الويب، أو العميل MailStore.

أرشيف البريد الإلكتروني يخفف من عبء البنية التحتية للتقنية

بعد نقل البريد الإلكتروني إلى الأرشيف المركزي، يمكن حذف الرسائل الإلكترونية من صناديق البريد الخاصة بالموظفين، مما يقلل كمية المساحة المطلوبة للتخزين ويصبح صناديق البريد المشبعة والملفات PST الثقيلة ماضية. يتناقص العبء المحسوس على البنية التحتية للبريد الإلكتروني. بالإضافة إلى ذلك، تصبح عمليات النسخ الاحتياطي والاستعادة أسرع بكثير حتى في حالة وجود عدة خوادم.

الاستنتاجات: أرشيف البريد الإلكتروني مع MailStore Server يسمح باستخدام بيانات البريد بشكل فعال لنجاح العمل

اعترفت LA SIA بأن البريد الإلكتروني يُعد مصدر معلومات ثمين للشركة. لذلك، يجب حمايته واستخدامه بكفاءة لنجاح العمل. تُمكن الشركات من خلال حل مركزي للبريد الإلكتروني من التخلص من مشاكل مخازن البيانات ونقص الوصول إلى بيانات البريد الإلكتروني الموزعة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للحلول المهنية لأرشيف البريد الإلكتروني تقديم فوائد مثل تقليل مساحة التخزين المطلوبة من خادم البريد الإلكتروني، وتقليل أوقات النسخ الاحتياطي والاستعادة، وتحسين استخدام البيانات الإلكترونية من حيث الجوانب العملية.

للمزيد من المعلومات حول أرشيف البريد الإلكتروني في LA SIA، يُرجى مراجعة موقفنا.

المصدر: لماذا تستخدم LA SIA MailStore Server لحماية بيانات البريد الإلكتروني؟