Sağlık Sektörü için E-posta Arşivleme

Sağlık Sektöründe E-postaların Saklanmasına İlişkin Yasal Gereklilikler

Sağlık sektöründe, özellikle hastanelerde, doktor muayenehanelerinde ve bakım evlerinde, e-posta ile iletişim çok önemli bir rol oynamaktadır. Birçok alanda, e-posta, yazılı iletişim için en önemli kanal olarak postane ve faks makinesinin yerini çoktan almıştır.

E-postalar hastalar ve tedavileri hakkında son derece hassas veriler içerebileceğinden (bu tür veriler AB'nin GDPR'sinin 9. maddesi uyarınca özel dikkat ve dikkat gösterilmeye değer kabul edilir), sağlık tesisleri son derece katı veri işleme gereksinimlerini karşılamalıdır. Bu gibi veriler yalnızca belirli bir amaç için işlenebilir ve yalnızca bu özel amacın gerektirdiği sürece saklanabilir. Ayrıca, veriler yalnızca hastanın açık rızası ile saklanabilir, işlenebilir ve aktarılabilir. GDPR'deki diğer maddeler, her AB vatandaşına ("veri sahibi") belirli haklar verir. Bunlar arasında erişim hakları (Madde 15), silme (Madde 17), veri taşınabilirliği (Madde 20) ve itiraz (Madde 21) yer almaktadır. Hastaneler, doktor muayenehaneleri, bakım evleri ve ilgili diğer sağlık tesisleri, bir hasta hakkını ileri sürdüğü anda bir veri sahibinin talebine uymak zorundadır.

Kişisel verilerin korunmasına ek olarak, genellikle sözleşmeler, makbuzlar, faturalar ve e-posta ile elektronik olarak gönderilen ve alınan yazışmalar gibi iş açısından kritik verilerin saklanması veya saklanmasıyla ilgili yasal gereklilikler de mevcuttur. Bu tür düzenlemelerin şekli ülkeden ülkeye değişebilse de, sağlık sektöründeki şirketler genellikle her zaman bunlara uymakla yükümlüdür.

Bu gerekliliklere uyulmaması ciddi yasal sonuçlar doğurabilir; Para cezalarına ve itibar kaybına ek olarak, ihlaller hukuk davalarına neden olabilir.

E-posta Arşivleme Yasal Risklere Maruz Kalmaktan Kaçınmaya Nasıl Yardımcı Olabilir?

E-posta arşivleme, e-postaların ve e-posta eklerinin bütünlüklerini ve erişilebilirliklerini sağlamak için sistematik olarak depolanması ve kategorilere ayrılması, böylece uzun vadede etkili bir şekilde organize edilmelerine, aranmalarına ve saklanmalarına olanak sağlama sürecidir.Profesyonel bir e-posta arşivleme çözümü, ilgili tüm e-postaların ve eklerin herhangi bir denetime uyacak şekilde saklanabileceği anlamına gelir. Bu, tıbbi bakım süresi boyunca oluşturulan faturaları, sözleşmeleri ve diğer belgeleri içerir. Journaling, belirli şifreleme mekanizmalarıyla birlikte verilerin kaybolmasını veya manipüle edilmesini önlemeye yardımcı olur. Tanımlanabilir saklama politikaları, arşivde hasta verilerini içeren e-postaların saklama sürelerinin yasal gerekliliklere uyacak şekilde ayarlanmasına olanak tanır.

Bireysel olarak yapılandırılabilen ayrıcalıklar (erişim hakları), arşivlenen e-postalara yalnızca yetkili kişilerin erişebilmesini sağlar. Böylece, BT yöneticileri, uyum görevlileri ve dış denetçiler gibi belirli kullanıcı grupları, tam metin arama işlevini kullanarak tüm arşive erişebilir ve göz atabilir. Gerekirse, ilgili veriler standart formatlarda dışa aktarılabilir. Bu işlevler, bir sağlık kuruluşuna yalnızca bir şirket denetimi sırasında değil, aynı zamanda bir veri sahibinin GDPR kapsamındaki haklarını ileri sürmeye karar vermesi durumunda da destek sağlar.

Özetle, e-posta arşivlemenin sağlık tesisleri için çok çeşitli faydalar sunduğu söylenebilir. Yalnızca yasal gerekliliklere uyum ve yüksek derecede veri güvenliği sağlamakla kalmaz, aynı zamanda ilgili bilgileri aramayı ve bunlara erişmeyi de kolaylaştırır. Sağlık personeli, bir hastanın geçmişiyle ilgili verileri, diğer hastaların tedavisi veya bir sigorta talebinin işlenmesiyle ilgili olabilecek bilgileri arşivden hızlı ve basit bir şekilde çağırabilir. Verimli e-posta yönetimi, sorunsuz iş akışları sağlar, sağlık personelinin iş yükünü azaltır ve ayrıca yüksek standartta tıbbi bakım sağlar.

MailStore Sunucusu: Sağlık Sektörü için E-posta Arşivleme

MailStore Server, sağlık tesislerinin BT ve güvenlik stratejisine faydalı bir ektir. Yazılımımız, e-postaların yasal olarak uyumlu bir şekilde saklanmasını desteklemek ve aynı zamanda uygun şekilde kullanıldığında GDPR uyumluluğunu sağlamak için çeşitli işlevlerle birlikte gelir. Bu sizi yasal risklere maruz kalmaktan korur. İdeal olarak, yedeklemeler ve e-posta arşivleme tamamlayıcı çözümler olarak birlikte kullanılmalıdır.

MailStore Server, uzun yıllardır hastaneler, doktor muayenehaneleri, bakım evleri ve diğer sağlık tesisleri için lider e-posta arşivleme çözümü olmuştur. Kurulumu kolaydır, birkaç dakika içinde kurulabilir, mevcut altyapılara sorunsuz bir şekilde uyar ve normal e-posta sistemleriyle uyumludur. Siz temel görevlerinize odaklanın ve yazılımımızın tüm hasta verileriniz için kapsamlı güvenlik sağlarken yasal uyumlulukla ilgilenmesine izin verin.

Bir bakışta avantajlarınız

• GDPR sertifikasıMailStore Server, bağımsız bir BT denetçisi tarafından düzenli olarak denetlenir ve GDPR'ye göre sertifikalandırılmıştır.

• Sorunsuz entegrasyonMailStore Server, 2.000 kullanıcıya kadar mevcut sistemlerinize (örneğin Microsoft 365) kolayca entegre edilebilir.

• Kurcalamaya karşı koruma Dahili AES256 şifrelemesisayesinde MailStore Server, arşivlenmiş verilerin kurcalanmaya karşı korunmasına yardımcı olur.

• Kullanıcı dostu arama işleviMailStore'un Outlook Eklentisi ile birlikte çalışan sezgisel, güçlü bir arama işlevi sayesinde, bir yöneticinin hizmetlerini aramak zorunda kalmadan ihtiyacınız olan e-postaları saniyeler içinde bulabilirsiniz.

• Veri kaybınakarşı güvenilir koruma Örneğin günlük tutma, donanım arızasından veya e-postaların yanlışlıkla silinmesinden kaynaklanan veri kaybına karşı etkili koruma sağlar.

• Orijinaline sadık kalan arşivleme Arşivdeki e-postalar her yönüyle orijinaliyle eşleşir ve bilgi kaybı olmadan geri yüklenebilir.

• Denetçi erişimi ve standartlarauygunluk Dış denetçilere arşive erişim izni verilebilir ve RFC822 / RFC2822 standartlarına göre denetim amacıyla e-postalar dışa aktarılabilir.

Kaynak: Email Archiving for the Healthcare Industry - MailStore