إدارة تأمين البريد الإلكتروني للقطاع الصحي

متطلبات القانونية لتخزين البريد الإلكتروني في قطاع الصحة

في قطاع الرعاية الصحية، وخاصة في المستشفيات ومراكز طب الأطباء والمؤسسات السكنية للرعاية، يلعب البريد الإلكتروني دورًا هامًا للغاية في الاتصال. في العديد من المجالات، أصبح البريد الإلكتروني القناة الرئيسية للاتصال المكتوب، وهو يحل محل مكتب البريد والآلة الفاكس.

بما أن البريد الإلكتروني قد يحتوي على بيانات حساسة جدًا حول المرضى وعلاجاتهم (وتشمل هذه البيانات، وفقًا للمادة 9 من GDPR التابعة للاتحاد الأوروبي، معلومات تستحق اهتمامًا خاصًا)، يجب على مرافق الرعاية الصحية الالتزام بمتطلبات معالجة البيانات الصارمة للغاية. يمكن معالجة هذه البيانات فقط لأهداف محددة، ويمكن تخزينها فقط طالما أنها ضرورية لهذه الأهداف الخاصة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تخزين البيانات ومعالجتها وإرسالها فقط بموافقة صريحة من المريض. تمنح المواد الأخرى في GDPR كل مواطن ينتمي إلى الاتحاد الأوروبي ("مالك البيانات") بعض الحقوق. ومن بين هذه الحقوق حق الوصول (المادة 15)، حق الحذف (المادة 17)، حق نقل البيانات (المادة 20)، وحق الاعتراض (المادة 21). يجب على المستشفيات ومراكز طب الأطباء والمؤسسات السكنية للرعاية الأخرى في قطاع الرعاية الصحية الامتثال لطلب مالك البيانات بمجرد أن يطالب بحقه.

بالإضافة إلى حماية البيانات الشخصية، هناك أيضًا متطلبات قانونية لتخزين البيانات التي تتعلق بال侧面 العمل، مثل العقود والفاتورات والرسائل الإلكترونية المرسلة أو المستقبلة عبر البريد الإلكتروني. يمكن أن تختلف شكل هذه التنظيمات من دولة إلى أخرى، ولكن يُفترض أن شركات قطاع الرعاية الصحية ملتزمة دائمًا بالامتثال لها.

إذا لم يتم الامتثال لهذه المتطلبات، فقد تؤدي إلى عواقب قانونية جدية؛ بالإضافة إلى الغرامات المالية والخسارة في السمعة، فقد تؤدي المخالفات إلى رفع دعاوى قضائية.

كيف يمكن لتخزين البريد الإلكتروني مساعدة في تجنب المخاطر القانونية؟

يُقصد بتخزين البريد الإلكتروني عملية تخزين الرسائل الإلكترونية والمرفقات بشكل منهجي وتصنيفها، مما يضمن سلامتها وقدرتها على الوصول إليها، وبالتالي يمكن تنظيمها وتصنيفها بشكل فعال لفترة طويلة. يشير حل تخزين البريد الإلكتروني المهني إلى أن جميع الرسائل الإلكترونية والمرفقات ذات الصلة يمكن تخزينها بطريقة تسمح بعرضها للاستعراض والتحقق. يساعد التسجيل مع آليات تشفير محددة على منع فقدان البيانات أو تعديلها. تتيح السياسات المحددة للاحتفاظ بفترات الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني الذي يحتوي على بيانات المرضى، تخصيصًا يتوافق مع متطلبات القانون.

يمكن تمكين الخصوصيات القابلة للتخصيص (حق الوصول) لضمان أن فقط الأشخاص المصرح لهم يمكنهم الوصول إلى البريد الإلكتروني المحفوظ. بهذه الطريقة، يمكن لبعض مجموعات المستخدمين مثل مديري التكنولوجيا ومشرف الامتثال والمحققون الخارجيون الوصول إلى كل الملفات المحفوظة وفحصها باستخدام وظيفة البحث عن النص الكامل. عند الحاجة، يمكن تصدير البيانات ذات الصلة إلى تنسيقات قياسية. تدعم هذه الوظائف المؤسسة الصحية ليس فقط أثناء مراجعة المراجعة الداخلية، بل أيضًا عندما يقرر مالك البيانات تقدم حقه ضمن نطاق GDPR.

باختصار، يمكن القول إن تخزين البريد الإلكتروني يوفر العديد من الفوائد للمؤسسات الصحية. فما بين الامتثال للقوانين وضمان أمان البيانات العالية، كما يسهل أيضًا البحث عن المعلومات ذات الصلة والوصول إليها. يمكن للعاملين في الرعاية الصحية استرجاع البيانات المتعلقة بسجل المريض، أو المعلومات التي قد تتعلق بعلاج مرضى آخرين أو معالجة طلب التأمين بشكل سريع وبسيط من خلال الملفات المحفوظة. يضمن إدارة البريد الإلكتروني الفعالة سلاسة تدفق العمل، ويقلل من العبء العملي للعاملين في الرعاية الصحية، ويوفر أيضًا رعاية صحية من مستوى عالٍ.

خادم MailStore: تخزين البريد الإلكتروني لقطاع الرعاية الصحية

يُعد خادم MailStore إضافة مفيدة لاستراتيجيات التكنولوجيا والحماية في مؤسسات الرعاية الصحية. يحتوي برنامجنا على مجموعة من الوظائف التي تساعد في تخزين البريد الإلكتروني بطريقة قانونية متوافقة، ويضمن الامتثال لـ GDPR عند استخدامه بشكل مناسب. هذا يحميك من المخاطر القانونية. في الأفضل، يجب استخدام النسخ الاحتياطية وتخزين البريد الإلكتروني كحلول مكملة.

لقد كان خادم MailStore لسنوات طويلة الحل الرائد في تخزين البريد الإلكتروني للمستشفيات ومراكز طب الأطباء والمؤسسات السكنية للرعاية الصحية الأخرى. يسهل تثبيته، ويمكن تركيبه خلال بضع دقائق فقط، ويتكيف بسلاسة مع البنية التحتية الحالية، كما أنه متوافق مع أنظمة البريد الإلكتروني القياسية. يركّز على مهامك الأساسية، وسماح برمجتنا بتقديم حماية أمنية شاملة لجميع بيانات المرضى مع الامتثال القانوني.

ملخص المزايا

• شهادة GDPR: خادم MailStore يخضع للفحص الدورية من قبل مدقق تكنولوجيا معلومات مستقل ويتم شرعيته وفقًا لـ GDPR.
• تكامل بدون مشاكل: يمكن تركيب خادم MailStore بسهولة في أنظمةك الحالية (مثل Microsoft 365) لعدد يصل إلى 2000 مستخدم.
• حماية ضد التلاعب: يساعد تشفير AES256 الداخلي في خادم MailStore على حماية البيانات المحفوظة من التلاعب.
• وظيفة البحث سهلة الاستخدام: بفضل وظيفة البحث القوية والحدسية التي تعمل مع تطبيق Outlook من MailStore، يمكن للإدارة العثور على البريد الإلكتروني الذي يحتاجه دون الحاجة إلى تصفية الخدمات.
• حماية موثوقة ضد فقدان البيانات: يوفر حماية فعالة ضد فقدان البيانات الناتج عن الأعطال في المعدات أو حذف البريد الإلكتروني عن طريق الخطأ.
• توثيق دقيق: يتطابق البريد الإلكتروني المحفوظ تمامًا مع الأصل ويُعاد تحميله بدون فقدان المعلومات.
• إذن المدققين والمعايير القياسية: يمكن منح المدققين خاصية الوصول إلى الأرشيف ويمكن تصدير البريد الإلكتروني للتحقق وفقًا لمعايير RFC822 / RFC2822.

المصدر: تخزين البريد الإلكتروني لقطاع الرعاية الصحية - MailStore