يستخدم Stadtwerke Kulmbach خادم MailStore لتصنيف البريد الإلكتروني.
Stadtwerke Kulmbach هي شركة خدمات حكومية تقدم خدماتها لبلدة Kulmbach في ولاية بافاريا بألمانيا، وتستثمر حوالي 100 شخص. بسبب ارتباطها الوثيق بالسكان المحليين، يجب على Stadtwerke Kulmbach إدارة حركة المراسلات البريدية الكبيرة المحفوظة كجزء من نظام إدارة البريد الإلكتروني المهني، باستخدام MailStore Server.
تبسيط تخزين البريد الإلكتروني المتوافق مع القوانين
"لقد استخدمنا MailStore Server منذ عام 2018، ونستفيد من جميع الوظائف والخصائص التي توفرها برنامج تخزين البريد الإلكتروني،" يقول رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات في Stadtwerke Kulmbach، Thomas Müller. "إنه يوفر لنا إمكانية تفريغ خوادم البريد الإلكتروني وحماية البيانات من فقدانها، كما أن سرعة وسهولة تخزين البريد الإلكتروني بطريقة متوافقة مع القوانين تترك انطباعًا عميقًا." إن المقابلة مع مسؤول تكنولوجيا المعلومات تظهر بوضوح أن منتج MailStore يوفر قيمة ممتازة، كما أن المستخدمين يتقبلونه بشكل إيجابي ويسمح لهم بإجراء عمليات البحث عن البريد الإلكتروني بسرعة.
دمج تخزين المجلات والبريد
يوفر MailStore Server نوعين من خيارات التخزين: تخزين يومي وتخزين صندوق البريد، مما يسمح للشركات باستهداف أهداف مختلفة. يتم توفير تخزين متوافق مع القوانين من خلال تخزين اليومي، حيث يتم تأمين جميع البريد الإلكتروني الوارد والمغادر. أما منهجية تخزين صندوق البريد، فهي تسمح بإعادة إنشاء هيكل المجلدات المنشأة من قبل الموظفين داخل العميل المحلي. هذا يساعد أيضًا في تقليل العبء الواقع على خوادم البريد الإلكتروني. تقوم Stadtwerke Kulmbach بتطبيق كلا استراتيجيتي التخزين.
الحذف التلقائي للوثائق المرجعية
Julian Jansen، مستشار قانوني في MailStore Software GmbH
"يجب على الشركات تطبيق مبدأ تقليل البيانات وتخزين أقل عدد ممكن من البيانات الشخصية،" يقول Julian Jansen، مستشار قانوني في MailStore Software GmbH. "وفقًا لتشريعات حماية البيانات العامة (GDPR) في الاتحاد الأوروبي، لا ينبغي تخزين البيانات الشخصية لفترة أطول من اللازم لتحقيق الغرض المطلوب. على سبيل المثال، يُعتبر تخزين وثائق المتقدمين بعد انتهاء عملية التوظيف في ألمانيا مخالفًا للقوانين."
المصدر: دراسة حالة تفصيلية: شركة خدمات عامة في ألمانيا تستخدم MailStore Server