Yasal zorunluluk - İş açısından kritik e-postaların yıllarca arşivlenmesi
Almanya'da ve dünyanın diğer birçok ülkesinde mevzuat, iş açısından kritik e-postaların ve vergiyle ilgili belgelerin belirli bir süre boyunca saklanmasını ve arşivlenmesini gerektirmektedir. Saklama süresi yalnızca ülkeden ülkeye değil, aynı zamanda saklanacak belgenin türüne ve içeriğine göre de farklılık gösterir.
Hangi belgeler saklanmalıdır?
Almanya'da özellikle vergi kanunu hangi belge ve belgelerin saklanacağını düzenler. Bununla birlikte, belgelerin saklanmasını gerektiren başka düzenlemeler de vardır. Örneğin, Alman Ticaret Kanunu'nun (HGB) 257. maddesinde, Kara Para Aklama Yasası'nın 8. Bölümünde ve Federal Avukatlar Yasası'nın (BRAO) 50. bölümünde düzenlenirler.
Vergi Kanunu'nun (AO) 147 (1) Bölümü uyarınca, defterler ve kayıtlar, envanterler, yıllık mali tablolar, yönetim raporları, açılış bilançosu ve bunların anlaşılması için gerekli çalışma talimatları ve diğer organizasyonel belgeler, alınan ticari veya iş mektupları, gönderilen ticari veya iş mektuplarının kopyaları, muhasebe belgeleri, Birlik Gümrük Kanunu'nun 15 (1) ve 163. maddeleri uyarınca belgeler ve gerekli oldukları ölçüde diğer belgeler Vergilendirme önemlidir, tutulması gerekir. Bu, faturaları, teklifleri ve sipariş onaylarını, kusur bildirimlerini ve şikayet mektuplarını, ödeme makbuzlarını ve sözleşmeleri ve ayrıca bir işlemin hazırlandığı, sonuçlandırıldığı, işlendiği veya tersine çevrildiği tüm yazışmaları içerir, ancak bunlarla sınırlı değildir.
Bu belgelerin ve yazışmaların bugün yaygın olduğu gibi posta yoluyla veya e-posta ile gönderilip alınmadığı önemli değildir. E-posta ekleri, bu ekler olmadan e-postanın anlaşılmaz veya eksik olması durumunda da saklanmalıdır. Aksi durumda, yani e-posta yalnızca bir eki iletmek için kullanılıyorsa, e-postanın kendisi saklamaya tabi değildir - ancak ilgili ek saklanır.
Bu bilgiler, "Defterlerin, kayıtların ve belgelerin elektronik biçimde ve ayrıca veri erişiminin uygun şekilde yönetilmesi ve saklanmasına ilişkin ilkeler" veya kısaca GoBD tarafından doğrulanmaktadır. Federal Maliye Bakanlığı tarafından yayınlanan ve vergiyle ilgili verilerin elektronik biçimde toplanması ve işlenmesine ilişkin gereklilikleri içeren ve tüm vergiye tabi şirketler, serbest meslek sahipleri ve serbest çalışanlar için geçerli olan idari bir düzenlemedir.
Belgelerin ne kadar süreyle saklanması gerekiyor?
Saklama süreleri, diğerlerinin yanı sıra, Alman Ticaret Kanunu'nun (HGB) 257 (4) ve (5) maddelerinden ve Alman Mali Kanunu'nun 147 (3) ve (4) maddelerinden kaynaklanmaktadır. Unutulmamalıdır ki, zaman sınırları, saklamaya tabi belgelerin oluşturulduğu, alındığı, gönderildiği veya en son işlendiği takvim yılının sonuna kadar başlamaz. Örnek: Haziran 2024'te oluşturulan bir belge için on yıllık saklama süresi resmi olarak 31 Aralık 2024'te başlar ve 31 Aralık 2034'te sona erer (o zamana kadar izin verilen değişikliğe tabi değilse) ve Ocak 2035'ten itibaren imha edilebilir. Saklanacak belgelerin belirli bir zamanda değişikliğe tabi olması durumunda, saklama süresi yıl sonunda tekrar başlar.
10 yıl saklama yükümlülüğüDefterler, kayıtlar, envanterler, yıllık hesaplar, yönetim raporları, açılış bilançoları, çalışma talimatları ve bunları anlamak için gerekli diğer organizasyonel belgeler ile Birlik Gümrük Kanunu'nun 15(1) ve 163. maddelerinde atıfta bulunulan belgeler.
**8 Yıllık Saklama – YENİ!!**Sekiz yıllık saklama süresi, Dördüncü Bürokrasi Yardım Yasası'nın (BEG IV-E) bir parçası olarak bu yılın başında (2025) uygulamaya kondu ve muhasebe makbuzları ve makbuzları gibi belgeleri içeriyor.
6 yıl saklama süresiAlınan ticari veya ticari mektuplar, gönderilen ticari veya ticari mektupların kopyaları ve vergilendirme amaçlarıyla ilgili oldukları sürece diğer belgeler genellikle altı yıl süreyle saklanmalıdır.
E-posta Arşivleme, Saklama Sürelerinin Karşılanmasına Yardımcı Olur
Profesyonel bir e-posta arşivleme çözümü, e-postalardaki ve e-posta eklerindeki iş açısından kritik belgeler ve bilgiler için yasal olarak zorunlu saklama sürelerinin karşılanmasına yardımcı olabilir. Bunun ön koşulu, arşivleme yazılımında tek tek saklama ilkelerinin yapılandırılabilmesidir. Bu, yöneticiye farklı türdeki e-postaların ne kadar süreyle arşivleneceği konusunda tam kontrol sağlar. Ayrıca yönetici, e-postaların arşivden otomatik olarak silinip silinmeyeceğini ve ne zaman silineceğini belirleyebilir.
Son teslim tarihi sona erdi - peki ya şimdi?
Saklama sürelerine uyulması halinde, ilgili belgeler imha edilebilir. Ancak belirtmek gerekir ki verilerin imhası işlemi yönergelere uygun olarak gerçekleştirilmektedir. Bu amaçla, kurtarma seçenekleri olmadan verileri silen veya belirli bellek alanlarının kalıcı olarak üzerine yazan özel bir yazılım kullanılır. Sabit sürücüler, CD'ler veya USB bellekler gibi fiziksel veri taşıyıcıları da parçalayıcılar tarafından veya uzman hizmet sağlayıcıların yardımıyla fiziksel olarak yok edilebilir.
Sonuç – E-postalarınızı arşivleyin
İş açısından kritik e-posta verilerini saklamaya yönelik yasal gereksinimleri karşılamak için e-posta arşivlemeyi kullanın ve saklama sürelerinin ötesinde başka avantajlardan da yararlanın. Size profesyonel e-posta arşivleme çözümümüz MailStore Server'ı 30 gün boyunca ücretsiz olarak sunuyoruz.